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Automatische Vertragsfaktura bei Systemhäusern

Excel - das schlechteste aller ERP-Systeme

21. Dezember 2015, 14:37 Uhr |

Fortsetzung des Artikels von Teil 1

Elektronischer Rechnungsversand

Mittlerweile gibt es zahlreiche Softwarehersteller, die ERP als Branchenlösung für IT-Dienstleister und Systemhäuser anbieten und weiterentwickeln. Werden Verträge im Rahmen eines ERP-Systems abgerechnet, haben Softwarehersteller und IT-Dienstleister die Gewissheit, dass die Daten immer aktuell sind. Zudem haben sie Einblick in die Datenhistorie und so zum Beispiel in Vertragsumwandlungen oder Erweiterungen sowie alle zu einem Vertrag erstellten Belege (Rechnung, Gutschrift, Ausgangsrechnungen, Storno etc.). Sie können so bei Rückfragen des Kunden schnell agieren, individuelle Konditionen vereinbaren und werden automatisch an Wartungstermine oder auslaufende Lizenzen erinnert. Mit Hilfe einer zentralen Verwaltung von Service Level Agreements und Kontingenten lassen sich Vertragsleistungen von zusätzlichen Aufwänden trennen und entsprechend abrechnen.

In der Regel bieten die Systeme für die Vertragsabrechnung eine Auswahl zwischen einer manuellen oder automatischen Abrechnung. Zudem lassen sich abweichende Rechnungsempfänger einstellen und die beim Vertragsausdruck verwendete Sprache flexibel wählen.

Ein integrierter elektronischer Rechnungsversand hilft, die Prozesse darüber hinaus weiter zu verbessern. Seit 2011 ist es deutschen Firmen erlaubt, elektronische Rechnungen ohne qualifizierte digitale Signatur zu verschicken. Allerdings ist die Einhaltung bestimmter gesetzlicher und steuerlicher Nachweispflichten wesentlich. Dazu zählen die Nachweisbarkeit der Identität des Senders sowie die Überprüfbarkeit auf Unversehrtheit der Rechnung über einen Zeitraum von zehn Jahren.

Durch den elektronischen Rechnungsversand sparen Firmen Papier, Porto und Zeit. Versendet ein Softwarehersteller beispielsweise pro Vertragslauf 350 Rechnungen per Post, sind dafür mehrere Mitarbeiter erfahrungsgemäß mindestens acht Stunden beschäftigt, und der Rechnungsdrucker ist den ganzen Tag blockiert. Digitalisierung ist aber nicht Pflicht. In der Regel lassen die Systeme die Wahl zwischen traditionellem papierbasiertem und elektronischem Rechnungsversand, beziehungsweise manuellem Versand auf Knopfdruck und Massenversand. Das Gute: Beim elektronischen Rechnungsversand finden sich alle versendeten Rechnungen in der kundenbezogenen Dokumentenablage und können später leicht eingesehen werden.