Projekte können Strategien verändern (Fortsetzung)

Die Basis rationalisiert
In der Regel gilt: Für die Rationalisierung von Arbeitsprozessen liefern hauptsächlich die Mitarbeiter aus den sieben Dezernaten mit ihren Leitern und E-Government-Beauftragten den Input. »Sie wissen ja am besten, welche Arbeitsprozesse sie bedienen und welche Verbesserungen hier sinnvoll sind«, erläutert Grundei das Vorgehen und führt an: »Wir helfen als Dienstleister die geforderten Verbesserungen mit Hilfe der Informationstechnologie abzubilden«. So werden neue Prozesse gut angenommen. Auch das Schulungsangebot steuern die Mitarbeiter durch ihre Nachfrage. Dadurch gibt es neben dem jährlichen Kursangebot wie: »Was ist ein PC«, »Basis-Office« und »Internet« nun auch Minitrainings. Diese wurden auf Anregung der Mitarbeiter ins Leben ge­rufen und beschäftigen sich mit konkreten Alltagsfragen, wie Formatierungen in Word oder Excel sowie dem Umgang mit Lotus Notes. Statt den Mitarbeiter dabei viermal einen halben Tag in der Woche mit Informationen zu bombardieren, bekommt er in 20 Minuten die Technik erklärt und kann dann weitere 40 Minuten unter Anleitung üben. Die Minitrainings umfassen mittlerweile 70 Einheiten. Sie sind fast immer ausgebucht und führen zu größerer Arbeitszufriedenheit.

Wandel zum Dienstleister
Der größte Schritt für das Querschnittsamt für Informationsverarbeitung war der Weg vom »Amt« zum »Dienstleister«. Dazu gehört, zu begreifen, wie wichtig es ist, dass eine gezielte und andauernde Kommunikation die einzelnen Maßnahmen begleitet. »Wurde früher über die IT nur gesprochen, wenn etwas nicht funktionierte, wird heute permanent und gemeinsam versucht Situationen und Prozesse zu verbessern«, versichert Amtsleiter Grundei. Der Weg zum stärkeren Miteinander wird auch durch periodische Befragungen begleitet. Über Lotus Notes wird dazu anonym die Zufriedenheit von zum Beispiel Hard- und Softwareausrüstung, Betreuung und Schulung abgefragt. Dabei stellte sich etwa heraus, dass so mancher Mitarbeiter anfangs mit dem Begriff E-Government nichts anzufangen wusste. Eine Wissenslücke, die sich zwischenzeitlich beheben ließ.