Maschinelle Auswertbarkeit

Bezüglich der maschinellen Auswertbarkeit der elektronisch gespeicherten Unterlagen war bisher fraglich, ob ursprünglich in Papierform erstellte Unterlagen wie Geschäftsbriefe den gesetzlichen Anforderungen genügen, wenn sie als Bilddatei (insbesondere im PDF- oder TIF-Format) gespeichert werden. Laut des Fragen- und Antwortkatalogs des Bundesministeriums der Finanzen zum Zugriffsrecht der Finanzverwaltung ist die von den Finanzbehörden eingesetzte Prüfsoftware »IDEA« nur in der Lage, bestimmte Dateiformate auszuwerten. PDF- oder TIF-Formate gehören nicht dazu. Diese Tatsache steht jedoch einer Speicherung der Unterlagen in diesen Formaten nicht entgegen, da auch die in Papierform erstellten Originalunterlagen nicht zur maschinellen Weiterverarbeitung geeignet waren.

Hierauf hat jüngst auch der Bundesfinanzhof, das höchste deutsche Finanzgericht, hingewiesen. Im entsprechenden Verfahren (Az. I B 53, 54/07) waren unter anderem Fragen zum Zugriff der Finanzbehörden auf Datenverarbeitungssysteme zu klären. Die dem Steuerpflichtigen nach § 147 Abs. 2 AO eingeräumte Möglichkeit, steuerrelevante Unterlagen elektronisch zu archivieren, wird vom Bundesfinanzhof als Chance und nicht als zusätzliche Pflicht gesehen. Bei einer elektronischen Archivierung muss der Steuerpflichtige keine höhere Datenverarbeitungsfähigkeit der Unterlagen herstellen als sie bei den Originalunterlagen möglich wäre.