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Steuerverschwendung in der Beschaffung

»Genau prüfen, woher die Ware stammt«

2. August 2016, 11:55 Uhr | Lars Bube

Fortsetzung des Artikels von Teil 1

Kreative Sparmaßnahmen

CRN: Wie hoch schätzen Sie den jährlichen Schaden für die Steuerzahler durch die daraus resultierenden unnötigen Neukäufe?
Lynen: Für eine solche Schätzung liegen mir zu wenige Daten vor. Ein Beispiel verdeutlicht aber, in welchen Dimensionen das Einsparpotenzial für die öffentliche Hand bei sinnvoller Beratung liegt. Vor einigen Jahren gewannen wir eine Ausschreibung einer Nordrhein-Westfälischen Stadt mit 100.000 Einwohnern über ca. 1.000 Microsoft Office. Ein halbes Jahr nachdem wir die Lizenzen ausgeliefert hatten (in diesem Fall Einzelplatzlizenzen), meldete sich der Verantwortliche der IT und zeigte sich verwundert darüber, dass er 1.000 Einzellizenzen vorgefunden hätte, die sich nicht zentral verteilen ließen.
Der für die Ausschreibung Verantwortliche hatte vergessen, explizit den dafür nötigen Volumenlizenzvertrag auszuschreiben und daher hatten wir die Ausschreibung mit den viel günstigsteren Einzelplatzlizenzen gewonnen. Auf die Frage, was denn ein Austausch der Lizenzen gegen die Volumenlizenz kosten würde, kamen wir auf einen Aufpreis von ca. 200 Euro pro Lizenz. Die einzige nicht erfüllte Anforderung an die Software war, dass sie zentral verteilt werde konnte; andere Vorteile der Volumenlizenz wie Terminalserverfähigkeit waren nicht gewünscht.
Als ich dem IT-Verantwortlichen vorschlug, einen Praktikanten die Installationen an den Arbeitsplatzrechnern vornehmen zu lassen, und er dadurch 200.000 Euro Ersparnis verbuchen könnte, war der Wunsch nach einer Volumenlizenz schnell vom Tisch. Die Stadt hatte durch eine Unachtsamkeit in der Ausschreibung knapp 200.000 Euro gespart, dabei aber keinen nennenswerten Nachteil in Kauf nehmen müssen.

CRN: Die Entscheidung der Vergabekammer birgt einige Sprengkraft: Wenn gebrauchter Software bei mehr Ausschreibungen zugelassen werden muss, wird sie doch bei einer rein nach dem günstigsten Preis gerichteten Entscheidung fast immer den Stich machen?
Lynen: Wer unter Beachtung der von den Gerichten genannten Voraussetzungen Gebrauchtsoftware ausschreibt, hat oft enormes Sparpotential. Aktuelle Lizenzen von erst kürzlich erschienener Software wie die 2016er Versionen von Office, Project und Visio sind jedoch in großen Mengen nicht auf dem Gebrauchtmarkt verfügbar. Wenn solche Lizenzen in großen Mengen angeboten werden, sollte der Kunde genau prüfen, woher die Ware stammt und ob die Lizenzen tatsächlich auf legalem Wege in Verkehr gebracht wurden.