Mehr Produktivität und Zeitgewinn
Mehr Produktivität und Zeitgewinn Videokonferenzen haben sich in vielen Unternehmen als Alternative zur Dienstreise etabliert. Moderne Lösungen bescheren nicht nur eine Effizienzsteigerung, sondern auch bessere Qualität der Zusammenarbeit.
Bei dem weltweit tätigen Automobilzulieferer Hayes Lemmerz gehört Videoconferencing zum Alltag. Die Technologie wurde eingeführt, um die globalen Standorte zu vernetzen und weltweit schnell und unkompliziert kommunizieren zu können. Seit Mai 2006 stehen in den Niederlassungen auf vier Kontinenten Videokonferenzsysteme von Tandberg. »Teams arbeiten wesentlich effizienter, da die Videokonferenzen den persönlichen Kontakt zwischen den Kollegen verbessern«, bringt es Kai Kronenberg, Director Global Field Services bei Hayes Lemmerz, auf den Punkt. »Bei Telefonaten ist man nicht immer sicher, ob alle Beteiligten den Sachverhalten in allen Details folgen können. Videokonferenzen helfen Missverständnisse zu vermeiden.« Dadurch seien sie ein wichtiger Beitrag zur Qualitätssicherung. Die interne Kommunikation des Autozulieferers läuft in erster Linie über Outlook. Deshalb war es ein wichtiges Entscheidungskriterium, dass man das E-Mail-Programm mit der Tandberg Management Suite (TMS) verbinden kann. Ein weiterer Vorteil von TMS sei es, so Kronenberg weiter, dass man Konferenzräume per Outlook buchen und soweit vorbereiten könne, dass Videokonferenzen automatisch starten. Die notwendige Software muss nicht an jedem Arbeitsplatz installiert werden, sondern wird über einen zentralen Server gesteuert. Bei dem Autozulieferer sind die Set-Top-Geräte Tandberg 770 MXP und 990 MXP sowie Centric 150 und 1000 im Einsatz. Beispiele wie dieses belegen, warum Marktforscher wie etwa IDC dem Markt für Enterprise Conferencing bis 2011 ein jährliches Wachstum von etwa 6,5 Prozent verheißen. Gartner geht davon aus, dass bereits Ende 2008 etwa 60 Prozent der Top 2000-Unternehmen Web-Conferencing-Lösungen nutzen werden. Neben der Kostenersparnis sprechen dafür auch andere Faktoren: Geschäftsreisen sind im Zeitalter des Worklife-Balancing nicht mehr unbedingt ein Statussymbol. Außerdem hat sich die Erkenntnis durchgesetzt, dass sich eine regelmäßige und direkte Kommunikation mit den Mitarbeitern positiv auf die Geschäftsergebnisse auswirkt. Die Bildübertragung übermittelt nicht nur das gesprochene Wort, sondern zeigt auch die Körpersprache der Teilnehmer. Das schafft persönliche Nähe und vereinfacht die Diskussion über Projekte und Abläufe. Der Austausch von Daten und Dokumenten erfolgt unmittelbar – Änderungen können in der virtuellen Arbeitsgruppe gemeinsam entschieden und durchgeführt werden. So verkürzen sich Entscheidungsprozesse und die Produktivität steigt.
Schnelle Abstimmung in allen Projektphasen Das hat man auch bei der Bitburger Braugruppe erkannt. Das Unternehmen liefert jährlich mehr als acht Millionen Hektoliter Bier aus, darunter klangvolle Marken wie König Pilsener, Köstritzer und Licher. Mit der Web-Conferencing-Software one2meet des Karlsruher Anbieter Netviewer sorgt das Unternehmen für eine flüssige Kommunikation zwischen seinen fünf deutschen Standorten. »Damit lassen sich Ad-hoc-Meetings mit mehreren Teams an unterschiedlichen Standorten schnell realisieren. Das spart Kosten und die Effizienz der Teams steigt deutlich«, fasst Heike Knop aus der Personalabteilung die Vorteile der Lösung zusammen. »Die Alternative wäre sehr viel Fahrerei.« Videoconferencing wird bei Bitburger nicht nur für die Kommunikation zwischen den Standorten genutzt, sondern auch standortintern, um Entscheidungsprozesse abzukürzen. Seit diesem Jahr dient es zudem als Schulungsmedium für kleinere Weiterbildungseinheiten.
Breite Auswahl Wer Videoconferencing einsetzen will, hat heute die Qual der Wahl: Vom Raumsystem mit Hochauflösung über die günstige Arbeitsplatzlösung bis zum Managed Service ist alles möglich. Zu den wichtigen Hardware-Anbietern gehören Polycom und Tandberg, die Lösungen aller Leistungs- und Preisklassen im Programm haben. Avaya ist ebenfalls in den Conferencing-Markt eingestiegen. Neuestes Produkt ist eine softwarebasierte Audio-Conferencing-Lösung für Mittelständler. Eine Softwarelösung fürs Videoconferencing mit bis zu 16 Teilnehmern offeriert Bravis. Der dazu gehörigen TFT-Monitor mit integrierter 2-Megapixel-Webcam kommt von Samsung. Auch Netviewer kommt ohne Extra-Hardware aus. Einen Videoconferencing-Service bietet zum Beispiel British Telecom (BT Unified Communications Video) an. In Zukunft werden die Bild- und Ton-Qualität der Lösungen weiter steigen. Sie werden zudem leichter zu bedienen sein. Der Preistrend dagegen weist nach unten. Damit wird die Technologie auch für kleinere Firmen bezahlbar. Auch sie können dann von den organisatorischen Vorteilen profitieren: Teams lassen sich dort ansiedeln, wo sie gebraucht werden. Mit den heute fast überall verfügbaren Breitbandverbindungen sind sie trotzdem in den Informationsfluss eingebunden.
Petra Adamik ist freie Journalistin in München
