Die Münchner Firma Brainloop bietet mit Secure XChange eine Lösung für den sicheren Transfer von Dokumenten, die der Nutzer via E-Mail verschickt. Statt Dateien versendet der Nutzer mittels Outlook Links zu einem speziell gesicherten Datenraum, in denen die Files lagern.

Zentrales Element von Secure XChange von Brainloop ist eine Art Dokumententresor, ein »Datenraums«. Diesen geschützten Bereich kann Anwender selbst auf einem Server einrichten oder als Service bei der Münchner Firma »mieten«. Der Datenraum dient als Aufbewahrungsort für Word-, Excel- oder Powerpoint-Files und andere Daten.

Die Software legt fest, welcher Mitarbeiter was mit welchen Dokumenten tun darf (lesen, bearbeiten, weiterleiten et cetera) und wer Zugriff auf bestimmte Informationen hat.

Bei Secure Xchange verfasst der Nutzer die E-Mail in gewohnter Art und Weise und hängt eine beliebige Zahl von Dokumenten an die Nachricht an. Drückt er den »Senden«-Button, öffnet sich ein Fenster. Es bietet dem User die Option, das Attachment auf normalem Weg oder über einen sicheren Datenraum zu versenden.

Link zu Dokument in Datenraum

Damit, so Brainloop, sinkt das Risiko deutlich, dass ein Nutzer versehentlich vertrauliche Dokumente im Klartext oder an falsche Adressaten verschickt. Statt des E-Mail-Anhangs erhält der Empfänger einen Link mit Verweis auf den Datenraum. Erst nachdem er sich mittels Passwort und PIN authentifiziert hat, kann er das Dokument öffnen.

Sollte der Versender den Link versehentlich an einen falschen Adressaten übermittelt haben, kann er den Link nachträglich sperren. Um größtmögliche Sicherheit zu garantieren, kann der Sender zudem festlegen, dass der Empfänger in jedem Falle ein Datenraum-Nutzer sein muss.

Außerdem kann der Versender einen Zustellnachweis anfordern und ein Zeitfenster zur Abholung der Daten definieren. Nach spätestens 60 Tagen wird das Dokument automatisch aus dem Datenraum gelöscht.

Plug-in für Outlook

Nach Angaben von Brainloop arbeitet Secure XChange derzeit mit Microsoft Outlook 2003 und 2007 zusammen. Als Client-Systeme kommen Windows-Rechner (Vista, XP) in Betracht. Windows 7 dürfte in Kürze hinzukommen.

Noch offen ist, ob künftig auch Lotus Notes/Domino unterstützt wird. Sinnvoll wäre dies, weil dieses Programm in vielen Großunternehmen im Einsatz ist.