Mehr Effizienz mit Hilfe moderner Strukturen. Um wachsenden Anforderungen gerecht zu werden, setzt die Tochter der Stadt Weimar auf moderne Informationstechnologie.

Mehr Effizienz mit Hilfe moderner Strukturen

Als hundertprozentige Tochtergesellschaft der Stadt Weimar orientiert sich das Engagement der Weimarer Wohnstätte in erster Linie an den Vorstellungen der Mieter und Wohnungseigentümer. So bietet sie beispielsweise einen 24-Stunden-Service für alle technischen Probleme rund um die Immobilien. Und genauso kompetent werden die Eigentümerinteressen bei der Verwaltung und Instandhaltung der Wohnhäuser und Gebäude gehandhabt. Als Herausforderung galt im Jahr 2003 das Projektziel: Rascher und übersichtlicher Zugriff auf alle Akten ? durch alle Mitarbeiter, von jedem Arbeitsplatz aus.

Lange Auswahlphase
Nach anderthalbjähriger Recherche, dem Vergleich unterschiedlicher Archiv- und Dokumenten-Management-Systeme (DMS) fiel die Entscheidung für die Client-/Server-Professional-Lösung aus dem Hause ELO Digital Office. »In den nächsten Jahren soll die Kernsoftware modernisiert werden. Seit 2003 war bereits klar, dass man für die Langzeitarchivierung auf ein innovatives, flexibles und vor allem unabhängiges Archivsystem setzen muss, das mit jeder anderen Software verbunden werden kann«, erläutert Dr. Angela Wernicke, IT-Projektleiterin bei der Weimarer Wohnstätte. Wesentliche Kriterien für die Entscheidung waren neben der einfachen Bedienbarkeit, die gute Anpassung an das genutzte wohnungswirtschaftliche System.
Nach rund zwei Monaten war die Lösung implementiert. Das erste Projekt startete mit der Bearbeitung und Ablage der Mieterakten. Von den 7000 aktiven Mietverhältnissen sind inzwischen 4800 elektronisch abgelegt.
»Wir archivieren seit 2003 und sind noch immer nicht fertig«, berichtet Dr. Wernicke. »Das liegt daran, dass wir die elektronische Archivierung zum Anlass genommen haben, auch die Altakten »aufzuräumen«, das heißt jedes zu archivierende Dokument einer Relevanz-Prüfung zu unterziehen«.

Mehrwert der Archivierung
Im Rahmen der Aktenüberprüfung wurden Arbeitsabläufe gezielt vereinfacht,  so dass die geschulten Mitarbeiter im Bereich der Wohnungswirtschaft ihre eigenen Dokumente in einem Arbeitsgang selbst ablegen können. In diesem Zusammenhang organisierte die Weimarer Wohnstätte gemeinsam mit dem Dienstleister Bechtle IT Systemhaus ebenso die elektronische Archivierung von E-Mails und Fax-Dokumenten aus Lotus Notes in die elektronische Mieterakte von ELO.
Vorteilhaft wirkt sich die neue Software auch auf die Bearbeitung der Heizkostenabrechnungen aus. »Diese wurden früher in meterhohen Papierlisten von externen Dienstleistern angeliefert. Heute passen sie mit rund 7000 Datensätzen auf zwei CDs. Diese gewaltige Datenmenge lässt sich in etwa zwanzig Minuten, für jeden Mieter individuell, im System archivieren.  
Ein weiteres Projektziel bestand darin, aus der wohnungswirtschaftlichen Software Schreiben zu Betriebskostenabrechnungen automatisch im System zu archivieren. »Dies ist keine einfache Aufgabe wie die Archivierung von MS Word-Dokumenten«, sagt Dr. Wernicke, »da wir mit einer AS/400 und mit Wohndata als wohnungswirtschaftlichem System arbeiten« Doch die automatische Übernahme dieser Dokumente in die Mieterakten war ein voller Erfolg. Seit 2003 archiviert das Team Betriebskosten zirka 7000 Schreiben mit jeweils drei Seiten selbst über eine Schnittstelle der Lösung.  
Einfache Bedienung und Kopplung zum wohnungswirtschaftlichen System bewirkten eine hohe Akzeptanz bei den Mitarbeitern. Die Lösung steht heute jedem zur Verfügung, ob intern oder in den Außenbüros. Vor der Einführung der DMS-/Archivsoftware wurde mit einem zentralen Papieraktenarchiv gearbeitet. Das Suchen nach Informationen aus einer Mieterakte war mühsam und zeitaufwändig. Heute ist alles auf Tastendruck ? auch von den Service-Centern aus ? sofort verfügbar.   
Sabina Merk ist freie Journalistin in München