Die Zukunft des Geschäftsprozess-Managements
BPM als Basis für besseres Handeln
BPM (Business Process Management) bezeichnet eine Reihe von ineinander greifenden Methoden, Werkzeugen und Techniken, die der strategischen Ausrichtung sowie der Entwicklung und Verbesserung von Geschäftsprozessen dienen. Lag der Schwerpunkt diesbezüglicher Vorhaben ursprünglich auf der Automatisierung von stark strukturierten Prozessen, so werden künftig auch unstrukturierte Abläufe, die über Abteilungs- oder gar Unternehmensgrenzen hinausgehen, in die Initiativen mit einbezogen, so die Prognose der Marktforscher von Gartner.
Geschäftsprozessmanagement bezeichnet sowohl eine Management-Disziplin als auch die technische
Unterstützung betrieblicher Abläufe von der Modellierung bis zur Ausführung und Änderung. Der
Vorteil dieses Konzepts sind flexibel gestaltete Geschäftsprozesse, die sich bedarfsorientiert
anpassen lassen. Die Herausforderung dabei besteht darin, die Kernprozesse zu identifizieren, ihre
Eigenheiten zu charakterisieren, die Arbeitsschritte zu definieren, damit sie IT-gestützt ablaufen
können. Dies ist die Aufgabe des Geschäftsprozess-Managements, dessen logische Grundlage
mittlerweile meist eine serviceorientierte Architektur darstellt. Auf dieser Basis führen immer
mehr Unternehmen Business Process Management (BPM) ein, wie die Gartner-Analystin Janelle Hill
erklärt.
Anwender seien außerdem dabei, ihren Fokus beim Geschäftsprozess-Management auszuweiten:
Automatisierten sie bislang vorhersagbare, gut strukturierte Routineprozesse – etwa den
Bestellvorgang, so beziehen sie nun auch weniger strukturierte Abläufe mit ein, die über
Abteilungsgrenzen hinausgehen. Zudem wollen Anwender Änderungen an ihren Prozessen schneller
durchführen können als bisher.
Dynamisierung
Dynamisches BPM lautet dann das Stichwort: Neue Technik soll die Möglichkeit eröffnen, als
Reaktion auf unerwartet auftretende Ereignisse (Events), Prozesse nahezu in Echtzeit an die neuen
Gegebenheiten anzupassen. Die eingesetzten Systeme sollten Business Activity Monitoring für die
Überwachung der Prozesse und interaktive Dashboards unterstützen. Weitere Fortschritte in der
Visualisierungstechnik sind zu erwarten, denn nicht allein die Techniker werden für die Änderungen
zuständig sein, sondern vor allem die Geschäftsnutzer. In diesem Zusammenhang ersetzen Portale
immer mehr die Einzelfunktions-Benutzerschnittstellen, erklärt Hill. Darüber hinaus steigt die
Bedeutung von expliziten so genannten Rules Engines, die den Zugang zu den Entscheidungspunkten in
einem System möglich machen, in dem Änderungen erforderlich sein könnten. Die Analystin empfiehlt
Anwenderunternehmen, die Rolle der Events zu prüfen, die in Kombination mit Adhoc- oder auch
strukturierten Prozessen wichtig sein könnten.
Ebenfalls im Zusammenhang mit dynamischerem Management von Prozessen wird eine neue Kategorie
von Werkzeugen an Bedeutung gewinnen: automatisierte Process Discovery Tools. Einige dieser Tools
untersuchen Execution Logs, um historische Patterns oder Interaktionen von Menschen während eines
Ablaufs zu identifizieren, die dabei helfen, die Anforderungen an einen Prozess zu bestimmen. Noch
sind solche Werkzeuge nur vereinzelt als Teil eines BPM-Systems vorhanden. Sie lassen sich auch bei
der Geschäftsmodellierung – ein weitgehend manueller Vorgang – unterstützend einsetzen.
Innerhalb der nächsten zwei bis drei Jahre wird der Einsatz dieser Process Discovery Tools und
der von sozialer Software, mobilen Anwendungen sowie von interaktiver Spieletechnik in Kombination
mit BPM die nach außen gerichteten Prozesse massiv verändern, prognostiziert Janelle Hill. Diese
auf Kunden bezogenen Abläufe werden sich selbst anpassen können, entsprechend der von der Software
entdeckten Muster in den Vorlieben und Bedürfnissen der Kunden, parallel laufenden
Wettbewerbsanalysen und sozialen Verbindungen. Dafür sind zusätzlich zu den erwähnten Techniken
BPM-Systeme erforderlich, die unstrukturierte Prozesse unterstützen können.
Die Modellierung und der Zusammenbau von Softwarekomponenten in so genannte Compositions, auf
die Anwender über ihre Browser zugreifen, hat sich als effizienter erwiesen als das Schreiben von
Code, stellt Hill fest. Als Folge werden allgemeine Fähigkeiten in einer integrierten
Composition-Umgebung vorgehalten und verschiedenen Rollen zur Verfügung gestellt, die in diesen
Zusammenbau der Komponenten involviert sind. Diese Umgebung soll die Design- und Laufzeitelemente
zusammenbringen, um den gesamten Lebenszyklus eines Prozesses zu unterstützen.
