Strategisch und transparent
IT Asset Managment in Zeiten von Modern Workplace und Cloud
Um bessere Entscheidungen bei den eigenen Ressourcen zu treffen, kann ein effizientes ITAM helfen. Ein ganzheitliches Konzept kann dabei mehr bieten als Kosten zu optimieren und Compliance-Risiken zu reduzieren.
Die meisten Unternehmen haben Prozesse und Tools etabliert, um ihre IT-Ressourcen über den gesamten Lebenszyklus hinweg zu verwalten und zu kontrollieren. Hierbei sollte früher vor allem Compliance-Sicherheit im Falle eines Audits gewährleistet werden. Denn bei Verstößen gegen die Lizenzbestimmungen drohen hohe Strafzahlungen. Mittlerweile hat die Audit-Freude der Hersteller aber etwas nachgelassen, sodass im IT Asset Management (ITAM) andere Aspekte in den Vordergrund rücken. In Zeiten von wirtschaftlicher Unsicherheit und knappen Budgets müssen Unternehmen mehr denn je Transparenz über ihre IT-Ausgaben gewinnen und Kosten reduzieren. Ein sorgfältiges ITAM kann dafür die Grundlage schaffen und im Zuge der Digitalen Transformation an strategischer Bedeutung gewinnen. Dafür müssen IT Asset Manager in der Lage sein, den verschiedenen Stakeholdern jederzeit Auskunft über den aktuellen Status und mögliche Optimierungspotenziale zu geben. Doch das gestaltet sich in der Praxis schwierig, denn die bestehenden ITAM-Tools und Prozesse stoßen immer mehr an ihre Grenzen.
Modern Workplace und hybride Multi-Cloud
In vielen Unternehmen hat sich hybrides Arbeiten, also eine Mischung aus Homeoffice und Vor-Ort-Arbeit, als Standard durchgesetzt. Dafür müssen Mitarbeiter in der Lage sein, von überall auf ihre Geschäftsanwendungen und Daten zuzugreifen und ortsunabhängig miteinander zu kollaborieren. Cloud-basierte Plattformen zur Zusammenarbeit und mobile Endgeräte sind daher Pflicht. Durch den Modern Workplace explodiert die Zahl der IT-Assets. ITAM-Verantwortliche müssen jetzt auch Laptops, Smartphones und Tablets verwalten und dafür sorgen, dass deren Software korrekt lizensiert ist. Häufig werden Anwendungen als Software as a Service auf Abonnementbasis bereitgestellt, wobei die Lizenzbedingungen und -Metriken je nach Anbieter sehr unterschiedlich sein können. Wird im Pay-as-you-Go-Modell abgerechnet, lässt sich oft schwer nachvollziehen, wer eigentlich welche Ressourcen nutzt. Dazu kommt das Problem der Schatten-IT, wenn Anwender ohne Kenntnis der IT-Abteilung Cloud Services buchen. In diesem Umfeld den Überblick zu behalten und Kosten zu kontrollieren, ist eine Mammut-Aufgabe.
Erschwert wird die Situation dadurch, dass Unternehmen in der Regel Cloud Services verschiedener Provider und On-Premises Systeme kombinieren. ITAM-Verantwortliche müssen die Lizenzbestimmungen der Anbieter in beiden Welten genau kennen. Diese unterscheiden sich oft erheblich. Selbst wenn Unternehmen dieselbe Software sowohl On-Premises als auch in der Cloud betreiben, können andere Lizenzmodelle greifen. Manche Lizenzen lassen sich bei der Migration übertragen, manche nicht. Dazu kommt, dass sich Cloud-Umgebungen sehr dynamisch verändern. Laufend werden neue Instanzen erstellt oder wieder gelöscht. Wenn es ITAM-Verantwortlichen nicht gelingt, Visibilität aufzubauen und langfristig zu erhalten, steigt das Risiko für Compliance-Verstöße, Sicherheitslücken und unerwartete Kostensteigerung.
Mit einer Plattform zu Transparenz
Um die wachsenden Herausforderungen zu meistern, müssen ITAM-Verantwortliche in der Lage sein, IT-Assets in der gesamten hybriden Multi-Cloud zentral zu managen. Ein ganzheitlicher Ansatz ist gefragt, der Transparenz über alle IT-Ressourcen während ihres gesamten Lebenszyklus schafft, ganz gleich, wo sie sich befinden. Bisher scheitert dies häufig an mangelnder Interoperabilität. Jeder Cloud-Provider bietet seine eigene Lösung für das Lizenzmanagement und Monitoring. Dadurch entsteht ein Flickenteppich an Tools, die zwar für sich genommen gut funktionieren, aber nicht zusammenarbeiten. So müssen ITAM-Teams ständig zwischen verschiedenen Systemen hin- und herwechseln. Das ist nicht nur aufwändig, sondern behindert auch einen ganzheitlichen Blick auf die IT-Assets. Nicht selten kommt es zu Inkonsistenzen oder Lücken in den Daten. Die Auswirkungen sind spürbar: Laut einer globalen Studie der Enterprise Management Association (EMA) sagen 21,4 Prozent der IT-Führungskräfte, dass isolierte, unvollständige Asset-Informationen die Effizienz verringern und die IT-Kosten erhöhen. Außerdem gefährden Silos die Sicherheit und Compliance (16,5 Prozent) und stehen der Automatisierung von IT-Prozessen im Weg (15,1 Prozent).
