Web-Meetings in der Praxis
Tipps: Falltüren bei Web-Konferenzen vermeiden
Fortsetzung des Artikels von Teil 1
Gute Vorbereitung ist ein Muss
5. Materialien im Vorfeld zusammenstellen: Alle für die Konferenz benötigen Materialien, beispielsweise Bilder, Videos oder Texte, sollten vorher zusammengestellt werden. Nichts ist nerviger, als wenn während der Konferenz Teilnehmer nach Powerpoint- oder Excel-Dokumenten »fahnden«. Das wirft zudem ein schlechtes Bild auf den Betreffenden.
6. Programm festlegen: Damit ein Online-Meeting schnell und effizient durchgezogen werden kann, ist eine klare Agenda notwendig. Der Moderator sollte während der Session immer wieder darauf Bezug nehmen. Das verhindert beispielsweise, dass plötzliche neue Punkte zur Sprache kommen, die den Rahmen der Konferenz sprengen würden.
7. Konzentration: Wenn man in einer Web-Konferenz ohne Webcam die Partner nicht sehen kann, sollte man sich während der Session trotzdem nicht mit anderen Dingen beschäftigen, beispielsweise E-Mails bearbeiten. Auch halblaute Gespräche nebenbei stören.
8. Mit Namen melden: Wer sich in einem Online-Meeting zu Wort meldet, bei beim keine Webcam zum Einsatz kommt, sollte seinen Namen nennen. Denn andere Teilnehmer können Beiträge meist nicht aufgrund der Stimme einem Teilnehmer zuordnen.
9. Aktive Teilnahme forcieren: Der Moderator sollte während einer Session in regelmäßigen Abständen bei allen Teilnehmern nach Beiträgen oder Meinungen fragen. Auf diese Weise kann er verhindern, dass einzelne Teilnehmer »abdriften«.
10. Kommunizieren statt monologisieren: Manche Kollegen neigen bekanntlich dazu, endlose Monologe zu führen. Solche »Ergüsse« führen unweigerlich dazu, dass die übrigen Teilnehmer sich gedanklich ausklinken. In diesem Fall muss der Moderator rechtzeitig gegensteuern und den mitteilungsfreudigen Teilnehmer bremsen. Wichtig: Vor dem Meeting klar machen, dass kurze und prägnante Redebeiträge gefordert sind.
11. Präsentationen: Die Grundregeln für Präsentationen müssen in Web-Konferenzen besonders streng eingehalten werden. Das bedeutet:
- Möglichst wenig Text auf einer Folie; maximal sechs Bullet-Points.
- Große, klare Schrifttypen verwenden.
- Klare und deutlich visualisierte Strukturierung der Gliederungsebenen.
- Nummerierte Folien verwenden.
- Keinen unruhigen Hintergrund und keine aufwändigen Randgrafiken verwenden.
- Keine komplexen Animationen einsetzen.
- Ganz wichtig ist: Der Präsentierende sollte nicht ständig mit dem Mauszeiger auf den Folien herumkurven; das nervt.
12. Getränke: Kaffeetassen, Teetassen und Gläser dürfen nicht neben dem Mikrofon platziert werden. Denn das Klappern und Klirren stört die Web-Konferenz.
- Tipps: Falltüren bei Web-Konferenzen vermeiden
- Gute Vorbereitung ist ein Muss
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