Konsequenzen der Aufbewahrungspflicht

Relevant ist die Aufbewahrungspflicht nach § 147 AO auch für die Ausgestaltung eines IT-Systems, berücksichtigt man die Konsequenzen, die sich aus dieser Form der Aufbewahrung ergeben. Im Rahmen einer Außenprüfung ist die Finanzbehörde nämlich berechtigt, Einsicht in die so gespeicherten Daten zu nehmen und das Datenverarbeitungssystem zur Prüfung der Unterlagen zu nutzen. Neben diesem reinen Lesezugriff ist der Außenprüfer nach § 147 Abs. 6 AO aber auch berechtigt, die elektronisch gespeicherten Daten nach Vorgaben des Finanzbeamten maschinell auswerten zu lassen oder die gespeicherten Unterlagen und Aufzeichnungen auf einem zur maschinellen Verwertung geeigneten Datenträger übergeben zu lassen. Zwischen diesen drei Möglichkeiten kann die Finanzbehörde wählen; das Unternehmen hat also keinen Einfluss darauf, wie dem Steuerprüfer die relevanten Unterlagen zugänglich gemacht werden.

Der Bundesfinanzhof stellte in dem zuvor erwähnten Verfahren insofern klar, dass die steuerliche Aufbewahrungspflicht mit der Vorlegungspflicht nach § 200 AO korrespondiert. Sofern also ein Unternehmen seine Bücher und anderen steuerlich relevanten Unterlagen über ein elektronisches Datenverarbeitungssystem führt, tritt an die Stelle der Pflicht zur Vorlage der körperlichen Dokumente die Pflicht, der Finanzbehörde den Datenzugriff durch Zugriff auf das IT-System zu ermöglichen. Einen solchen Zugriff kann das Unternehmen auch nicht durch das bloße Ausdrucken der elektronisch gespeicherten Unterlagen vermeiden. Insoweit hat der Steuerpflichtige kein Wahlrecht, so der Bundesfinanzhof.