Composition als Ansatz der Auslieferung von Lösungen stellt eine Alternative zu
Eigenentwicklungen oder vorgefertigten Programmen dar. Dieses Konzept werde auch die Bedeutung der
Anbieter von Standardanwendungen relativieren, so die Marktforscherin. Mit individuellen
unternehmensspezifischen Kompositionen unterscheide man sich dann vom Wettbewerb. Sie empfiehlt
Unternehmen, sich auf das Management von verteilten Teams mit Teilnehmern in neuen Rollen und einem
neuen Beziehungsgeflecht für die Zusammenarbeit vorzubereiten.
Schließlich wollen Betriebe künftig ihre Prozesse auch über die eigenen Firmengrenzen hinaus mit
denen ihrer Partner und Lieferanten verbinden. Bis 2014 werden so genannte Business Process
Networks (BPNs) die Grundlage von mehr als einem Drittel der neuen B2B-Integrationsprojekte
liefern, glaubt Gartner. BPNs umfassen vorgefertigte Verbindungen zu B2B-Community-Mitgliedern,
prozessspezifische Adapter, Landkarten für die interne Anwendungsintegration sowie
vorkonfiguriertes BAM (Business Activity Monitoring) mit Key Process Indicators (KPI) und
Dashboards für Einblicke in die Prozesse. BAM bezeichnet die Gesamtheit der Analysen und
Präsentationen über zeitrelevante Geschäftsprozesse. Die meisten Anwender managen ihre
Geschäftsprozesse noch mithilfe von Onpremise-Lösungen, also nicht auf Basis von Cloud Computing.
Doch gerade das Cloud-Konzept streckt seine Fühler langsam auch in diesem geschäftskritischen
Bereich aus. Am erfolgreichsten sind derzeit noch die Angebote für die Geschäftsprozessmodellierung
in der Wolke. Dort erkennen die Anwender eine kostengünstige Möglichkeit der einfachen
Zusammenarbeit von verteilten Teams beim Modellieren von Prozessen.
BAM aus der Cloud
Doch bis zum Bezug einer gesamten BPM-Lösung aus der Cloud sei es noch ein langer Weg. Janelle
Hill stellt fest, dass bislang noch nicht einmal die Terminologie für die Beschreibung der
Cloud-Fähigkeiten eindeutig sei. Dennoch sieht sie gute Chancen vor allem für Wolkenangebote von
einzelnen Geschäftsfunktionen, etwa BAM oder eben Modellierungsumgebungen.
Definitionen und Grundlagen
Business Process Management (BPM) beschäftigt sich mit dem Herausfinden, Gestalten,
Dokumentieren und Verbessern von Geschäftsprozessen. BPM umfasst im Wesentlichen drei Teilbereiche:
Planen und Modellieren der Prozesse,
Durchführen der Prozesse beziehungsweise Arbeiten nach Prozessen und
Überwachen der Prozesse.
Die Erkenntnisse aus dem Überwachen fließen idealerweise in einem Kreislauf wieder in die
Planung ein.
Geschäftsprozessverwaltung synchronisiert die Bereiche Planung, Entwurf, Konstruktion,
Produktion, Instandhaltung, Nachverfolgung und Anpassung in einer Organisation. Im Idealfall erhält
das Unternehmen eine End-to-End-Sicht auf einen oder mehrere Geschäftsabläufe. Dies gilt zwar auch
unabhängig von der verwendeten Technik, doch wird der Begriff üblicherweise auch zusammen mit der
IT-Unterstützung für die betrieblichen Abläufe verwendet.
Die Automatisierung eines Geschäftsprozesses erfordert als erstes die Dokumentation der
einzelnen Schritte des Ablaufs in enger Zusammenarbeit zwischen den Fachanwendern und den
IT-Mitarbeitern. Als Unterstützung können grafische Modellierungswerkzeuge dienen, die für die
Modellierung die grafische Spezifikationssprache Business Process Modeling Notation (BPMN)
unterstützen sollten. Bevor sich das daraus entstandene Prozessmodell tatsächlich implementieren
lässt, kann eine Simulation des Ablaufs in der Modellierumgebung erfolgen.
BPM liefert schließlich auch eine Technikplattform, die das Modell mit der nötigen
Geschäftslogik aufgrund von festgelegten Regeln konkretisiert und einer Ablaufumgebung zur
Ausführung übergibt. Eine so genannte Ausführungs-Engine orchestriert die Aktivitäten und
Interaktionen des Prozessmodells, übernimmt nach den definierten Regeln das Routing der
Arbeitsschritte an die entsprechenden Menschen und kümmert sich um Eskalationen, Delegierung sowie
das Management des Workflow-Status.
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