„Daten über Abteilungen hinweg rollenbasiert steuern“

connect professional: Ein Smartphone gehört in vielen Unternehmen und Berufen zur Standardausstattung der Mitarbeiter:innen. Was weniger gesehen wird, ist die Verwaltung dahinter. Welche Aspekte fallen hier an?
Stephan Trautmann: Die Verwaltung des Mobilfunks gliedert sich in drei große Bereiche: die Vertragsverwaltung, das Tarifmonitoring und die Rechnungskontrolle. Bei Dutzenden oder hunderten von Rufnummern wird das für Unternehmen schnell komplex, wenn es verschiedene Anbieter und unterschiedliches Nutzungsverhalten gibt. Denn die Abrechnungen der Provider sind selten intuitiv und liefern häufig nur Rohdaten. So bleibt oft unklar, welche Rufnummer welche Kosten verursacht, ob Verträge automatisch verlängert wurden oder ob ungenutzte Optionen weiterlaufen. Optimierungspotenziale gehen verloren, Fehler bleiben unentdeckt, Budgets werden nicht ausgeschöpft.

connect professional: Welche Abteilungen haben mit der Verwaltung von Firmenhandys zu tun?
Trautmann: Das sind der Einkauf für den Abschluss der Verträge und die Beschaffung der Geräte, die IT im Betrieb sowie Buchhaltung und Controlling für die Abrechnung der Kosten. Und gegebenenfalls wird über Reports auch die Geschäftsführung zu dem Thema informiert. Es sind also mehr Beteiligte, als man auf den ersten Blick denken würde, das trägt zur Komplexität bei.

connect professional: Wie läuft die Verwaltung von mitunter hunderten Rufnummern von mehreren Anbietern in der Regel ab? Kommt dort noch die klassische Excel-Liste zum Einsatz?
Trautmann: Da begegnet einem im Beratungsalttag in den Unternehmen alles von der Excel-Liste bis zu verschiedenen Portalen. Häufig nutzen unterschiedliche Abteilungen auch unterschiedliche Tools, sodass es Medienbrüche gibt, was die Fehleranfälligkeit erhöht.

connect professional: Mit „birta“ hat die ESP Group ein speziell entwickeltes Rechnungstool entwickelt. Was kann die Lösung?
Trautmann: Das Tool aggregiert Vertrags- und Rechnungsdaten der Mobilfunkanbieter in einer zentralen Plattform. Die ist intuitiv nutzbar, da sie die Daten visualisiert und verknüpft. Eine Rufnummer ist mit Ansprechpartner, Hardware, Tarif und Nutzungsprofil verbunden. Laufzeiten und Kündigungsfristen, Vertragsstatus und Tarifoptionen sind klar gekennzeichnet. Die Nutzer sehen, welche Verträge aktiv sind, welche Kosten entstehen, wo Auffälligkeiten auftreten. Dabei ist birta eine zentrale Plattform für alle, die mit Mobilfunkkosten arbeiten: vom Einkauf über die IT bis zur Buchhaltung.

connect professional: Wenn wir auf einzelne „Stationen“ eines Mobilfunk-Vertrags schauen: Welche Möglichkeiten bietet das Tool im Hinblick auf die Vertragsverwaltung?
Trautmann: birta sorgt für volle Transparenz in der Vertragsverwaltung. Das ermöglicht eine effiziente Kostensteuerung, denn etwa durch konsequente Rechnungskontrolle werden unnötige Ausgaben vermieden und Unternehmen vor wirtschaftlichen Risiken geschützt, die während der Laufzeit eines Vertrages entstehen können.
Zum System kommt auf Wunsch die persönliche Betreuung durch die esp group von der ersten Vertragsverhandlung mit dem Anbieter bis zur Kündigung.

connect professional: Können damit auch Daten ausgewertet und analysiert werden?
Trautmann: Die Daten können nach Kostenstellen, Mitarbeitern, Gesellschaften oder Standorten ausgewertet, gefiltert, sortiert und analysiert werden. So lassen sich nicht nur Entwicklungen nachvollziehen, sondern auch aktiv steuern. Unternehmen erkennen auf einen Blick, welche Verträge verlängert werden sollten. Sie erhalten eine Auswertung der Kostenentwicklung über zwölf Monate und sehen wo es unnötige Kosten gibt. Sie können Schwellenwerte festlegen und so analysieren, welche Rufnummern regelmäßig durch Datenupgrades oder Auslandstelefonie auffallen.

