Außenprüfungen

Steht nun eine Außenprüfung an, stellt sich die Frage, ob und wie das Unternehmen die Finanzbehörde unterstützen muss. Macht der Steuerprüfer von einer der drei genannten Zugriffsmöglichkeiten auf das Datenverarbeitungssystem Gebrauch, ist das Unternehmen verpflichtet, der Finanzbehörde die notwendigen Hilfsmittel zur Verfügung zu stellen, die erforderlich sind, um die gespeicherten Unterlagen lesbar zu machen. Zudem kann die Finanzbehörde auch verlangen, dass das Unternehmen auf eigene Kosten die gespeicherten Unterlagen ganz oder teilweise ausdruckt. Neben diesen Kosten für das Lesbarmachen der gespeicherten Daten hat das steuerpflichtige Unternehmen auch die Kosten zu tragen, die durch die maschinelle Auswertung der Daten oder die Erstellung eines Datenträgers mit den relevanten Daten entstehen.

Die elektronische Aufbewahrung und Archivierung von Unterlagen bleibt damit zwar eine zeit- und kosten­sparende Möglichkeiten für Unternehmen, den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten nachzukommen, in­dem die entsprechenden Prozesse in die vorhandene IT-Landschaft integriert werden. Beim Einsatz solcher Systeme müssen aber auch die mit der Aufbewahrungspflicht zusammenhängenden Pflichten beachtet werden, um sich gesetzeskonform zu verhalten.

Dr. Antje Zimmerlich ist Rechtsanwältin bei CMS Hasche Sigle in München