Stadt Freiburg: Jetzt auch »offener« Arbeitszeitnachweis

»Wenn nicht jetzt, wann dann?« – fragten sich der Chef der Informationstechnologie der Stadt Freiburg, Rüdiger Czieschla, und sein Mitarbeiter Holger Kaspereit. Open Office bei der Stadtverwaltung auf breiter Linie mit einem Umsetzungszeit­raum von zwei Jahren und dann einen Arbeitszeitnachweis in Excel? Das war nicht miteinander vereinbar. Außerdem war der Export der Daten für die Kostenrechnung zum SAP-System ein erheblicher Aufwand. »Wir mussten alle Daten von Hand eingeben«, erinnert sich Holger Kaspereit. »Rechnet man drei bis fünf Minuten pro Arbeitsplatz und Monat, bei rund 500 Anwendern, ist wohl nachvollziehbar, dass wir handeln wollten.« Der Leidensdruck brachte die Stadt Freiburg und den Ulmer Softwarehersteller Wilken zusammen, der sich in den vergangenen Jahren mit der Entwicklung kommunaler Fachanwendungen mit quelloffener Software Marktanteile sichern konnte. Nach ersten Gesprächen im Sommer 2008 und der Entwicklung eines Prototyps für die Abteilungen IT und die Stadtkämmerei ging das neue System in Freiburg Anfang Januar 2009 produktiv. Bislang arbeitet gut die Hälfte der insgesamt 45 Dienststellen mit der neuen Lösung. Die Beschäftigten erfassen ihre Anwesenheitszeiten jetzt nicht mehr in einer Office-Datei, sondern im Browser. Die dortigen Eintragungen werden gegen die individuelle Sollzeit gebucht und anschließend auf Kostenstellen und Projekte verteilt. Das System hält die am häufigsten bebuchten Kontierungsobjekte vor und zeigt die verbleibende, noch zu verteilende Zeit an. Ist die Erfassungsperiode abgeschlossen, werden die Zeiten freigegeben und ins Abrechnungssystem übertragen. »Prinzipiell läuft alles bestens«, resümiert Kaspereit, der zu Jahresanfang die Multiplikatoren in den Dienststellen schulte. »Für einige bedeutet es allerdings eine Umgewöhnung, dass der Arbeitszeitnachweis jetzt webbasiert ist und man sich aufgrund des fehlenden »Single Sign On« zusätzlich anmelden muss«.