Cloud-DMS erleichtert Verfahrensdokumentation

Zu den größten Herausforderungen beim Aufbau eines Archivs gehört die Verfahrensdokumentation. Sie soll nachweisen, dass und wie die Vorgaben der GoBD eingehalten werden – beispielsweise mit der automatischen Vergabe fortlaufender Belegnummern. Eine große Hilfe bei diesem Nachweis bietet DMS-Anwendern die sogenannte Softwarebescheinigung nach GoBD. Sie belegt, dass die eingesetzte Lösung geeignet ist, die Vorschriften zu erfüllen. Das gilt insbesondere bei Cloud-basiertem Dokumentenmanagement. Denn hier obliegt es dem Anbieter der Lösung, die vorschriftsgemäße Installation und Wartung des Archivsystems nachzuweisen – etwa die Speicherung der Daten innerhalb der EU.