Web-Meetings in der Praxis
Tipps: Falltüren bei Web-Konferenzen vermeiden
Das System einschalten und einfach losplappern oder »lospräsentieren«. Ganz so einfach ist es nicht, wenn eine Web-Konferenz funktionieren soll. Cisco Web Ex hat in zwölf Tipps zusammengefasst, wie man eine Web-Konferenzen erfolgreich und produktiv gestaltet.
Web-Konferenzen gehören mittlerweile zum Alltag. Denn virtuelle Meetings sparen Geld und Zeit, etwa weil Dienstreisen entfallen. Experten von Cisco Web Ex zeigen, wie man Online-Meetings erfolgreich gestaltet.
1. Die Technik: Vor dem Start einer Web-Konferenz sollten sich alle Teilnehmer mit der Technik vertraut machen. Das gesamte Equipment, die Software und die Webcam müssen vorher ausprobiert werden, etwa in einer Test-Konferenz. Das verhindert, dass es zu unliebsamen Überraschungen kommt, etwa weil ein System defekt ist oder ein Teilnehmer nicht mit dem System umgehen kann.
2. Teilnehmerzahl begrenzen: Weniger ist mehr – nach diesem Grundsatz sollte auch bei Web-Konferenzen verfahren werden. Die Zahl der Teilnehmer sollte auf sechs bis sieben begrenzt sein. Zudem empfiehlt es sich die Dauer einer Konferenz auf 90 Minuten zu limitieren. Mehr ist manchmal nicht zu vermeiden, geht aber immer zu Lasten der Produktivität.
3. Verfügbarkeit der Teilnehmer beachten: Beim Ansetzen von Web-Konferenzen sollte der Einladende auf Zeitzonen und lokale Feiertage achten. Dies wird häufig übersehen, oft auch von den Eingeladenen selbst.
4. Für eine ruhige Umgebung sorgen: Ein lautes Großraumbüro ist sicherlich nicht der ideale Platz für eine Web-Konferenz. Die Meetings sollten in einer ruhigen Umgebung stattfinden. Denn Hintergrundgeräusche sind störend und irritierend. Außerdem fallen sie vor Ort viel weniger auf als bei den via Web verbundenen Partnern.
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