IDC-Studie: Print- und Dokumenten-Management
Document Solutions sind gefragt
Die aktuelle IDC-Studie zu Print-Management und Document Solutions in Deutschland zeigt einen Trend zu mehr Dokumenten-Management-Lösungen, aber auch zu Cloud Computing in diesem Bereich.
IDC befragte 300 deutsche Unternehmen mit mehr als 200 Mitarbeitern zum Einsatz und der Planung
von Druck-Management- und Dokumentenlösungen. Zu diesen Lösungen zählen die Analysten alle
Maßnahmen und Produkte, die zur "Optimierung der Kosten, Leistungsqualität und Infrastruktur" im
Druck-Management beitragen sowie Software zur Digitalisierung sowie Verteilung und elektronischer
Archivierung von Dokumenten, elektronische Formulare oder auch automatisierte Druckprozesse.
Die Befragung ergab, dass das Interesse an Print-Management und Document Solution im Vergleich
zum Vorjahr gestiegen ist. Planten 2009 lediglich 7,3 Prozent der Befragten Lösungen in beiden
Bereichen einzusetzen, so sind es 2010 bereits 21,7 Prozent.
Document Solutions macht Prozesse effizienter
Druck-Management ist bei den Unternehmen immer noch verbreiteter als Dokumentenlösungen, so IDC.
Ein optimierter Gerätepark sowie reduzierte Druckkosten mithilfe von Print-Management stellen aber
lediglich einen Zwischenschritt dar, erläutert Matthias Kraus, Research Analyst und Projektleiter
der Studie bei IDC. Erst dann folgt das eigentliche Thema: die Optimierung von Dokumentenprozessen
mit Hilfe von entsprechenden Lösungen. Beweis dafür: Die Anzahl derjenigen Unternehmen, die
Print-Management im Einsatz haben und ihre Dokumentenprozesse mit Document Solutions verbessern
wollen, steigt von 4,0 auf 6,7 Prozent.
Dass Dokumentenlösungen dazu beitragen, die entsprechenden Prozesse in den Fachabteilungen zu
optimieren, steht bei fast einem Drittel der befragten IT- und Fachbereichsverantwortlichen außer
Frage. Mehr als die Hälfte wertet Document Solutions als ein Mittel, um dokumentenintensive
Prozesse zumindest in Teilbereichen zu optimieren. Dabei gehören zu den am häufigsten eingesetzten
Maßnahmen elektronische Formulare (69 Prozent) und elektronische Vorlagen (66 Prozent). Viele
Unternehmen planen auch in den kommenden zwölf bis 24 Monaten den Einsatz von
Document-Solutions-Software und -Services, um Prozesse zu automatisieren. "Automatisierte Prozesse
ermöglichen schnellere Durchlaufzeiten und zuverlässigere Geschäftsprozesse. Diese führen dann zum
eigentlichen Nutzen: einer höheren Produktivität der Fachabteilungsmitarbeiter und zu mehr
Kundenzufriedenheit", so IDC-Analyst Kraus.
Sollen Prozesse bestmöglich optimiert werden, ist die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit
zwischen IT und Fachabteilungen erforderlich. Dabei gibt es jedoch noch zahlreiche Hürden zu
überwinden. Viele dieser Barrieren sind das Ergebnis mangelhafter Kommunikation zwischen den beiden
Bereichen. Die mangelnde Kenntnis der Anforderungen der Fachabteilungen durch die IT (41 Prozent)
oder aber auch Mentalitäts- und Sprachunterschiede (28 Prozent) sowie unterschiedliche Ziele von IT
und Fachabteilungen (27 Prozent) sind die am häufigsten genannten Gründe.
Schließlich zeigen die Befragungsergebnisse, dass die Unternehmen ein hohes Interesse am Thema
Software-as-a-Service (SaaS) im Bereich von Document Solutions haben. Aktuell nehmen elf Prozent
der befragten Unternehmen eine Cloud-Lösung in Anspruch. Unter denjenigen Unternehmen, die bereits
Document Solutions nutzen, bezieht bereits fast jedes fünfte diese als Software-as-a-Service. Rund
46 Prozent haben mit der Planung begonnen, und lediglich 13 Prozent schließen den Einsatz einer
SaaS-Lösung für Document Solutions aus.
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