Darstellung des „business value of it“ eines Lync-Systems

In der betrieblichen Praxis hat es sich als äußerst wichtig gezeigt, den Erfolg der Einführung des Lync-Systems „online“ mit einem Dashboard (Abbildung) zu beobachten, das mit nur vier Kennzahlen Kosten und Nutzen dieses Kommunikationssystems laufend visualisiert. Mit dieser Methode wird die Anwenderakzeptanz nach der Einführung von UCC beobachtet – als wichtige Voraussetzung für Entscheidungen der Unternehmensführung zur weiteren Vorgehensweise in der Einführung oder Betrieb, insbesondere zur Optimierung des Change-Managements für Führungskräfte und Mitarbeiter.

Empfehlungen

• Überforderung vermeiden: UCC nur als Ergänzung (temporär) einer weiter betriebenen klassischen Telefonie einführen. Das Telefon bleibt so zunächst am Arbeitsplatz. Die UCC-Funktionen können ausprobiert werden.
• Freiwillige Nutzung: Hilfreich sind aber für viele Teilnehmer geplante Konferenzen, in der eine Teilnahme komfortabel nur über Collaboration-Werkzeuge möglich ist.
• Marketing: Ohne unterstützende (Change-)Maßnahmen ist häufig keine ausreichende Akzeptanz zu erreichen: Gewohnte Arbeitsabläufe werden verändert und – Menschen müssen sich ändern. Die IT-Organisation darf nicht Treiber der Einführung des UCC-Systems oder gar "Beauftragter" für dieses Change-Management sei. Dies ist Aufgabe der Unternehmensführung.
• Optimierung von Arbeitsabläufen vorleben: Die Sicht, ausgehend vom betrieblichen Prozess, ist notwendig. "Best Practice" mit UCC-Unterstützung, das heißt gut nachvollziehbare, einfache Beispiele aus dem eigenen Arbeitsalltag. Dazu sind Prozess-Spezialisten mit hohem Know-how in den betrieblichen Abläufen erforderlich, die auch als Coach helfen können.