Service-Plus durch elektronische Akte (Fortsetzung)

Kontakthistorie sofort griffbereit
Heute sind rund 80 Prozent der Dokumente produktiv. Der Posteingang erfolgt elektronisch für die Tagespost sowie Massenbelege. Die Postverteilung wird abhängig von den Prozessen und Belegarten durchgeführt. Nach der Bearbeitung mit WinBK fließt der Postausgang ebenfalls in das System ein.
Für Posteingangsdokumente, die in Papierform im Fachbereich vorliegen, wurde ein spätes Scanverfahren aufgesetzt. Darüber hinaus wurde für den Finanzbereich eine Erweiterung für die Durchführung und Dokumentation revisionssicherer Zahlungen implementiert.
Nach kürzester Planungs- und Realisierungsphase arbeitet die NOVITAS Vereinigte BKK heute mit einer leistungsfähigen Lösung, die an jedem Arbeitsplatz bundesweit alle Informationen und Dokumente auf Knopfdruck zur Verfügung stellt. Nicht nur die Schriftstücke, sondern die gesamte Kontakthistorie ist einsehbar mit dem jeweils aktuellsten Bearbeitungsstand. Alles wird von den Sachbearbeitern ganz bequem vom Schreibtisch bearbeitet.
Das Input- und Outputmanagement sorgt für die Sammlung der Daten über den kompletten Lebenszyklus. Schnittstellen zu WinBK erleichtern die Bearbeitung der Fälle am Bildschirm. Den Führungskräften stehen umfangreiche Daten zur Verfügung, die die strategische Planung erheblich erleichtern.

Immer grössere Akzeptanz
Voraussetzung für eine derart schnelle Umsetzung sind nicht nur gute Planung, erfahrene Partner und moderne Technologie. Es kommt darauf an, dass die betroffenen Mitarbeiter mitziehen. Nur ein Team aus dynamischen und motivierten Menschen ermöglichte den komplexen Umstieg bei der NOVITAS Vereinigte BKK. Schulungen belasteten zwar die Mitarbeiter durch die fehlenden Produktivzeiten. Eine Einführung »Bereich für Bereich« mit Multiplikatorenschulungen sorgte allerdings für hohe Lernbereitschaft.
Nach anfänglichen Bedenken der An­wender gewann das Projekt auf Grund seines Optimierungspotenzials immer mehr an Dynamik. In gemeinsamer Anstrengung gelang dem Team von NOVITAS Vereinigte BKK mit Comline die flächendeckende Einführung des Systems. Inzwischen wollen die Sach­bearbeiter nicht mehr auf das flexiblere Arbeiten und den Gewinn von kreativen Freiräumen für anspruchsvollere Tätigkeiten verzichten.
»Mit dem Einsatz der CRM-Lösung, der elektronischen Akte und der damit einhergehenden Reorganisation gehört die NOVITAS Vereinigte BKK zu den modernsten Kassen in Deutschland. Die Branche beobachtet kritisch, wie wir uns verhalten«, meint Ernst Butz. Umso mehr freut es Butz, dass sich bereits eine Reihe anderer großer BKK bei der NOVITAS über den Lösungsweg informiert haben sowie eine Umsetzung dieser Strategie erwägen. »Wir können mit einem gewissen Stolz behaupten, dass wir ein hohes Maß an Zufriedenheit bei unseren Mitarbeitern und Kunden damit erreichen konnten. Außerdem zahlen wir heute schneller, da wir für die Prüfung der ATER-Listen auf eine optimal angepasste Lösung zugreifen«, freut sich Butz.

Weiterer Ausbau geplant
Im Rahmen weiterer Fusionen soll die Lösung weiter ausgebaut werden. Eine Erweiterung des Systems in Richtung E-Mail- und Faxarchivierung ist geplant. Die vollständige Anbindung an das Service Center online wird die Strategie komplettieren. Denn die NOVITAS Vereinigte BKK rechnet mit einem starken Ansteigen der Kontakte von Versicherten über das Internet.