Digitale Sammelwut
Die meisten Mitarbeiter sind Daten-Messies
Die wachsende Datenflut in Unternehmen wird nicht nur durch digitalisierte Geschäftsprozesse und vernetzte Produktionsanlagen verursacht. Viele Mitarbeiter wollen sich schlicht nicht von ihren Daten trennen oder wissen nicht, wie und wo sie mit dem Löschen beginnen sollen.
Daten sind wertvoll, keine Frage, doch vieles von dem, was in Unternehmen gespeichert wird, ist redundant, veraltet oder einfach nur unwichtig. So entstehen große Datenberge, zu denen die Mitarbeiter ihren Teil beitragen. In einer Umfrage von Veritas bezeichneten sich 62 Prozent der deutschen Büroarbeiter und sogar 75 Prozent der hiesigen IT-Führungskräfte als Daten-Messie. Sie speichern private Daten wie Urlaubsfotos in der Firma und heben sogar Dateien auf, die ihnen selbst oder dem Unternehmen schaden könnten. In der Umfrage räumten 68 Prozent der in Deutschland befragten Nutzer ein, auch Bewerbungen bei anderen Unternehmen, unverschlüsselte Geschäftsgeheimnisse oder peinliche Korrespondenz mit Kollegen aufzubewahren.
Deutsche Büroarbeiter und IT-Entscheider speichern fast die Hälfte der von ihnen erstellten Dateien dauerhaft. Die ältesten Dateien auf ihren Rechnern sind durchschnittlich sieben Jahre alt – weit älter als die Rechner selbst. Das Problem: Sie werden von Unternehmen nicht dazu angehalten, ihre Datenberge abzutragen und agieren nach dem Motto »Speicherplatz kostet nichts«. Das dem nicht so ist, sollte klar sein, doch darüber hinaus verursacht auch das Management der Daten immense Kosten. Einer anderen Veritas-Untersuchung zufolge laufen allein in der EMEA-Region bis 2020 Kosten von rund 784 Milliarden Euro für das Speichern und Verwalten unnötiger Daten auf.
Wie sehr die Mitarbeiter an ihren Daten hängen, zeigt die Tatsache, dass fast zwei Drittel der Umfrage zufolge lieber drei Monate lang am Wochenende arbeiten würden, als sich von den Daten zu trennen. Und selbst wer den Entschluss zum Aufräumen fasst, weiß meist nicht, wo und wie er anfangen soll. 68 Prozent der befragten Büroarbeiter hat schon einmal den Entschluss gefasst, Dateien zu sortieren und zu löschen, gab aber wegen der schieren Menge auf. Fast die Hälfte der Befragten weiß ohnehin nicht, welche Daten noch einen Wert haben und welche gelöscht werden können.
Fast jede Organisation habe mit wachsenden Datenmengen zu kämpfen, berichtet Stefan Henke, Managing Director DACH bei Veritas. »Entscheidungsträger und Mitarbeiter speichern jede Menge sinnloser Daten, von denen sie irrtümlich glauben, diese künftig im Beruf zu nutzen.« Das verursacht nicht nur Kosten, sondern verkompliziert auch Prozesse, etwa bei der Datensicherung oder wenn es darum geht, Datenschutzverletzungen nachzuvollziehen. »Wenn Daten von der IT-Abteilung falsch oder gar nicht verwaltet werden, kann das ernsthafte Folgen für die Integrität der Marke, saftige Geldstrafen und regulatorische Untersuchungen nach sich ziehen«, warnt Henke.
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