PDA-Software: Die mobilen Eismacher. Bis vor kurzem hat Ice Age Ice, ein Unternehmen, das auf die Produktion und den Vertrieb von Crushed-Eis spezialisiert ist, die komplette Warenwirtschaft noch per Hand abgewickelt. Übertragungsfehler schlichen sich ein, und ein enormer Zeitaufwand war nötig, um die Flut an Lieferscheinen zu bewältigen. Der Einsatz einer mobilen Lösung sorgt nun für Ordnung.

PDA-Software: Die mobilen Eismacher

»Unterschreiben Sie bitte hier«, fordert Mathew D. Meredith, Geschäftsführer von Ice Age Ice seinen Kunden auf und deutet auf den Touchscreen des Symbol-PDAs. Dann druckt er mit einem tragbaren Printer, der nicht größer als eine Postkarte ist, einen Lieferschein aus. Die Kunden- und Produktnummern hat er zuvor mit dem Handheld eingescannt. Alle Daten, die im Taschencomputer gespeichert wurden, werden abends mit dem Warenwirtschaftssystem abgeglichen. Dadurch hält der Eisproduzent seine Kundendaten stets auf dem neuesten Stand.

Bis Anfang Juli dieses Jahres lief die Erfassung und Bearbeitung der Kundendaten völlig anders: Da zückte Meredith bei jedem Kundenbesuch Schreibblock und Stift und stellte den Lieferschein handschriftlich aus. Die Durchschläge wurden gesammelt und in eine Excel-Tabelle eingegeben. Dass bei dieser Methode, Kundendaten zu pflegen, Fehler entstanden, oder sogar Lieferscheine verloren gingen, verwundert nicht. Eine mobile Lösung musste her, um das Papierchaos in den Griff zu bekommen.

Bei Symbol, dem Hersteller für Industrie-PDAs, wurde Ice Age Ice bei der Suche nach der geeigneten Hardware fündig. Symbol gab die Anfrage an das Systemhaus Alatis weiter, das auf die Entwicklung mobiler Lösungen spezialisiert ist. Schnell war klar, dass Ice Age Ice nicht nur eine Lösung zur Datenerfassung benötigte, sondern auch ein komplettes Warenwirtschaftssystem. »An IT-Infrastruktur war bei Ice Age Ice nicht viel vorhanden«, erklärt Jan Herud, geschäftsführender Gesellschafter bei Alatis. Mit der Implementierung des Warenwirtschaftssystems beauftragte Alatis das Systemhaus RSH Hader. Zur Wahl standen die Programme der Hersteller Select Line, Lexware, G & S und Sage KHK. Letztendlich fiel die Entscheidung auf Select Line, da der Hersteller am flexibelsten auf Kundenwünsche reagierte.

Der nächste Schritt war die Implementierung von »MRS Auftrag«, eine Eigenentwicklung des Systemhauses. »MRS Auftrag« fungiert als Kernstück zwischen mobilen Geräten und feststehender IT-Infrastruktur. Es macht die Kundenstammdaten auf dem PDA abrufbar, bietet eine Suchfunktion für Artikel oder Kundennamen, erlaubt die Auftragseingabe am PDA und unterstützt die Signaturfunktion am Touchscreen des Handhelds. »MRS Auftrag« ermöglicht auch Druckaufträge via Infrarot- und Bluetooth-Schnittstelle. »Dadurch können wir nun die Lieferscheine direkt beim Kunden ausdrucken«, erklärt Turid Nagel-Casebol, Geschäftsführerin von Ice Age Ice.

Allerdings wollten sich die Eisfabrikanten nicht mit einem Drucker zufrieden geben, der Lieferscheine in Größe eines Kassenzettels ausdruckt. Nach Lieferung sollte der Kunden einen übersichtlichen Lieferschein im Din-A5-Format in Händen halten.

