Umfassendes Informationsmanagement

Enterprise Content Management verbindet heute standardmäßig Dokumente und Web-Content. Inzwischen rücken strukturierte Daten ebenfalls ins Visier eines umfassenden Informationsmanagements.

Enterprise Content Management (ECM) ist der heute gebräuchliche Begriff, der alles abdeckt, was irgendwie mit Content und Dokumenten zu tun hat. In den letzten zehn Jahren hat sich die Definition von ECM mehrfach, aber meistens nur geringfügig geändert. ECM umfasst die wichtigsten Hauptkomponenten von Lösungen zur Erfassung, Verwaltung, Erschließung, Speicherung, Bereitstellung und Archivierung von Informationsobjekten. Die aktuelle Definition der Association for Information and Image Management (AIIM), eines internationalen Branchenverbands, lautet: »Enterprise Content Management is the strategies, methods and tools used to capture, manage, store, preserve, and deliver content and documents related to organizational processes. ECM tools and strategies allow the management of an organization’s unstructured information, wherever that information exists.«

Der Fokus lag zunächst auf unstrukturierten oder schwach strukturierten Dokumenten, hat sich aber durch den Technologiewandel inzwischen universeller auf alle Formen und Typen elektronischer Information erweitert. Diese Informationsobjekte können gescannte Papierdokumente, E-Mails, elektronische Dokumente aus der Office-Welt, digitale Bilder, Web-Inhalte, Multimedia-Informationen, Datensätze aus Datenbanken, Listen aus Anwendungen, SMS-Botschaften oder Twitter-Feeds sein.

Eine Grundidee von ECM, die sich bereits in frühen Grafiken aus dem Jahr 2000 findet, ist es, strukturierte und unstrukturierte Informationen zusammenzuführen und gemeinsam zu verwalten. Eine wesentliche Komponente war daher auch immer schon das universelle, einheitliche Repository für alle Formen von Daten und Informationen. In dem Maße, in dem sich der Markt veränderte und neue Komponenten für die Informationsverwaltung den ursprünglichen Kanon der ECM-Funktionalität ergänzten – zum Beispiel E-Mail-Management, Digital Asset Management, Wikis oder Teamrooms –, wurde das Spektrum von Enterprise Content Management kontinuierlich erweitert und angepasst. Dennoch gab es vermehrt kritische Stimmen, die ECM ganz anders definieren oder gleich den Geschichtsbüchern hinterlassen wollten.

So schwappte mit dem Kooperationsthema vor zwei Jahren die Web-2.0-Welle auf das Thema ECM über. Funktionsgruppen wie Wikis, Blogs, Foren, RSS, Favoriten, Communities, Tagging, Folksonomy oder Mashups wurden im ECM-Rahmen erprobt – bislang allerdings nur mit begrenztem Erfolg. Web-2.0-Praktiken sind nun mal nicht auf Integrität, Konsistenz oder gar revisionssichere Archivierung ausgelegt.

1. Umfassendes Informationsmanagement
2. EIM als konsequente Fortführung von ECM