Ämter für Outsourcing

Behörden durchlaufen seit mehreren Jahren einen Veränderungsprozess. Knappe Haushaltskassen, Serviceansprüche der Bürger und die Verfügbarkeit moderner Technologien fordern von der öffentlichen Hand, die Verwaltungsprozesse zu rationalisieren und die Wirtschaftlichkeit zu erhöhen. Deshalb folgt die öffentliche Verwaltung dem Beispiel der Wirtschaft, führt zunehmend moderne IT-gestützte Prozesse ein und nutzt beispielsweise das Internet als Interaktionsmedium mit dem Bürger. Damit erhöhen die Behörden die Bürgernähe, bieten verbesserten Service sowie mehr Transparenz. Da auch der nationale und internationale Austausch zwischen den öffentlichen Einrichtungen immer wichtiger wird, müssen dringend Standards und einheitliche Prozesse geschaffen werden. Doch täglich neu anfallende Anforderungen an die IT-Infrastruktur sowie eine oft nicht aktuelle und unvollständige Dokumentation der IT-Landschaft führen zur Unübersichtlichkeit hinsichtlich der bestehenden sowie geplanten Prozesse und Strukturen. Hinzu kommt der in Deutschland herrschende Technologieföderalismus: die verschiedenen Bundesländer, aber auch einzelne Städte und Kommunen entwickeln teilweise parallel eigene Lösungen, die nur in Ausnahmefällen koordiniert zusammenarbeiten. Diese unterschiedlichen Problemstellungen haben zur Folge, dass heute zwar zahlreiche Dienstleistungen online zur Verfügung stehen, die Prozesse jedoch nur in den eigenen Bereichsgrenzen geplant werden. Das zieht zwangsläufig Redundanzen und Widersprüche nach sich und treibt die Kosten in die Höhe, statt sie zu senken. Die elektronische Verwaltung sowie die Bereitstellung von Online-Diensten für die Bürger sollten deshalb nicht isoliert auf der jeweiligen Zuständigkeitsebene be­trieben, sondern be­reichsüber­greifend realisiert werden. Der wirtschaftlich ausgerichtete Einsatz des so genannten E-Government lässt sich am besten erreichen, wenn sich Behörden auf die am stärksten durch Bürger und Unternehmen nachgefragten Services konzentrieren. Um diesem Anspruch gerecht zu werden, können wiederum hohe Kosten anfallen, da die IT-Infrastruktur und die Prozesse hohen Verwaltungsaufwand und Personaleinsatz fordern.

»Transparente Darstellung der IT-Landschaft ist Ausnahme«
Um die Ausgaben für Informationstechnologie einzudämmen, wird mitt­lerweile auch bei Behörden über die Auslagerung bestimmter Bereiche der IT an externe Dienstleister nachgedacht. Im internationalen Vergleich hat Deutschland hier aber noch erheblichen Nachholbedarf: Laut der Unternehmensberatung PAC wuchs der Outsourcing-Markt im öffentlichen Sektor Großbritanniens von 2003 auf 2004 um 13,1 Prozent und wird voraussichtlich 2008 ein Umsatzvolumen von 800 Millionen erreichen. Nach Ansicht des Bitkom kann IT-Outsourcing einen erheblichen Beitrag dazu leisten die öffentlichen Haushalte zu entlasten, Spielräume für Investitionen in anderen Bereichen zu schaffen und Serviceverbesserungen für die Bürger zu ermöglichen. Trotz dieser Vorteile sind viele deutsche Behörden allerdings noch zögerlich, wenn es um die Auslagerung ihrer IT geht. Dies zeigt die Tatsache, dass der deutsche Outsourcing Markt im öffentlichen Sektor im Jahr 2003 nur etwa zehn Prozent des Britischen entsprach. Tatsächlich bedarf es einer genauen Prüfung, für welche Bereiche sich Outsourcing lohnt, da es sonst sogar das Gegenteil – hohe Zusatzkosten – verursachen kann. Um dies von vorn herein zu vermeiden, ist es notwendig, dass die öffentlichen Einrichtungen sich ein vollständiges und aktuelles Bild über ihre Prozesse, Anwendungen und Infrastruktur verschaffen. IT-Verantwortliche müssen klären, welche Bereiche sinnvoll ausgelagert werden können und welche Kompetenzen in der Behörde bleiben sollen. Neben dem Wissen über die technischen Aspekte der IT-Architektur ist es vor allem wichtig, die fachliche Bedeutung der Anwendungen und Systeme zu verstehen. »Leider ist aber eine transparente und jederzeit verfügbare Darstellung der aktuellen IT-Landschaft in Verwaltungen und Behörden eher die Ausnahme denn die Regel«, stellt Frank Schiewer, Vorstand des Beratungs- und Softwarehauses Alfabet, fest. »Jede Behörde, die Outsourcing ernsthaft in Erwägung zieht, benötigt als Grundlage für weitere Entscheidungen eine transparente IT-Landschaft.«

Einsparung wiederkehrender Kosten als Nebeneffekt
Zur Analyse der vorhandenen IT-Infrastruktur in den öffentlichen Einrichtungen eignet sich der Einsatz von IT-Planungslösungen. Diese er­fassen nicht nur die vorhandene Hard- und Software, sondern gleichen sie auch mit den Unternehmensprozessen ab. So erhalten die Behörden eine vollständige und transparente Darstellung der gesamten IT-Architektur und können fundierter entscheiden, welche Bestandteile der IT für das Auslagern geeignet sind. Zudem können diese Softwarelösungen später als Kommunikationsplattform zwischen Be­hörde und Outsourcer dienen und dazu beitragen, im Rahmen der IT-Bebauungsplanung gemeinsam künf­tige Zielarchitekturen zu entwerfen und die IT-Vorhaben daraus abzuleiten. Schließlich bieten sie eine Darstellung der Leistungen und der Kosten der eigenen Organisation sowie des IT-Dienstleisters. Vor allem Behörden, deren IT-Landschaft hochgradig komplex sowie vernetzt ist und die ihre IT ganz oder teilweise auslagern wollen, benötigen eine stringente IT-Planung. Nur so können sie sicherstellen und nachweisen, dass die getätigten IT-Investitionen die gewünschten Resultate bringen. Als Nebeneffekt lassen sich zudem wiederkehrende Projektkosten sparen, da die bestehende Ist-Landschaft nicht immer wieder aufs Neue erhoben werden muss.