Im Praxistest: Offcat von Microsoft
Office schnell durchleuchten
Probleme mit Microsoft Office sind oft nicht so leicht zu beheben, da die Anwendungsmodule komplex interagieren und von vielen externen Parametern abhängen. Microsoft bietet mit Offcat (Office Configuration Analyzer Tool) ein kostenloses Werkzeug an, dass zumindest einen ersten Durchblick verschafft.
Kennen Sie das? Die große Compliance-Dokumentation wird seit Tagen im Team bearbeitet, jeder hat seine Kapitel beigesteuert, im Änderungsverfolgungsmodus mehrfach verbessert, das Werk mit Grafiken ergänzt und so weiter. 420 Seiten sind zusammengekommen. Das wird den Auditor morgen beeindrucken! Schnell noch zum Marketing herübergereicht, damit man dort einen Sprachcheck machen und die Optik ausfeilen kann. Von dort kommt das Dokument "mit ein paar Anmerkungen" zurück - aber auch total zerschossen. Wildes Layout, unwilliges Inhaltsverzeichnis, Chaos bei der Korrekturverfolgung, verlorene Ergänzungen. Wie kommt das? Die Übergabe des Dokuments beim Audit-Termin ist hin, ein paar Nachtschichten sind vorprogrammiert. Wenn man wenigstens wüsste, was genau der Auslöser war!
Meist liegt es daran, dass die Kollegen aus der Marketing-Ecke gern Macs verwenden, und das Word für Mac ist nun einmal allen Kompatibilitätsbeteuerungen des Herstellers zum Trotz immer ein bisschen anders "gleich" als die Windows-Varianten. Oft genug ist aber auch einfach bei irgendeiner der beteiligten Office-Inkarnationen der Konfigurationswurm drin - vielleicht eine zu oft modifizierte Standardvorlage, ein verdrehtes internes Link-Handling, ein problematisches Add-in oder was auch immer.
Blick unter die Motorhaube
Um so etwas für spätere Aktivitäten abzustellen oder direkt spürbare Fehlfunktionen auszumerzen, wäre zumindest einmal ein Diagnosewerkzeug hilfreich. Microsoft selbst stellt ein derartiges Tool kostenlos zur Verfügung. Es trägt den Namen Office Configuration Analyzer Tool oder Offcat und findet sich derzeit in der Version 2.2 unter www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=36852 zum Download. Neben dem Werkzeug selbst gibt es auf der angegebenen Seite auch Dokumentationen - übrigens alles allein in englischer Sprache.
An Betriebssystemen werden die Windows-Versionen 10, 7, 8, 8.1, Windows Server 2008, Windows Server 2008 R2, Windows Server 2012, Windows Server 2012 R2 und Windows Vista Service Pack 2 unterstützt. Das Werkzeug analysiert die 32- und 64-Bit-Versionen von Microsoft Office 2016, 2013, 2010 und 2007 und scannt dabei die Module Access, Excel, Infopath, Microsoft One Drive for Business, Microsoft One Note, Outlook, Power Point, Microsoft Publisher, Microsoft Skype for Business, Microsoft Visio und natürlich: Word. Das Microsoft-Dotnet-Framework ist erforderlich, mindestens die Version 4.5 sollte zur Verfügung stehen.
Problemlose Inbetriebnahme
Die Installation lief auf zwei Test-PCs - ein Windows-7-System mit Office 2016 und ein anderes mit dem altehrwürdigen Office 2007 - problemlos ab. Offensichtlich benötigt das Tool auf einem Standard-Windows keine Administratorrechte, denn die entsprechende Warnung blieb auf dem dafür sensibilisierten PC aus. Bei den stärker gesicherten Server-Systemen sieht dies laut Anleitung zum Tool anders aus. Dort sollte man vor dem Aufruf der MSI-Datei die umfangreichere der beiden Dokumentationsdateien konsultieren, die neben dem Programm im Download-Bereich zur Verfügung steht. Auch auf unserem PC allerdings wurde eine Warnung anderer Art eingeblendet: Die Scan-Ergebnisse des Systems und damit auch seine exportierbaren Log-Files können personenbezogene Daten enthalten, nämlich über den User und seine Office-Aktivitäten.
Diese Informationspolitik ist löblich - immerhin werden bei einem Einsatz am Arbeitsplatz eines Mitarbeiters oder beim Zugriff im Support-Büro genau jene Anwenderinformationen eingeblendet, die sich innerhalb von Office aus gutem Grund aus jedem Dokument explizit entfernen lassen. Diese Informationen - gegebenenfalls zum Beispiel mit E-Mail-Adressen bestückt - landen dann auch in den gespeicherten und exportierbaren Logdateien und werden damit gegebenenfalls zum Datenschutzproblem.
Nützliche Analyse- und Vergleichsfunktionen
Ist Offcat erfolgreich gestartet, sucht es erst einmal nach eigenen Updates und bietet danach alle installierten Office-Module für eine genaue Untersuchung an. Auf den Testrechnern lief der Scan jeweils in unter zehn Sekunden durch. Die Ergebnisse reichen von Hinweisen auf fehlende Updates für Office-Module jeglicher Art (bis hin zu Einzelfeatures wie der Click-to-Run-Funktion) bis hin zu möglichen Problemen mit dem eingebundenen Browser oder der Bildschirmauflösung des benutzten PCs.
Entdeckt das Tool dabei bekannte "Issues", für die es im Microsoft-Support-Fundus schon Dokumente oder Patches zur Behebung gibt, verlinkt das Werkzeug direkt dahin. Als besonders hilfreich stellte sich im Test heraus, dass Offcat akribisch die Plugins auflistet, die sich im eigenen Office mit der Zeit angesammelt haben. Wer glaubt, er habe so etwas nicht, mache ruhig einmal einen Testdurchlauf, denn offenbar sammelt die Bürosoftware über die Zeit fast unvermeidlich große Mengen an Ergänzungen, die nicht alle ohne Nebenwirkungen bleiben.
Praktischerweise lassen sich direkt im Werkzeug auch Systeminformationen über den PC abrufen, auf dem das analysierte Büropaket läuft. So kommt man auch Fehlfunktionen auf die Spur, die möglicherweise mit der verwendeten Hardware zu tun haben. Speicherplatzhardware gehört dazu, oder wie in einem unserer Testfälle ein halbgar installierter Touchscreen.
Was das eingangs beschriebene Einsatzszenario betrifft, so bildet Offcat diesen "Use Case" direkt ab: Hat man auf einem PC eine Komplettanalyse durchgeführt, lassen sich die Ergebnisse exportieren und auf einem zweiten Gerät, das ebenfalls über Offcat verfügt, neben den dort erhobenen Daten aufrufen. Dies erleichtert die Spurensuche bei Kompatibilitätsproblemen in Teams ungemein.
Findet fast alles
Eine Hoffnung allerdings hat das Tool im Test nicht erfüllt: Auf einem der beiden PCs im Test gab es uns bereits bekannte Probleme aufgrund mehrfacher Veränderungen an der Standardvorlage normal.dotx, die am Ende auch zu fast unkontrollierbarem Verhalten beim Speichern dieser zentralen Datei geführt hatten. Davon bemerkte Offcat nichts, offenbar prüft das Tools nur das Vorhandensein der entsprechenden Datei an der richtigen Stelle.
Dennoch lautet unsere Empfehlung: Es lohnt sich, das einfache und immerhin kostenlose Tool auf dem PC zu installieren, denn die Fehlersuche innerhalb von Office geht damit im Notfall schneller von der Hand.
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