E-Mail-Richtlinien beim Schreiben lernen
Neue Software sagt nervigen Mails den Kampf an
Wenig aussagekräftige Betreffzeilen,»Antwort an alle«-Nachrichten oder ellenlange E-Mails soll es schon bald nicht mehr geben. Fraunhofer-Forscher haben diesen teuren und ineffektiven Nachrichten in Unternehmen jetzt den Kampf angesagt.
Die E-Mail-Kommunikation im Unternehmen dauerhaft verbessern soll eine neue Software, die Forscher vom Fraunhofer-Institut UMSICHT jetzt entwickelt haben. Bei »MailScout« handelt es sich um ein Add-In für Microsoft Outlook. Die Software soll Mitarbeiter in Unternehmen beim Verfassen informativerer Mails unterstützen und dafür sorgen, dass weniger elektronische Nachrichten produziert werden und die Qualität der Mails steigt.
Denn viele Unternehmen besitzen heute zwar einen E-Mail-Knigge, der unter anderem besagt, wie Textnachrichten inhaltlich gestaltet sein sollten, was einen gut formulierten Betreff auszeichnet und worauf bei der Auswahl der Empfänger zu achten ist. An zum Bersten vollen virtuellen Postkästen ändert das jedoch oft nichts, da die Ratschläge schlichtweg ignoriert werden. Die Software MailScout soll das ändern und E-Mail-Richtlinien effektiv und nachhaltig in der Firmenorganisation verankern.
Dazu setzt die MailScout direkt beim Absender von E-Mails an. Eingebettet in Outlook, weist die Software den Schreiber durch eine Informationsleiste im E-Mail-Editor auf die Länge der Nachricht sowie der Anhänge hin. »Eine lange Mail will auch gelesen werden. Dies wiederum kostet Zeit und Aufmerksamkeit. MailScout rechnet die Länge von Mails in Lesezeit um und gibt, angelehnt an die Ampelfarben, farbliche Signale zur Lesedauer«, sagt Dipl.-Phys. Thorsten Wack, Leiter Informationstechnik bei Fraunhofer UMSICHT. Zusätzlich meldet die Software, wenn viele Kontakte im Adress- oder im Cc-Feld eingepflegt sind. »Häufig werden E-Mails leichtfertig weitergeleitet. Ohne lang zu überlegen, bittet man mehrere Kollegen mit einer Mail um Kenntnisnahme, die erst die gesamte Nachricht lesen müssen, um zu erkennen, ob und inwieweit die Mail sie betrifft.«
Die Software zwingt den E-Mail-Verfasser zu nichts. Er erhält lediglich je nach Unternehmen individuell festgelegte Empfehlungen zur Optimierung der E-Mail, die ihn animieren, die gewünschten Richtlinien einzuhalten. So lässt sich der richtige Umgang mit elektronischen Nachrichten direkt beim Schreiben einer E-Mail erlernen. Spezielle Schulungen, die das Eintrichtern von E-Mail-Richtlinien zum Ziel haben, werden durch MailScout hinfällig. »Wie die Regeln aussehen bzw. wie im Unternehmen kommuniziert werden soll, bestimmt der Kunde selbst«, so Wack. Die Software lasse sich flexibel und individuell konfigurieren.
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