Regeln für den Umgang mit Software

Leider fehlt in Unternehmen für ein Software-Asset-Management oft eine transparente Richtlinie, die den Umgang mit Software regelt. Dazu kommt noch fehlendes Lizenzwissen sowie die Rivalität zwischen IT-Abteilung und Einkauf, die ein wirtschaftliches Lizenzmanagement verhindern. Eine typische Situation aus der Praxis ohne Software-Asset-Management: Abteilungen, die Software benötigen, wenden sich an den Einkauf. Die neuen Lizenzen werden beschafft, obwohl vorher durch das IT-Management kein Lizenzabgleich gemacht wurde. Das bedeutet, Einkauf und IT-Management wissen nicht, welche Lizenzen das Unternehmen besitzt. So sind unter Umständen Lizenzen von Mitarbeitern vorhanden, die das Unternehmen verlassen haben und die auf Grund ihres Lizenzmodells weitergenutzt werden könnten. Das Problem: Auf Grund von Unwissenheit entscheidet sich der Einkauf für eine Neuanschaffung zu eventuell unwirtschaftlichen Lizenzkonditionen. Das sind Mehrkosten, die sich mit einem Software-Asset-Management (SAM) vermeiden lassen. SAM ist also kein einzelnes Projekt in IT oder Einkauf, sondern ein unternehmensweites, ganzheitliches Vorhaben. Dafür müssen Mitarbeiter, Prozesse und Technologie in Einklang gebracht werden.

Gerade in gemischten Systemlandschaften, die aus virtuellen und physikalischen Assets bestehen, ist SAM auf Grund der vielen Lizenzmodelle von großer Bedeutung. Für ein erfolgreiches SAM-Projekt müssen im ersten Schritt der Umfang definiert und die Prozesse geplant werden. Das Unternehmen muss festlegen, welche Abteilungen involviert sind und wie die Entscheidungsprozesse verlaufen. Das schafft die nötigen Voraussetzungen und garantiert, dass alle Mitarbeiter das SAM unterstützen. Im zweiten Schritt sollten Entscheider ihr Augenmerk auf den Ist-Zustand im Unternehmen richten und eine Inventarisierungslösung implementieren. Damit kann die gesamte im Unternehmen verwendete Software erfasst und ihre Nutzung analysiert werden. Das vermeidet die Gefahr einer Über- oder Unterlizenzierung. Im nächsten Schritt gilt es dann alle vorhandenen Lizenzrechte zu erfassen, damit Lizenzen und Software miteinander abgeglichen werden können. Wird dieser Prozess Schritt für Schritt durchgeführt, hat das Unternehmen auch für heterogene Systemlandschaften eine fundierte Entscheidungsgrundlage. Nun können Entscheider unwirtschaftliche Tools aussortieren und erhalten beim Erwerb neuer Software mittels Lizenzdatenbanken schnell einen Überblick über die unterschiedlichen Lizenzmodelle.