Outsourcing wird für Behörden attraktiver
Outsourcing wird für Behörden attraktiver. Über das Internet ist der Staat dem Bürger ein Stück näher gerückt. Doch intern liegt in Bezug auf die IT noch viel im Argen. Kein Wunder, dass jede vierte Behörde an die kurzfristige Vergabe von Outsourcing-Projekten denkt.
Outsourcing wird für Behörden attraktiver
"Auch in der Verwaltung lassen sich die notwendigen betriebswirtschaftlichen, fachlichen und politischen Informationen heute nur noch durch ein modernes Controlling zusammenführen", so Bundesinnenminister Otto Schily.
Foto: Bundesinnenministerium
Was die Bundesregierung vergangenen September mit der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung im Rahmen des Steueränderungsgesetzes regelte, ist exemplarisch für einen Trend, der die Personalbereiche in bundesdeutschen Behördem erfasst: Das Internet wird mehr und mehr für die Verwaltung genutzt, um administrative Vorgänge zu beschleunigen und zu vereinfachen. Doch der Schein trügt: Während an der Schnittstelle Behörde-Bürger die Vernetzung immer feinmaschiger wird, ist man in manchen Behörden im Bereich der Personalwirtschaft noch gezwungen, nach wie vor mit Papier und Stift oder zum Teil mit der guten alten Schreibmaschine zu arbeiten.
Das Prinzip "Dienstleister am Bürger" greift zwar nach außen hin, innerhalb der Behörden gelten jedoch nach wie vor andere Regeln: Vielerorts verhindern knappe Kassen eine grundlegende Änderung der Informationsstrukturen und Prozessdefinitionen. Der permanente Geldmangel und die dadurch aus-bleibenden, aber wichtigen Investitionen bewirken letztlich jedoch das Gegenteil: Administrative Aufgaben werden durch umständliche Erfassungen, komplizierte Informationsstrukturen und häufige Medienbrüche extrem aufgebläht. Statt den Arbeitsaufwand durch schlanke Informationsflüsse zu straffen, muß noch häufig auf durchgehend EDV-gestützte Systeme verzichtet werden.
Viele Geschäftsprozesse sind in der öffentlichen Verwaltung von zahlreichen Medienbrüchen gekennzeichnet: Da wird beispielsweise ein Brief manuell erfasst, gedruckt und anschließend auf dem Postweg verschickt - um an anderer Stelle erneut erfasst und damit digital gespeichert zu werden. Die Koordination zwischen einzelnen Abteilungen gestaltet sich oft noch sehr schwierig, schafft Mehraufwand und bindet sowohl personelle, als auch materielle Ressourcen.
Rund 75 Prozent der personellen Ressourcen innerhalb des Personalwesens werden für Routineaufgaben wie die Verwaltung der Mitarbeiter benötigt. Diese hohe administrative Last verhindert eine Freisetzung der Ressourcen für wichtigere Aufgaben - beispielsweise für strategische Führung und Weiterbildung.
"Auch in der Verwaltung lassen sich die notwendigen betriebswirtschaftlichen, fachlichen und politischen Informationen heute nur noch durch ein modernes Controlling zusammenführen."
Bundesinnenminister Otto Schily
Verlagerung der Schwerpunkte
Als eine mögliche Lösung für das weit verbreitete Dilemma werden Outsourcing-Lösungen betrachtet, die externe Dienstleister in den Verwaltungsprozess integrieren.
Einer Studie zufolge, die der Management- und Technologie-Dienstleister Accenture in Zusammenarbeit mit dem Fraunhofer-Institut erstellt hat, wird Outsourcing auch in der kommunalen Verwaltung immer attraktiver. Demnach nutzt bereits jede zehnte Behörde Outsourcing, um Dienstleistungen anzubieten. 68 der 100 befragten Entscheider der öffentlichen Hand haben nach eigenen Angaben bereits eines oder mehrere Outsourcing-Projekte realisiert und sind mit den Ergebnissen durchaus zufrieden. Weitere 25 Prozent planen eine kurzfristige Vergabe von Outsourcing-Projekten. Interessant ist dabei die Verlagerung der Schwerpunkte: Während in den vergangenen Jahren vorwiegend Liegenschafts-Management und EDV-Wartung ausgelagert wurden, liegen jetzt neue Bereiche wie Bürgerservices, IT-Systeme und komplette Geschäftsprozesse im Trend.
