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Automatische Vertragsfaktura bei Systemhäusern

Excel - das schlechteste aller ERP-Systeme

21. Dezember 2015, 14:37 Uhr |

Viel Handarbeit bei regelmäßigen Routinen wie Rechnungsläufe ist bei Systemhäusern leider noch immer verbreitet

Zeit und Kosten spart moderne Branchen-Software allemal. Doch längst nicht jedes Systemhaus setzt effiziente Business-Lösungen auch ein, sondern vertraut auf den Klassiker aller CRM- und ERP-Systeme. Höchste Zeit für einen Umstieg.

Ein professionelles Vertragsmanagement ist für alle Softwarehersteller und Systemhäuser wichtig – egal, welche Größe sie haben. Wer Vertragsdaten kontinuierlich pflegen und erbrachte Leistungen richtig abrechnen kann, minimiert seinen Aufwand und vermeidet Erlöseinbußen. 98 Prozent der Softwarehersteller stellen zum 1. Januar oder 1. April jeden Jahres Softwarepflege-Services für Lizenzen, Wartung, Miete, Verbrauch oder andere Leistungen in Rechnung. Je nach Größe des Herstellers ist der Aufwand beträchtlich, denn die Verträge mit den Kunden sind sehr verschieden. Sie variieren hinsichtlich der Vertragstypen, Berechnungszyklen, des Vertragsbeginns, der Laufzeit sowie anderer individueller Konditionen. Auch IT-Systemhäuser können sich eine fehlende Aktualität und Transparenz von Vertragsinformationen nicht leisten. Für sie ist eine lückenlose, fehlerfreie Abrechnung wesentlich, um im zunehmenden Wettbewerb der IT-Systemhäuser bestehen zu können.

Früher Rechnungen noch häufig manuell erstellt, und eines der beliebtesten »Tools« hierfür was Excel. Wobei das »früher« nicht ganz stimmt, denn manche Unternehmen nutzen die Tabellenkalkulation von Microsoft noch heute zur Rechnungserstellung. Das kostet nicht nur Zeit, sondern ist im höchsten Maße fehleranfällig und letztlich unprofessionell. Von Automation kann da keine Rede sein. Im komplexen Lizenzgeschäft müssen bei der Vertragsfaktura zum Beispiel immer die aktuellen Konditionen, Vertragsdaten, Lizenzlaufzeiten und Preise berücksichtigt werden. Eine manuelle und fehlerfreie Abrechnung wird dann schnell schwierig und zeitaufwändig.

Um Effizienz bemühte Systemhäuser haben daher Excel zur Fakturierung längst abgeschafft und durch ein modernes CRM/ERP-System ersetzt, das idealerweise auf die Geschäftsprozesse der IT-Dienstleister-Branche zugeschnitten ist. So nutzt beispielsweise der Düsseldorfer IT-Dienstleister IT-On.NET das speziell für die IT-Branche konzipierte CRM/ERP-System von Steps.IT für die Tätigkeitserfassung und die exakte Abbildung, welche Projektaufträge, Dienstleistungen und Supportaufträge (Serviceverträge) verrechnet und noch nicht verrechnet wurden. Dieses beinhaltet auch eine kaufmännische Betrachtung sowie eine automatisierte Fakturierung. Vor der Vertragsfaktura legt das ERP-System Verträge bei der Auftragserfassung automatisch an. Dabei werden die Vertragspositionen durch die beauftragten Artikel automatisch ermittelt.