Keine Wahl bei der Steuerprüfung
Keine Wahl bei der Steuerprüfung Die elektronische Archivierung von handels- und steuerrechtlich relevanten Unterlagen im Unternehmen ist ein viel diskutiertes Thema. Wer Ärger vermeiden will, sollte einen Überblick über die Rechte und vor allem die Pflichten der Unternehmen haben.
- Keine Wahl bei der Steuerprüfung
- Maschinelle Auswertbarkeit
- Konsequenzen der Aufbewahrungspflicht
- Außenprüfungen
Der Einsatz elektronischer Datenverarbeitungssysteme ist heute für Unternehmen eine Selbstverständlichkeit. Bei der Anschaffung und Organisation der IT-Infrastruktur gilt es neben der Bereitstellung einer technisch optimalen Lösung auch zu berücksichtigen, dass das IT-System auch gesetzlichen Anforderungen genügen muss – je nachdem, welche Informationen im konkreten Fall zu verarbeiten sind. Im Blickpunkt steht dabei insbesondere die Erfüllung der handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten. Aus der Aufbewahrungspflicht ergeben sich dann weitere beachtenswerte Konsequenzen für die Archivierung.
Der Gesetzgeber hat die Aufbewahrungspflichten so ausgestaltet, dass dem technischen Fortschritt bei der Digitalisierung und Speicherung von Informationen Rechnung getragen wird. Die Aufbewahrungsvorschriften sowohl im Handelsrecht (§ 257 Abs. 3 HGB) als auch im Steuerrecht (§ 147 Abs. 3 AO) lassen die Aufbewahrung handels- beziehungsweise steuerrechtlich relevanter Unterlagen bis auf wenige Ausnahmen auch in elektronischer Form zu. Das Gesetz spricht insofern von der Aufbewahrung der relevanten Unterlagen als Wiedergabe »auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern«. Mit Ausnahme der Jahresabschlüsse, der Eröffnungsbilanz sowie den Unterlagen, die einer elektronisch abgegebenen Zollanmeldung beizufügen sind, können somit steuerlich relevante Unterlagen wie Handels- und Geschäftsbriefe auch elektronisch archiviert werden, sofern dies den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entspricht und zudem sichergestellt ist, dass die gespeicherten Unterlagen bildlich und inhaltlich mit den Originaldokumenten übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden. Voraussetzung ist somit nicht, dass bereits die Originale in elektronischer Form vorlagen; auch das Einscannen in Papierform vorhandener Unterlagen ist möglich. Zudem müssen die gespeicherten Unterlagen während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sein, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können.
