Der Papier-Output - die unbekannte Größe

In deutschen Unternehmen und Behörden wird gedruckt und kopiert, was das Zeug hält. Jährlich wächst das Volumen an Papier- Output. Nur wenige Anwender wissen aber, was das alles kostet. »Wir haben nur wenige gesicherte Daten über das Output-Verhalten in Unternehmen«, beschreibt Bernd Austinat, Abteilungsleiter Produktmarketing bei der Kyocera Mita Deutschland GmbH, die Motivation zur Durchführung einer Output-Management-Studie. Da aber immer mehr gedruckt wird, steigt auch der Wunsch beim Kunden, den Output kostengünstiger und effektiver zu gestalten. »Wir sind extrem weit vom papierlosen Büro entfernt«, konstatiert der Kyocera-Manager und wirkt dabei kein bisschen traurig, denn Papier bedrucken ist sein Geschäft. Wie genau die Entscheidungsstrukturen bei den Anwendern gelagert sind, welchen Stellenwert Drucklösungen haben und was die Kunden überhaupt unter Drucklösungen verstehen, ist für Hersteller und Fachhändler jedoch oft noch ein Buch mit sieben Siegeln.

Bei der nun vorgelegten Output- Management-Studie wurden 265 Firmen und Verwaltungen befragt. Über die Hälfte davon waren Anwender mit bis zu 50 PC-Arbeitsplätzen. Über 40 Prozent der Befragten kamen aus der IT-Abteilung, über 30 Prozent aus der Geschäftsführung. Mehr als die Hälfte gibt an, über das monatliche Druck- und Kopiervolumen Bescheid zu wissen. »Viele nehmen als Indikator für das Druckvolumen den Papierverbrauch «, weiß Austinat. Dabei blieben aber die Lagerbestände unberücksichtigt.

Immerhin ist über 70 Prozent der Begriff Output-Management bekannt. Die Entscheidungen über Anschaffungen in diesem Bereich werden allerdings in sehr unterschiedlichen Strukturen getroffen.

Bei den kleineren Unternehmen überwiegt die Geschäftsführung als Entscheidungsträger. Je größer die Unternehmen werden, desto wichtiger werden die IT-Spezialisten. »Die IT-Abteilungen gewinnen die Oberhand«, stellt Austinat fest. Der Netzwerkdruck gewinne an Bedeutung und die IT-Spezialisten hätten nun mal die Verantwortlichkeit für das Firmennetzwerk. Eine gesonderte Budgetierung von Output-Kosten findet in vielen Unternehmen gar nicht statt. Auch dies ist von der Unternehmensgröße abhängig: Während rund ein Drittel der Unternehmen mit mehr als 5.000 PC-Arbeitsplätze die Kosten budgetieren, sind es bei den Unternehmen mit unter 50 PCs nur etwas mehr als fünf Prozent. Bei 36 Prozent sind die Output- Budgets in den letzten drei Jahren gestiegen.