Workflow-Lösungen auf Java-Basis
Mehr Effizienz durch individuelle Lösungen
Um eine wachsende Zahl an Anforderungen zu erfüllen, werden Multifunktionssysteme immer komplexer. Durch die Möglichkeit der freien Programmierbarkeit lassen sie sich individuell auf den spezifischen Bedarf der jeweiligen Nutzer zuschneiden, um damit den Arbeitsablauf deutlich effizienter zu gestalten. Viele Hersteller statten ihre Systeme zu diesem Zweck mit offenen Schnittstellen aus. Ricoh beispielsweise stellt eine Java-basierende Plattform für die Entwicklung anwenderspezifischer Applikationen zur Verfügung.
Über eine offene Entwicklungsplattform lassen sich Multifunktionssysteme mühelos in bestehende
Output-Strukturen einbinden. Besonders Unternehmen mit standardisierten, immer wiederkehrenden
Arbeitsprozessen profitieren von einer maßgeschneiderten Systemstruktur – beispielsweise mit
automatisiertem Formularmanagement. Wichtig ist dabei das Gesamtkonzept aus Hardware, Software und
Dienstleistungen, mit dem sich die Output-Umgebung exakt auf das jeweilige Unternehmen zuschneiden
lässt. Zu den am längsten am Markt etablierten offenen Technikkonzepten zählt auch das "Ricoh
Developer Program", mit dem bereits eine Vielzahl Java-basierender Workflow-Lösungen erfolgreich
entwickelt und umgesetzt wurden.
Von der Datensicherheit bis zu speziellen Scan-Funktionen
Für die bestmögliche Individualisierung der Arbeitsprozesse spielen im Rahmen des
Entwicklerprogramms kreierte Lösungen eine Schlüsselrolle. Mit dem Technikkonzept haben
Softwareentwickler und Lösungsanbieter die Möglichkeit, auf die offenen Schnittstellen der
digitalen Laserdrucker und Multifunktionssysteme zuzugreifen und kundenspezifische
Anwendungssoftware einzubinden, Systeme bestmöglich auf den individuellen Workflow abzustimmen
sowie Sonderlösungen für herstellereigene Hard- und Software zu schaffen. Herzstück des Programms
ist die offene, Java-basierende Plattform (Embedded Software Architecture), die einen weiten
Spielraum bei der Implementierung maßgeschneiderter Lösungen bietet. So lassen sich zum Beispiel
die Funktionen von Menüanzeigen, Druckern und Scannern kontrollieren, Netzwerkfunktionen steuern
oder Farbmodi und Ausgabeformate einstellen. Auch spezielle Scan-Lösungen,
Middleware-Applikationen, spezifische Menüs mit "One-Button-Funktionalität", Schnittstellenlösungen
zum Dokumentenmanagement sowie anwenderspezifische Datensicherheitsfunktionen und der geschützte
Systemzugang für vertrauliche Informationen lassen sich anhand der Embedded Software Architecture
steuern. Entwickler können die gewünschten Funktionen wie in einem Baukasten zusammenstellen.
Schnittstellen offen für Applikationen nach Bedarf
Der Nutzwert für Unternehmen ist dabei, dass eigene Entwickler oder auch Systemanbieter flexibel
auf offene Schnittstellen zugreifen oder komplett neue Anwendungen schreiben können und so die
Bürokommunikation ohne Kompromisse dem individuellen Arbeitsprozess anpassen. Durch die
Java-Programmierung der Multifunktionssysteme ergibt sich einerseits eine noch größere
Funktionsvielfalt. Andererseits lassen sich einzelne Aufgaben durch Individualisierung so
vereinfachen und exakt auf den Bedarf der Nutzer zuschneiden, dass sie in hohem Maße
bedienerfreundlich sind. Ermöglicht wird dies durch eine enge Zusammenarbeit mit dem jeweiligen
Anwenderunternehmen, bei der Druckdatenströme und Arbeitsprozesse genau auf den Prüfstand
kommen.
Formularmanagement auf Knopfdruck
Komplexe, mehrstufige Prozesse können so mitunter auf lediglich einen Knopfdruck reduziert
werden. Die offene Java-Architektur der Geräte lässt sich zum Beispiel dazu nutzen, die
individualisierte Systemlösung "Scannervision" zu implementieren, die Prozesse rund um das Erfassen
und Verarbeiten von Formularen wie Verträge, Rechnungen, Lieferscheine, Belege etc. automatisiert
und erheblich beschleunigt. Das Java-basierende Modul steigert die Leistung von
Multifunktionssystemen und erweitert diese zu einer Schnittstelle für bestehende Datenbanken, ERP-,
CRM- oder Archivsysteme. Ziel ist, die Bereitstellung und Verteilung von Dokumenten mit einem
Knopfdruck zu handhaben. In nur drei Schritten lässt sich mit einer derartigen Lösung ein Formular
über das System einscannen und per Knopfdruck dem vorgesehenen Ort oder Verarbeitungsprozess
zuführen: Formular einlegen, Funktion wählen und auslösen. Danach wird das Formular digitalisiert
und automatisch weiterverarbeitet. Der entsprechende Workflow ist über individuell angepasste "
Shortcuts" im Touchscreen des Systems abgebildet.
