Tipps 1 bis 3: Von Analyse bis Ziele

1. Die Ziele exakt abstecken

Unabdingbar ist es, von Anfang an den Zweck zu kennen, dem die BI-Lösung später dienen soll. Es muss also beispielsweise bekannt sein, welche Nutzergruppen mit der Lösung arbeiten werden: Nur das Management, oder auch das Controlling? Weitere Fachabteilungen wie der Vertrieb? Je klarer die Anforderungen definiert sind, desto passender kann die BI-Lösung ausgewählt werden. Weitere zu berücksichtigende Ziele sind beispielsweise: Detailtiefe oder Aggregation der Reports, Aktualität der Daten, Geschwindigkeit des Reportings oder Zugriff durch externe Nutzer.

Erfahrungsgemäß lassen sich die Ziele leichter definieren, wenn die momentanen Schwachstellen bei Reporting, Prozessen, Datenmanagement und Datenerfassung im Detail bekannt sind. Diese Informationen lassen sich aus den Fachabteilungen leicht beschaffen.

2. Eine umfassende Ist-Analyse

Ein (vermeintliches) BI-Tool gibt es mit großer Sicherheit in jedem Unternehmen: Microsoft Excel. Welche weiteren BI-Ansätze gibt es bereits im Unternehmen und können diese eventuell weiter verwendet werden? Außerdem gilt es zu klären, ob die operativen Systeme bereits die notwendigen Daten liefern können. Falls nein, wie können die Analysen dann erstellt werden?

Wichtig ist auch die Frage nach dem Wissen der Mitarbeiter: Gibt es bereits Erfahrungen mit BI-Lösungen, welche Kollegen können beim BI-Projekt unterstützen und wer ist in der Lage, später mit einem BI-System umzugehen?

3. Schaffen eines BI-Kompetenzteams

BI ist kein Projekt der IT-Abteilung. Diese muss die Lösung zwar einführen, den Bedarf definieren aber die Fachabteilungen, die später täglich mit der Lösung arbeiten. Am effizientesten ist demnach ein BI-Kompetenzteam, auch BI Competence Center genannt, dem Mitglieder der IT-Abteilung, der Fachbereiche und am besten auch des Managements angehören. Nur wenn alle Gruppen am gleichen Strang ziehen und die Rückendeckung der Unternehmensführung haben, wird das BI-Projekt ein Erfolg.