Rechtliche Regularien treiben den Markt

Seit einigen Jahren zeichnet sich ab, dass vor allem mittelständische Unternehmen in ECM-Technologien investieren und damit das Marktwachstum vorantreiben, wie Zöller mit Hinweis auf einschlägige Studien darlegt. Häufige Triebfedern sind nach den Worten des Branchenexperten, zum einen der wachsende Druck, geltende Aufbewahrungsund Dokumentationspflichten für unterschiedliche Dokumente und Abläufe zu erfüllen. Zum anderen die betriebswirtschaftliche Notwendigkeit, Prozesskosten zu senken, indem Abläufe, die Mitarbeiter bisher auf Basis von Papierdokumenten abwickeln, auf elektronische Bearbeitung umgestellt werden. Möglich sei der massenhafte Einstieg von Mittelständlern in das Thema deshalb geworden, weil der Preis ehemals teurer Hardware – wie Speicher oder große Bildschirme – deutlich gefallen sei. Deren Anschaffung stelle daher nun auch für kleine Unternehmen keine Hürde mehr dar.

Somit treiben nicht zuletzt rechtliche Regularien den Markt. Seit die US-Behörden in der Folge der Bilanzskandale von Enron und Worldcom die Vorschriften für den Umgang mit geschäftsrelevanten Informationen verschärft haben, wächst auch hierzulande bei Unternehmen die Sensibilität für die Aufbewahrungspflichten von Dokumenten. Besonders dringlich stellt sich diese Anforderung bei E-Mails. Denn oft gehen Mitarbeiter mit diesem Medium recht lax um, obwohl inzwischen jede dritte Mail, wie Analysten schätzen, geschäftskritische Daten enthält. Tatsächlich haben Wirtschaftsprüfer und die Finanzverwaltung die Problematik schon seit einiger Zeit erkannt und ermahnen die Anwender. »In der Regel aber ohne konkrete Handlungsanweisung «, kritisiert Zöller. »Viele Anwender scheinen derzeit noch ratlos, was genau zu tun ist und welche der verwirrenden Handlungsoptionen zielführend und angemessen ist.« Die Diskussion sei zwar kaum zu ignorieren. Gleichzeitig gebe es eine verwirrende Vielfalt an Angeboten der Industrie: Stand-alone-Mail-Systeme, WORM-Speichererweiterungen für Mail-Systeme und Mail-Appliances sowie DMS- und ECM-Systeme mit Mail-Archiv- Funktionen. »Weniger Aufgeregtheit und mehr Sachkenntnis der konkreten gesetzlichen Anforderungen wäre hilfreich«, rät der Experte.