Von der Möglichkeit, sich Lösungen nach Maß fertigen zu lassen und wiederkehrende Prozesse zu
vereinfachen, profitieren insbesondere Unternehmen mit standardisierten Arbeitsabläufen und
Erfordernissen wie zum Beispiel Versicherungen und Banken. Benötigen Banken für eine Kontoeröffnung
regelmäßig den gescannten beziehungsweise kopierten Ausweis des Kunden, so lässt sich der gesamte
Workflow für die Funktion des Ausweisscannens nach festen Vorgaben hinterlegen und auf einen
Knopfdruck reduzieren.
Authentifizierung per Karte und Personal Print
Bei einer Output-Lösung, bei der der Schutz unternehmenskritischer Informationen im Fokus steht,
gewährleistet die Java-basierende Funktion zur Nutzerauthentifizierung per Karte das vertrauliche
Drucken, Kopieren, Scannen und Faxen von Dokumenten. Realisieren lässt sich dies mittels eines
unternehmensweit einheitlichen Treibers und Abholung beispielsweise durch berührungslose ID-Karten.
Eine speziell konzipierte Software ermöglicht die nahtlose Einbindung der Multifunktionssysteme in
die bestehende Sicherheitsinfrastruktur inklusive Authentifizierung über bereits verwendete
User-ID-Cards.
Eine weitere nützliche Funktion, die besonders Mitarbeiter schätzen, die viel zwischen einzelnen
Niederlassungen ihres Unternehmens pendeln, ist das so genannte "Personal Print": Der Benutzer
erstellt einen Druckauftrag und kann diesen zeitunabhängig an einem beliebigen Drucksystem auch an
anderen Standorten nach Authentifizierung abholen. Die Lebensdauer des Druckjobs ist nach Werktagen
terminierbar, und es erfolgt dann – ein weiteres Sicherheitsfeature – die automatische Löschung.
Darüber hinaus sorgen diverse "Scan-to"-Funktionen für eine Vereinfachung im
Dokumentenmanagement.
Prozesse ergonomischer und anwenderfreundlicher gestalten
Customizing sollte für einen Anbieter bedeuten, die Lösung passgenau an die bestehende
Infrastruktur und ganz präzise an die individuellen Anwenderbedürfnisse anzupassen. Funktionalität,
Bedienlogik und Ergonomie der Bedienoberfläche werden dabei je nach Anforderung und Wunsch
festgelegt und gestaltet. Vor der Lösungsentwicklung und Umsetzung in die entsprechenden
Java-Programmroutinen analysiert der Anbieter die zentralen Input- und Throughput-Prozesse und
ermittelt gemeinsam mit dem Anwender den Bedarf. Ziel der Java-Programmierung ist es, bestimmte
Dokumentenprozesse grundsätzlich zu verbessern, Verarbeitungsschritte zu vereinfachen und so den
Workflow im Unternehmen insgesamt zu optimieren. Die jeweiligen Applikationen werden größtenteils
direkt auf dem System installiert. Eine Installation auf dem Server ist in der Regel nicht
erforderlich. Auf diese Weise entsteht kein zusätzlicher Administrationsaufwand für den
IT-Verantwortlichen. Darüber hinaus spielen auch die Auflösung und die Funktionalität des
Bedienfelds eine wichtige Rolle, denn das Display des Systems ist die zentrale Schnittstelle
zwischen Anwender und Applikation. Durch grafisch hochauflösende Farbbildschirme und zusätzliche
Buttons, an denen die individualisierten Funktionen hinterlegt sind, lässt sich die Ergonomie der
Arbeitsprozesse anwenderfreundlicher gestalten.
Komplexität im System - einfache Routine für den Nutzer
Die Nachfrage nach individuellen Workflow-Lösungen ist schon heute groß, und die Komplexität der
Informationsnetzwerke nimmt stetig zu. In Zukunft wird es mehr und mehr darum gehen, die Systeme zu
immer leistungsfähigeren Schnittstellen innerhalb der Infrastrukturen auszubauen. Da jedoch der
einzelne Anwender oft nur einen Bruchteil der möglichen Funktionen nutzt, liegen die eigentlichen
Potenziale im Bereich der effizienten Integration von Systemen in Arbeitsabläufe und der
anwenderfreundlichen Bedienbarkeit. Der Trend wird weiter verstärkt in Richtung freie
Programmierbarkeit der Systeme gehen. Denn die Anwender haben Bedarf für völlig neue, branchen-
oder unternehmensspezifische Anwendungen oder die möglichst passgenaue Integration in ihre
bestehende Infrastruktur. Immer mehr Hersteller werden daher dazu übergehen, ihre Systeme mit
entsprechenden Programmierschnittstellen auszustatten. Etwa bei Ricoh verfügen bereits fast alle
neuen Systeme standardmäßig oder optional über diese Schnittstelle. Mit einer Plattform wie der
Embedded Software Architecture sind auch künftige Anforderungen und Änderungen schnell und
kostengünstig realisierbar, da das System jederzeit umkonfigurierbar bleibt und so mit den
Anforderungen wächst.
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