Bausteine der Kommunikation

Umdenken im Arbeitsprozess

Nach der Analyse steht im zweiten Schritt die Problemlösung im Vordergrund. Die zuvor definierten Kommunikationswege und –bedürfnisse müssen nun effizient angepasst werden. Jetzt startet die Suche nach Mechanismen und Technologien, um wirkungsvoll und kosteneffizient die Kommunikation im gesamten Unternehmen zu verbessern. Spätestens in dieser Phase sollten neben Abteilungen auch Arbeitnehmer-Vertreter in die Planung involviert werden. Besonders UC-Funktionen wie Präsenzanzeige oder auch die Möglichkeiten, ganz einfach von zu Hause aus zu arbeiten, rufen bei vielen Arbeitnehmer- Vertretern zunächst kritische Fragestellungen hervor. Schnell sieht man die Gefahr, dass Mitarbeiter von überall aus arbeiten können und daher auch müssen. Aber auch Vorgesetzte sind bei der Einführung neuer Kommunikationslösungen oft skeptisch, ähnlich wie es bei der Umstellung von Briefpost auf E-Mail war. Da Arbeitnehmer jetzt nicht mehr unbedingt im Büro arbeiten müssen, bedeutet dies eine Umstellung für viele Vorgesetzte. Denn Arbeitsprozesse sind seit Jahren so angelegt, dass Mitarbeiter in einem festen Büro arbeiten und Führungskräfte damit stets im Blick haben, wer anwesend ist und demzufolge produktiv arbeitet. Im Kopf vieler Manager und Entscheider muss daher ein Umdenken erfolgen, dass auch außerhalb von Büroräumen die Arbeit effizient erledigt wird.

Wahl des richtigen UC-Modells

Die schiere Anzahl der Kombinationsmöglichkeiten aus Produkten und Techniken macht UC allerdings zu einer Technologie, die nicht ganz leicht zu erfassen ist. Auf Basis der Vorarbeit und Analyse lässt sich aber ein Konzept entwickeln und genau prüfen, welche UC-Lösungen benötigt werden. Die Installation einzelner Lösungen hängt zwar im Detail von der vorhandenen Infrastruktur im Unternehmen ab, die Wahl des UC-Modells aber kann jedes Unternehmen bereits im Vorfeld treffen. Dabei unterscheidet man zwischen dem Kauf einer Lösung oder der Lizenzierung. Beim klassischen Kauf investiert der Kunde in die neue Technologie und baut diese direkt mit Server und Schnittstellen in seine bestehende IT-Infrastruktur ein. Dieses Modell ist besonders für Unternehmen geeignet, die keine langen Wartungsverträge für Telefonanlagen haben und sich genau im Klaren sind, welche Funktionen eingesetzt werden sollen.

Unternehmen, die jedoch zunächst erste Erfahrungen sammeln möchten oder auch lange Laufzeiten der Miet- oder Leasing-Verträge für die Telefonanlagen haben, greifen möglicherweise besser auf eine Hosting-Lösung zurück. Das Unternehmen mietet dabei UC-Lizenzen, muss keine großen Investitionen tätigen und kann trotzdem einzelne Dienste wie Video- oder Web-Konferenzen beziehungsweise einzelne Benutzergruppen mit dieser neuen Technik ausrüsten.

Ganz gleich für welche Lösung, ob Kaufen oder Hosted Managed, ein Unternehmen sich entscheidet: Die Einsparpotenziale sind vergleichbar. Durch die Zentralisierung und Vereinheitlichung von Funktionen lassen sich Betriebskosten sparen, Dienstreisen und damit Reisekosten und Zeitverlust können reduziert werden. Durch verbesserte und vereinfachte Kommunikationswege sind die richtigen Gesprächspartner besser erreichbar. Ein wesentlicher Schritt ist schließlich die Schulung der Mitarbeiter. Dies ist besonders wichtig für einen erfolgreichen Abschluss des Migrationsprozesses. Denn die praktische Erfahrung hat gezeigt, dass Mitarbeiter „abgeholt“ werden müssen.

Für welche UC-Lösung sich ein Unternehmen am Schluss entscheidet, eines ist allen gemein: Sie erfordern einen erweiterten Design- und Integrationsaufwand als eine herkömmliche Telefonanlage. Die von größeren IT-Installationen bekannte Komplexität lässt sich vollkommen auf Unified-Communications-Systeme übertragen, da sie ein Mix aus IT-Produkten sind – mit allen Vor und Nachteilen.

Kompetente Softwarehersteller und TK-Systemhäuser

Netzwerkausrüster Cisco hat dazu ein Paradebeispiel aus eigener Erfahrung: Als das Unternehmen im Jahr 2006 eine Firma übernahm, zog sich der komplette Prozess 45 Tage hin; jegliche Kommunikation mit Anlegern, Bankern und Anwälten fand per E-Mail oder in Konferenzräumen vor Ort statt. Eineinhalb Jahre später dauerte eine weitere Firmenübernahme nur noch acht Tage. Denn mit UC war nun keine persönliche Anreise erforderlich und alle Besprechungen gingen virtuell über die Bühne, dank Videokonferenzen und Online-Kollaborationstools.

Fazit

Unified Communications überwindet Medienbrüche und dämmt die Informationsüberflutung ein, von den Vorteilen profitiert jedes Unternehmen und seine Mitarbeiter. Bis es jedoch soweit ist, müssen CIOs und IT-Teams noch eine Menge Fragen klären. Doch wer unterstützt sie dabei? Wie eine Berlecon- Studie zeigt, trauen die Verantwortlichen den Softwareherstellern und TK-Systemhäusern die größte Kompetenz zu. Letztlich wird es wohl immer auf eine Kombination aus beiden hinauslaufen, da deren Lösungen ja optimal zusammenspielen sollen. Und sowohl TK-Hersteller als auch Softwarehäuser haben schon mehrfach bewiesen, dass sie UC-Projekte Hand in Hand bewältigen können – das beste Beispiel für gelebte Unified Comunications.

Autor:

Hans-Joachim Adolphi ist Senior Manager Systems Engineering

Unified Communications bei Cisco Deutschland.

1. Bausteine der Kommunikation
2. Umdenken im Arbeitsprozess