Offshore im Versandhandel

Hohe Produktqualität und vernünftige Preise: das galt schon für den ersten Versandkatalog des Familienunternehmens Bader in Pforzheim von 1929. Inzwischen hat sich das Unternehmen mit 1200 Mitarbeitern zu einem der modernsten Versandhäuser in Europa entwickelt ? der aktuelle Katalog bietet auf fast 1000 Seiten mehr als 14 000 Produkte. Nicht zuletzt aufgrund dieser Vielfalt haben sich die Pforzheimer für die Umstellung ihres Einkaufs auf eine .NET-Plattform entschieden.
Alexander Braun, IT-Projektleiter für den »Einkauf Hartwaren«, bewertet: ».NET bietet einfache Wartungs- und Installationsmöglichkeiten und eine konsequente Unterstützung von XML und Web-Services. Wir sahen darin gleichzeitig die Möglichkeit, kurze Entwicklungszeiten und die einfache Integration anderer Anwendungen bei niedrigen Entwicklungskosten und hohem Nutzen zu erzielen.«
Konkreter betrieblicher Auslöser für die Migration der bei Bader über viele Jahre etablierten Einkaufslösung auf eine .NET-Plattform war neben internen organisatorischen Änderungen auch die Einführung einer neuen Artikelnummernsystematik. Eine Anpassung des Alt-Systems erschien nicht zweckmäßig und so entschloss man sich für eine grundlegende Neuentwicklung. Da die Mitarbeiter der hauseigenen IT-Abteilung durch andere Projekte gebunden waren, wurde der Auftrag an einen externen Anbieter vergeben.
Die angefragten Softwarehäuser waren grundsätzlich an der Aufgabe sehr interessiert, bei der Auftragsgestaltung taten sich aber für das Versandhaus große Risiken auf. Die meisten Anbieter waren nicht bereit, auf Basis des vorliegenden Grobpflichtenheftes Festpreis und Festterminangebote abzugeben und wollten zuerst ausgedehnte Feinkonzeptionsphasen vorschalten. Ein zusätzliches Problem stellte auch die Vertragsgestaltung bezüglich der Rechte an der während des Projekts zu erstellenden Individualsoftware dar. Und schließlich wurden teilweise Preis- und Terminvorstellungen gehandelt, die das Projekt für Bader uninteressant gemacht hätten. »Am Ende blieben dann zwei interessante Anbieter übrig«, erzählt Alexander Braun. »Wir haben uns erstmals für das Angebot eines Offshore-Anbieters entschieden. Ausschlaggebend war dabei vor allem, dass uns NIIT Technologies hohe Flexibilität bei einem günstigen Festpreis versprach. Entscheidend war jedoch für uns auch, dass und trotz Offshore deutsche Ansprechpartner versprochen wurden.« Kommunikation, Vertragsgestaltung und sonstige Geschäftsprozesse konnten daher komplett auf Deutsch abgewickelt werden.
Zunächst erarbeiteten der Einkauf und die IT zusammen mit den Mitarbeitern des Offshore-Anbieters den bestehenden und den zukünftigen Workflow. Auf dieser Grundlage wurde ein Feinpflichtenheft, das die Positionen Lieferantenverwaltung, Verwaltung von Artikeldaten, Erstellung von Vertragsunterlagen für Lieferanten, Reports und Umsatzstatistiken und eine Zugangsbeschränkung zu den Daten beinhaltete, erstellt. »Unser großes Ziel war es, einen einheitlichen Arbeitsprozess für unsere unterschiedlichen Einkaufsabteilungen herzustellen und zu unterstützen«, fasst Braun zusammen. »In der Testphase musste die Anwendung nur dem üblichen Feintuning und einigen optischen Veränderungen unterzogen werden.«
Während der Testphase wurden die nötigen Änderungen per Liste kontinuierlich an die Programmierer in Indien weitergegeben: Durch die Zeitverschiebung lagen oft die ersten Lösungen schon am nächsten Morgen vor. »Es hat sich gezeigt, dass die Skepsis, mit der einige unserer Mitarbeiter Offshore gegenüberstanden, ungerechtfertigt war«, erklärt Braun. »Im Gegenteil: Die Zusammenarbeit zeichnete sich durch die hohe Flexibilität und Problemlösungsfähigkeit aus. Deshalb konnten wir mit der Anwendung insgesamt vier Wochen vor dem geplanten Termin in Betrieb gehen.«
Mit der neuen Lösung konnten die angestrebten, vereinfachten Arbeitsabläufe erreicht werden. Dadurch wurden Kapazitäten geschaffen, die es den Einkäufern des Unternehmens erlauben, noch genauer auf Qualität, Funktion und Verarbeitung der gekauften Waren zu achten. »Qualitativ hochwertige Ware, das heißt zufriedene Kunden und die sind unser wichtigstes Kapital«, fügt Braun an. Daneben liefern die Berichte genaue Informationen über die Absatzsituation der einzelnen Produkte. »Auf diese Weise haben wir nicht nur unsere Altanwendung modernisiert, sondern gleichzeitig eine rationellere Einkaufsabwicklung realisieren können. Zudem ist uns ein unkomplizierter Einstieg in die .NET-Anwendungsentwicklung gelungen ? und das bei niedrigen Entwicklungskosten und schneller Realisierung«, resümiert Braun zufrieden. Michael Makowski ist Fachjournalist in Hamburg