Test: Sharepoint Services 3.0
Teamwork im Intranet
Um effizient Informationen in Unternehmen auszutauschen, reicht ein E-Mail-System plus Datei-Server nicht mehr aus. Viele Informationen müssen schnell und effizient allen Mitarbeitern zur Verfügung stehen. Für diese Zwecke stellt Microsoft die Sharepoint Services kostenlos zur Verfügung. Die Dienste erweitern ein Microsoft-Netzwerk um ein Intranet und ein Dokumenten-Management-System mit Gruppenfunktionalität.
Anwender können mithilfe der Sharepoint Services umfassend Informationen austauschen, Blogs und
Wikis erstellen sowie Dateien zentral verwalten. Die aktuellen Microsoft-Office-Varianten
unterstützen dabei die Speicherung direkt in die Sharepoint Services. Da es sich um eine
Web-Anwendung handelt, kann ein Unternehmen die Seiten auch über eine sichere Firewall im Internet
zur Verfügung stellen. Selbst Internet-Auftritte lassen sich über Sharepoint Services darstellen.
Mit den Sharepoint Services können Anwender Dokumente aller Art ins Intranet hochladen oder dort
direkt aus den Microsoft-Office-Anwendungen abspeichern. Der Dienst bietet zudem mehrere
Vorgehensweisen an, die verhindern sollen, dass bei der Sicherung von gleichzeitig bearbeiteten
Dokumenten Daten überschrieben werden. Dies kann über eine Versionierung erfolgen oder über eine
Einstellung, die immer nur einem Anwender Schreibrechte auf ein Dokument erlaubt. Darüber hinaus
arbeiten die Sharepoint Services mit Listen, die ähnlich wie Newsgroups oder Diskussionsforen
funktionieren. Anwender können Gruppenkalender erstellen und Kalender aus Outlook importieren.
Listen fungieren zum Beispiel als schwarze Bretter, für deren Pflege ein Team einen bestimmten
Anwender festlegen kann. Es ist einfach, innerhalb einer Website eine neue Liste zu generieren und
ihr eine Vorlage zuzuweisen. Diese Vorlage können nach dem Anlegen alle Mitarbeiter einer Abteilung
sofort in der Web-Oberfläche der Teamseite sehen und auf sie zugreifen. Mithilfe von E-Mails fügen
Anwender einer Website Inhalte wie Diskussionsbeiträge, Kalenderereignisse und Dokumente hinzu.
Auch einen Helpdesk oder eine Knowledge Base lässt sich integrieren. Dabei kann vorab festgelegt
werden, dass ein Benutzer für die Genehmigung neuer Listenelemente zuständig ist.
Nutzt das Unternehmen eine Datenbank, die mit Windows Sharepoint Services 3.0 kompatibel ist,
etwa Microsoft Office Access 2007, so lassen sich Daten aus einer Sharepoint-Website in die
Datenbank exportieren oder von der Datenbank in eine Sharepoint-Website importieren. Es ist zudem
möglich, Tabellen aus der Datenbank direkt mit einer Sharepoint-Liste zu verknüpfen. Ähnlich
funktioniert es auch mit Excel-Tabellen. Wer den Inhalt seiner Listen lieber in Excel pflegen
möchte, kann diese mit Sharepoint synchronisieren. Dafür muss aber in Excel 2007 die kostenlose
Erweiterung "Excel 2007 Sharepoint List Synchronizing Add-In" installiert sein.
Dokumentenverwaltung
Bereits erstellte Word-Dokumente können Anwender selbst über die Upload-Funktion in ein
Dokumentenverzeichnis ablegen. Nach der Installation stellt die Software bereits eine Bibliothek
zur Verfügung. Auf der Web-Seite des Dokumentenverzeichnisses finden die Anwender alle hinterlegten
Dokumente übersichtlich dargestellt. Sie können direkt aus einer Dokumentenbibliothek ein neues
Dokument erstellen, das das entsprechende Office-Programm beim Speichern automatisch wieder in den
Sharepoint Services speichert, ohne dass der Anwender dafür in seinem Office-Programm besondere
Einstellungen vornehmen muss.
Ferner können Anwender für einzelne Seiten eine Benachrichtigungsfunktion aktivieren und
erhalten daraufhin per E-Mail detaillierte Informationen, wenn Dokumente innerhalb der
konfigurierten Bibliothek hinzugefügt oder geändert wurden. Will ein Anwender nach der Bearbeitung
eines Dokuments dieses in den Sharepoint Services abspeichern, während ein anderer Anwender es noch
bearbeitet, dann legt der Dienst – für alle ersichtlich – zwei Versionen des Dokuments an, sofern
der Systemverwalter die Versionierung für diese Bibliothek aktiviert hat.