Nach intensiver Suche wurde Alatis beim koreanischen Hersteller Woosim Systems fündig, der PDA-Drucker herstellt. Allerdings waren noch Anpassungen, wie die Entwicklung eines neuen Druckertreibers nötig. Die Daten werden vom PDA zum Drucker über eine Infrarot-Schnittstelle übertragen. Bei der Wahl der Handhelds entschied sich Ice Age Ice für das Symbol-Gerät »SPT 1800« mit integriertem Barcode-Scanner und Touchpad als Unterschriftenfeld.

Um die Daten mit den PDAs aufzunehmen, befinden sich an den Kühltruhen der Kunden sowie an den Eisbeuteln EAN-Codes. Bis jetzt gibt es nicht mehr als drei Codes, da das Portfolio von Ice Age Ice nur Crushed-Eis in den beiden Gewichtsklassen zwei und fünf Kilogramm umfasst. Hinter dem dritten EAN-Code verbirgt sich die Kundennummer. Bei jeder Lieferung werden Artikel- und Kundennummer eingescannt und die Anzahl der gelieferten Produkte in den PDA eingegeben. Somit kann Ice Age Ice festhalten, wann welcher Kunde mit wieviel Eis beliefert wurde. Die Rechnung stellen die Eismacher bei Stammkunden am Ende des Monats aus. Als Bestätigung für den Kunden wird vor Ort der Lieferschein ausgedruckt. Die Unterschrift leistet der Kunde auf dem Touch-Screen des PDAs. Nach Beendigung der Eislieferungen werden die Daten vom PDA mit dem Warenwirtschaftssystem abgeglichen. Ice Age Ice arbeitet somit immer mit den aktuellsten Kundendaten und spart zusätzlich noch Zeit. Nagel-Casebol rechnet damit, pro Monat etwa 50 Arbeitsstunden einzusparen.

Obwohl die mobile Lösung von Alatis erst knapp einen Monat bei Ice Age Ice im Einsatz ist, haben die Geschäftsführer schon weitere Pläne, die Applikation zu optimieren. Es sollen nicht nur mehrere PDAs für die täglichen Lieferungen eingesetzt werden ? die Eishersteller planen, ihre freien Mitarbeiter mit den Geräten auszustatten ? sondern künftig sollen auch Rechnungen beim Kunden ausgedruckt werden können. Zudem wollen Meredith und Nagel-Casebol die gespeicherten Daten für Markt- und Kundenanalysen benutzen. »Das hilft uns, unsere Kunden noch besser kennenzulernen, um auf ihre Bedürfnisse zu reagieren«, erklärt Nagel-Casebol.

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Ice Age Ice

Der Gedanke, ein Unternehmen zu gründen, das auf Herstellung und Vertrieb von Crushed-Ice spezialisiert ist, kam ihnen bei der Organisation einer Party: Mathew D. Meredith und Turid Nagel-Casebol suchten vergeblich nach einem Lieferanten für Crash-Eis. Sechs Monate später gründeten sie Ice Age Ice, ein Unternehmen, das spezialisiert ist auf professionelle Eisproduktion. Der Firmenstandort in Maintal war schnell gefunden, die Eismaschine, die bis zu fünf Tonnen Eis am Tag produziert, wurde aus den USA eingeflogen. Zwei Produkte hat Ice Age Ice seitdem im Portfolio - Crushed Ice in zwei- und fünf-Kilo-Beuteln. Damit beliefern die Eismacher Tankstellen, Lebensmittelketten, Catering-Unternehmen und auch Endkunden im Rhein-Main-Gebiet.

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Das Projekt

Eingesetze Produkte:
Selectline SQL Platin
Microsoft Server 2003
MRS Auftrag ? mobile Auftragserfassung von Alatis
Palm OS-PDA mit Barcode-Scanner »SPT 1800« von Symbol
Tragbarer Drucker »Porti W25«

Technologie:
Selectline auf SQL-Basis
MRS Auftrag
Datenübertragung im Ascii-Format
Datenübertragung an mobilen Drucker via Infrarot-Schnittstelle

Anzahl der Mitarbeiter: 4 Mitarbeiter

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INFO

Alatis
www.alatis.de
Ice Age Ice
www.iceageice.de