connect professional: Wer hat Einblick in die Daten? Können die jeweiligen Nutzer eines Smartphones ihren Verbrauch einsehen oder auch den von Kolleg:innen?
Trautmann: Die Zugriffsrechte auf die Daten lassen sich über die verschiedenen Abteilungen hinweg rollenbasiert steuern: Standorte, Kostenstellen oder Mandanten können separat verwaltet werden. Mitarbeitende haben keinen Zugriff auf Daten von Kolleginnen und Kollegen.

connect professional: Sind auch Provider und Vertriebspartner in die Plattform mit eingebunden? Welche Vorteile ergeben sich für Provider und Vertriebspartner? Trautmann: Für die Verwaltung von Verträgen aller führenden deutschen Mobilfunkanbieter ist birta bereits eingerichtet, die Integration weiterer Provider wird vorbereitet. Vertriebspartner können mit dem Tool unter Einhaltung aller Datenschutzanforderungen mehrere Kunden über ein zentrales Dashboard betreuen.

connect professional: Welchen Nutzen haben Unternehmen?
Trautmann: Statt monatlich nur auf Rechnungen zu reagieren, erhalten Unternehmen ein Tool, mit dem sie vorausschauend handeln können. Alle relevanten Informationen zum Mobilfunk sind gebündelt und jederzeit an einem Ort einsehbar. So können die Verantwortlichen Trends erkennen, Verläufe dokumentieren und Anpassungen datenbasiert begründen. Ein besonders leistungsstarkes Merkmal ist die Anbindung an Mobile Device Management Systeme – kurz MDM. Diese Schnittstellen ermöglichen die automatische Pflege von Stammdaten, Gerätezuweisungen und Nutzerinformationen ohne manuelle Eingriffe. Für Unternehmen bedeutet das weniger Aufwand, weniger Fehler und eine bessere Datenqualität.

connect professional: Die Plattform birta bietet die Anbindung an MDMs wie Microsoft Intune oder VMware Workspace One. Gibt es auch die Möglichkeit an ein europäisches MDM anzubinden?
Trautmann: Wir konzentrieren uns bei der Anbindung auf die MDM-Anbieter mit hoher Marktnachfrage. Für diese Systeme stellen wir sicher, dass die erforderlichen Lizenzen betrieben und die Integrationen zuverlässig gewartet werden. Unsere Mitarbeiter sind für die jeweiligen Systeme zertifiziert, um eine fachgerechte Umsetzung zu gewährleisten. Theoretisch können auch andere MDM-Anbieter bei uns angefragt werden, der Fokus liegt jedoch klar auf den gängigen Lösungen am Markt.

connect professional: Welche datenschutzrechtlichen Aspekte müssen für die Einbindung der Provider und Vertriebspartner berücksichtigt werden?
Trautmann: Da wir die Erfahrung gemacht haben, dass die datenschutzrechtlichen Aspekte in Zusammenarbeit mit den Experten und Verantwortlichen in den Unternehmen sehr individuell gehandhabt werden, lassen sich keine allgemeinen Aussagen treffen

connect professional: Gerade in kleineren Unternehmen gibt es keine eigene IT-Abteilung? Können solche Firmen eine Lösung wie birta dann überhaupt betreiben?
Trautmann: Es ist wichtig zu wissen, dass die Plattform sowohl die eigenständige Nutzung durch Unternehmen als auch betreute Modelle unterstützt. Das bedeutet, Stammdatenpflege, PUK-Importe oder spezifische Reportings können auch von einem externen Support übernommen werden. Dabei lassen sich Service-Level abstufen und transparent regeln, wie viel Eigenadministration ein Unternehmen übernimmt und in welchem Umfang externer Support unterstützt. So werden die Vorteile des Tools auch für kleinere Unternehmen nutzbar, die nicht über die entsprechenden eigenen Personalressourcen verfügen.