Grundsätzlich stehen Bund, Ländern und Gemeinden zahlreiche Möglichkeiten offen, bestimmte Funktionsbereiche fremd zu vergeben, um die Leistungserstellung effizienter zu gestalten. Die Palette der Outsourcing-Alternativen ist breit - Unternehmen bieten von der reinen Rechnerleistung über ein partielles Outsourcing bis zum Full-Service-Paket das gesamte Spektrum im Umfeld der Personalwirtschaft an. Dazu gehören Bereiche wie
? Personal- und Reisekostenabrechnung
? Zeitdatenabrechnung
? Personaladministration
? Organisationsmanagement
? Bewerbermanagement
? Veranstaltungsmanagement
? Vergütungsmanagement
? Personalentwicklung
? Personalkostenplanung
? Betriebliche Altersvorsorge
"Es gilt also, die Prozesse zu analysieren und zu vereinfachen, den Ressourceneinsatz zu verbessern und Fehlentwicklungen rechtzeitig zu erkennen."
Bundesinnenminister Otto Schily
Breites Spektrum
Oftmals werden eine ganze Reihe von gegeneinander abgegrenzten Outsourcing-Dienstleistungen angeboten. Dazu gehören beispielsweise der ausgelagerte Betrieb und die Wartung von IT-Systemen sowie der Druck und Versand von Korrespondenz. Auch die komplette Personalsachbearbeitung kann ausgelagert werden - dies beinhaltet die Entgeltabrechnung, die Reisekostenabrechnung sowie die Zeitwirtschaft. Die ebenfalls ausgelagerten Consulting Services decken die Bereiche Beratung, Implementierung und Betreuung ab. Zum Leistungsspektrum gehören zusätzliche Dienstleistungen wie eine direkte Betreuung der Mitarbeiter, Ausarbeitung der Verhandlungen mit Gesetzgebern, Tarifpartnern und der Betriebsvereinbarungen. Hotline für Administration und Technik sollten ebenso zum Angebot gehören wie eine Qualitätssicherung. Grundsätzlich lassen sich im Bereich der Personalwirtschaft annähernd alle administrativen Vorgänge fremd vergeben. Wichtig ist es, einen Partner zu finden, der das gewünschte und gegebenenfalls sehr breite Spektrum entsprechend abdecken kann.
Baukastensystem
Gemeinden, die Bereiche ihrer Personalwirtschaft auslagern wollen, müssen sich natürlich zunächst einmal entscheiden, wo der Outsourcer unterstützend wirken soll. Angeboten werden Modelle in Form eines "Baukastensystems". Das Angebot ist einerseits individuell auf die Bedürfnisse und Anforderungen der Anwender zugeschnitten, basiert aber andererseits auf Standardpaketen wie PAISY oder R/3-HR. Eine Automatisierung der vor- und nachgelagerten Schnittstellen ist dabei genauso selbstverständlich wie Electronic Banking oder der elektronische Versand der Beitragsnachweise für die einzelnen Krankenkassen.
Heute stehen neben finanziellen Überlegungen auch Gedanken wie Entlastung von Verwaltungsaufgaben, Personalverfügbarkeit und Datensicherheit im Vordergrund. Erhöhung der Flexibilität, Minimierung von Investitionsrisiken und Stärkung der Wirtschaftlichkeit sind mögliche positive Auswirkungen des Outsourcings. Notwendige Vertretungen für den Krankheits- und Urlaubsfall sind hier in der Personalabteilung genauso wenig ein Thema wie Personal- und Raumanpassung bei schwankender Mitarbeiterzahl.
Kein schleichender Personalabbau
"Es gilt also, die Prozesse zu analysieren und zu vereinfachen, den Ressourceneinsatz zu verbessern und Fehlentwicklungen rechtzeitig zu erkennen. Auch in der Verwaltung lassen sich die dafür notwendigen betriebswirtschaftlichen, fachlichen und politischen Informationen heute nur noch durch ein modernes Controlling zusammenführen" ,so Otto Schily in einer Rede bei der Tagung der Behördenleiter des Bundes. Um veranschlagte Budgets sinnvoll einhalten zu können, bietet sich unter anderem der Einsatz von Outsourcing-Partnern an. Den finanziellen Gürtel in der Personalwirtschaft enger zu schnallen, zieht nicht zwangsläufig einen Abbau der Planstellen nach sich. Gerade im Personalwesen bedeutet eine Verlagerung arbeitsintensiver Routineaufgaben auf externe Dienstleister nicht unbedingt eine schleichende Reduzierung des eigenen Teams, sondern möglicherweise eher eine spürbare Entlastung interner Ressourcen, die dann für mehr Effektivität und Produktivität eingesetzt werden können.
Jochen Janssen,
Geschäftsbereichsleiter Personalwirtschaft Services
ALLDATA SYSTEMS GmbH
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