Mail-Archivierung treibt den ECM-Markt

Der Spezialdistributor Orchestra aus Gilching bei München kennt das Problem aus eigener Erfahrung. Durch den zunehmenden E-Mail-Verkehr schwoll die Datenmenge in den IT-Systemen des Storage-Spezialisten immer schneller an, zuletzt um 400 Gigabyte pro Jahr. Das bedeutete einen Zuwachs um fast ein Drittel, so dass die Speicherinfrastruktur allmählich an ihre Grenzen stieß. Den größten Platzbedarf beanspruchten dabei die Attachments, wie Oliver Kustermann, IT-Leiter bei Orchestra, berichtet. »Ohne ein effizientes E-Mail-Management werden die Informationen oft doppelt und dreifach abgelegt.« Das Unternehmen entschied sich daher für eine Archivierungs-Software des Speicherriesen EMC. Damit ließen sich nicht nur die Probleme mit den Anhängen lösen, sondern zugleich die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten erfüllen.

So wie bei Orchestra stehen inzwischen zahlreiche Unternehmen vor der Herausforderung, die wachsende Datenflut zu bewältigen, die tagtäglich über die Mail- Server in die Systeme schwappt. Hardware- und Software-Hersteller bieten inzwischen eine ganze Reihe von Produkten an, die dabei helfen sollen, die Flut einzudämmen. In der Umsetzung stellen sich allerdings nicht nur technische Aufgaben. Zugleich müssen organisatorische Aspekte sowie rechtliche Anforderungen zur Aufbewahrung geschäftsrelevanter Inhalte und zum Datenschutz berücksichtigt werden.

Nicht selten sind solche Projekte für Unternehmen der erste Anlass, sich näher mit dem weiten und komplexen Themengebiet des Enterprise Content Managements (ECM) zu befassen. Das unscharfe Kunstwort hat als Obergriff inzwischen die früher gängige Bezeichnung Dokumentenmanagement (DMS) mehr oder weniger abgelöst. Der umfassendere Terminus ECM schließt weitere Technologien ein, auch solche, mit denen sich multimediale Inhalte verwalten lassen. Somit fallen unter den Begriff sämtliche Lösungen, mit denen digitale Inhalte – seien es gescannte Papiere, Office-Dokumente, Web- Seiten, E-Mails oder Multimedia-Dateien – erfasst, verwaltet und langfristig aufbewahrt werden.

Unternehmen sehen offenbar zunehmend einen Bedarf an solchen Lösungen. Prognosen zufolge entwickelt sich das ECM-Segment in diesem Jahr deutlich schneller als der gesamte deutsche IT-Markt, für den der Branchenverband Bitkom lediglich ein Wachstum um 3,8 Prozent prognostiziert. Dabei zählt die Mail-Archivierung zweifellos zu einem der Treiber. »Mail-Archivierung und Mail-Management sind Hype- Themen, die eine verständliche Berechtigung haben«, erläutert Bernhard Zöller, Geschäftsführer des auf ECM spezialisierten Beratungshauses Zöller & Partner. Denn zunehmend werde den Anwendern klar, »dass in den Mail-Systemen aufbewahrungspflichtige Unterlagen verwaltet werden, aber mit Sicherheitseinrichtungen, die nicht besser sind als ein File-Server«.