Ist die Versionierung nicht aktiviert, verhindert die Funktion "Auschecken" ein gegenseitiges
Überschreiben von Dokumenten. In diesem Fall muss ein Benutzer ein Dokument auschecken, damit er es
bearbeiten kann. Während der Bearbeitung haben andere Benutzer nur einen lesenden Zugriff auf das
Dokument. Erst wenn der Bearbeiter das Dokument wieder eingecheckt hat, kann der nächste Anwender
schreibend darauf zugreifen.
Darüber hinaus sollte das Unternehmen das System so konfigurieren, dass Benutzer mit
Administrationsrechten ein Dokument wieder einchecken können, wenn ein Bearbeiter, der es
ausgecheckt hat, längere Zeit nicht im Büro ist.
Der Anwender kann für ein aus Sharepoint geöffnetes Dokument über den Office-Button und das Menü
"Server" die einzelnen Aufgaben für dieses Dokument abrufen und es ein- und auschecken. Die Arbeit
mit dem Dokument unterscheidet sich nicht von der Arbeit mit einem Dokument aus einer Freigabe, die
Speicherung erfolgt aber in den Sharepoint Services. Zusätzlich können Anwender Informationen zur
neuen Version hinterlegen, die andere Anwender im Versionsverlauf der Datei einsehen können.
Berechtigte Anwender können erkennen, welche Versionen wann erstellt wurden und ältere Versionen
wiederherstellen, falls in neueren Versionen Fehler entstanden sind.
Zusätzliche Vorlagen
Mittlerweile gibt es auch für die Sharepoint Services 3.0 einige Vorlagen für zusätzliche
Funktionen. Die Team-Portale sehen dank vorgegebener, aber anpassbarer Designs bereits in der
Standarddarstellung sehr professionell aus. Die beigefügte Link-Liste nennt Download-Seiten für
zusätzliche Vorlagen. Microsoft stellt zum Beispiel über die Anwendungsvorlagen für
Server-Administratoren zahlreiche Erweiterungen zur Verfügung. Dazu zählen Sites für die
Abwesenheitsmeldungen und Urlaubsplanung, die Projektüberwachung und -budgetierung, für
Fehlerdatenbanken, Call-Center oder Helpdesks, für die Änderungsauftrags- oder auch die
Kontaktverwaltung, zur Veranstaltungsplanung, Inventarüberwachung oder für einen
IT-Team-Arbeitsbereich.
Eine wichtige neue Funktion sind die Weblogs. Damit können Unternehmen im internen Netzwerk
einen Blog einrichten, um Brainstorming zu betreiben oder die Mitarbeiter über neue Entwicklungen
einzelner Abteilungen auf dem Laufenden zu halten. Die Erstellung eines neuen Blogs läuft genauso
ab wie die einer neuen Website.
Sharepoint Portal Server
Der Sharepoint Portal Server ist der große Bruder der Sharepoint Services. Falls die Services
nicht mehr ausreichen, lohnt es sich manchmal, den Sharepoint Portal Server einzusetzen. Die
Hauptaufgabe des Sharepoint Portal Servers besteht darin, Sharepoint-Services-Teamseiten, die
bereits in großer Zahl auf verschiedenen Seiten und Portalen vorhanden sind, zu einer zentralen
Lösung zusammenzufassen. Der Server bietet neben den Funktionen der Services zusätzliche Funktionen
wie die Erstellung eines Verzeichnisses der verschiedenen Web-Seiten, wobei sich die Inhalte
automatisch kategorisieren und zuordnen lassen. Außerdem unterstützt der Server Single Sign-on für
die Integration externer Datenquellen. Einzelne Benutzer können auf dem Server eigene Web-Seiten
erstellen.
Fazit
Die Sharepoint Services bieten eine kostengünstige Möglichkeit, Informationen im Unternehmen
auszutauschen. Durch die perfekte Integration in eine Microsoft-Umgebung lassen sich auch nur Teile
der Technik nutzen, und es sind keine Neuanschaffungen notwendig. Erst mit dem Service Pack 1 sind
die Windows Sharepoint Services 3.0 kompatibel mit Windows Server 2008. Wer die Installationsdatei
heruntergeladen will, sucht am besten per Suchmaschine nach dem Begriff "SharePoint Services 3.0
SP1". Aber Vorsicht: Allein das Service Pack ist bereits 30 MByte groß, die Installationsdatei, die
das SP1 bereits enthält, umfasst 104 MByte.
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