Unternehmen brauchen eine Lösung, um Silos aufzubrechen und Komplexität zu reduzieren. Auf technischer Seite empfiehlt sich dafür ein Plattform-Ansatz, der alle Asset-Management-Systeme vereint, sodass sie Daten austauschen und nahtlos zusammenarbeiten können. Das schließt auch die verschiedenen Verwaltungs-Tools mit ein, die entlang des Asset-Lebenszyklus zum Einsatz kommen. Häufig sind für die Beschaffung, Bereitstellung, Inventarisierung und das Lizenzmanagement unterschiedliche Abteilungen im Unternehmen zuständig, die jeweils eigene Systeme verwenden. Ein ganzheitliches ITAM sorgt für Interoperabilität und stellt den Output des einen Systems direkt für das nächste bereit. Das schafft die Voraussetzung, um Prozesse zu automatisieren und zu beschleunigen. Außerdem empfiehlt es sich, klare Workflows und Verantwortlichkeiten entlang des Software-Lebenszyklus zu definieren. Wichtige Fragen sind zum Beispiel, wie Mitarbeiter eine neue Software beantragen können, wer den Antrag genehmigt, wer die Applikation bestellt und wer sich um die Lizensierung kümmert.
So gelingt die Umsetzung
Da die meisten Unternehmen bereits in irgendeiner Form ITAM betreiben, ist es zunächst wichtig, die bestehenden Prozesse und Tools auf den Prüfstand zu stellen. Wie gut funktionieren sie? Liefern sie alle Daten, die benötigt werden? Wo gibt es noch Lücken im Asset Lifecycle Management? Für die Bestandsanalyse sollten Unternehmen die Stärken und Schwächen in ihrem ITAM ermitteln und nach einem Bewertungssystem beurteilen. Das hilft dabei, Optimierungspotenziale zu identifizieren und Ziele zu definieren. Bereits in der Konzeptionsphase ist es wichtig, alle betroffenen Stakeholder an einen Tisch zu holen und abteilungsübergreifend zusammenzuarbeiten. Gemeinsam entwickelt das Projekt-Team dann den Lösungsweg und die Roadmap, um die angestrebten Ziele zu erreichen. Dabei geht es darum, einen durchgängigen ITAM-Prozess zu modellieren, Lücken zu schließen und Systeme zu verbinden. Grundsätzlich sollte ein möglichst hoher Automatisierungsgrad angestrebt werden. Das entlastet Mitarbeiter, beschleunigt Prozesse und spart Kosten. Welche neuen Technologien sind dafür nötig? Welche Tools sollen weiterhin im Einsatz bleiben und welche ersetzt werden? Basierend auf der Roadmap erfolgt die Umsetzung des neuen ITAM-Konzepts. Dazu gehört auch, die Mitarbeiter im Umgang mit der Lösung zu schulen und für Themen rund um das IT Asset Management zu sensibilisieren. Nach der Einführung geht das Projekt dann in die kontinuierliche Optimierungsphase über. Denn da sich die schnelllebige IT-Welt rasant verändert, sollten Unternehmen regelmäßig prüfen, ob ihre ITAM-Prozesse und Tools noch den aktuellen Anforderungen entsprechen.
Ein ganzheitliches ITAM kann Vorteile bringen. Es dient als Single Source of Truth für sämtliche Daten zu allen IT-Assets in der IT-Umgebung. So können CIOs, CFOs, Lizenzmanager und Security-Verantwortliche jederzeit auf Knopfdruck die Informationen abrufen, die sie benötigen. Sie sehen zum Beispiel sofort, wo welches Asset im Einsatz ist, welche Kosten es verursacht, wie stark es genutzt wird und welche Ressourcen überflüssig sind. Indem man die Daten aus dem ITAM mit anderen Anwendungen verknüpft, lassen sich Prozesse automatisieren – zum Beispiel, um Bestellungen für neue Geräte auszulösen oder Wartungsaufträge anzustoßen.
Drazen Vukadin, Growth Leader IT Asset Management DACH bei SoftwareOne
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