Optimierung der Druckprozesse
Druck auf die Druckkosten
Drucken gehört nicht zu den Lieblingsthemen der Systemadministratoren. Eine gravierende Ursache für die fehlende Zuneigung: Drucker können nicht komplett zentral vom Schreibtisch aus betreut werden. Immer wieder gilt es, Toner oder Papier auszutauschen und nachzulegen oder Papierstaus zu beseitigen. Wenn am Helpdesk die telefonische Nachricht eingeht, dass der Druckjob nicht "rauskommt", kann dies unendlich viele Ursachen haben.
Eine weitere lästige Angelegenheit: Das Treiber-Handling. In den meisten Unternehmen bildet sich
im Laufe der Jahre – anders als im Lehrbuch für die Systemadministration – eine inhomogene
Druckerlandschaft mit einer Vielzahl unterschiedlicher Modelle verschiedener Hersteller. Folglich
plagt sich die Systemadministration mit einer größeren Anzahl von Druckertreibern herum. Jeder
Systemwechsel betrifft immer auch zusätzlich die Drucker. Für jedes Modell müssen die
entsprechenden Treiber gesucht, gefunden, teilweise getestet und installiert werden.
Es existiert noch eine andere nicht gerade triviale Aufgabe beim Netzwerkdrucken: Meldet sich
ein Nutzer im Netz an, erwartet er selbstverständlich, dass ihm im System automatisch die Drucker
zur Verfügung stehen, die sich in der Nähe seines Arbeitsplatzes befinden. In kleineren Unternehmen
können Anwender ihre Drucker noch selbst mappen oder sie lokal an ihrem Desktop-PC einrichten. In
größeren Netzwerken ist dies unrealistisch.
Die Herausforderung beim Mappen besteht darin, den Anwender nicht nur einer Nutzergruppe
zuzuordnen, zum Beispiel Marketing oder Vertrieb, sondern zusätzlich auch einem Ort, Stockwerk oder
Gebäudetrakt. Schließlich muss der Drucker für den Anwender gut erreichbar sein. Dies ist besonders
schwierig in Firmen mit einem hohen Anteil an Mitarbeitern, die keinen festen Arbeitsplatz haben,
sondern ihren Laptop dort aufstellen, wo ein Platz frei ist.
Das Trio Infernale des Druckens
Nimmt man all diese Herausforderungen – also die notwendige dezentrale Betreuung der Drucker,
das aufwändige Treiber-Handling und ein kompliziertes Drucker-Mapping – wird deutlich, dass die
damit einhergehenden aufwändigen Arbeiten große Kosten verursachen. Deutlich macht dies auch eine
2009 von ICM Research veröffentlichte Studie. Laut dieser verbringen IT-Manager oder technisches
Personal pro Jahr im Durchschnitt dreieinhalb Wochen damit, Probleme an den Druck- und
Kopiersystemen zu lösen. Eine gigantische und zumindest in Teilen unnötige Geldverschwendung. Wer
also auch in Zeiten der Konsolidierung seine Kosten im Auge behalten will, tut gut daran, das Thema
Drucken im Unternehmen zu analysieren und zu optimieren.
Statusanzeigen ermöglichen proaktives Handeln
Eine sinnvolle Investition ist die Einführung eines Druck-Management-Systems mit Statusanzeigen
der Druckerzustände. So kann IT-Personal proaktiv handeln, etwa den Toner austauschen, bevor er
restlos verbraucht ist und sich Benutzer beschweren. Einige Druckerhersteller bieten zwar Software
an, um ihre Drucker zentral zu überwachen und Einstellungen vorzunehmen. In vollem Umfang stehen
diese Lösungen aber nur für Geräte aus eigener Produktion zur Verfügung.
Auch eigene Skripte funktionieren nicht herstellerübergreifend. Zwar hat sich SNMP als Standard
etabliert, aber spezielle Funktionen eines Druckers wie zum Beispiel der Tonerstand sind in so
genannten privaten MIB-Dateien definiert, die sich modellabhängig unterscheiden können.
Ab Windows Server 2003/R2 bietet Microsoft eine Drucker-Manager-Konsole in der MMC, die hilft,
Fehler bei der Abarbeitung von Druckaufträgen zu erkennen. Dies kann eine erste Hilfe beim Erkennen
von Fehlern sein. Allerdings zeigt die Konsole nur die Information der Spooler an. Wer
Informationen über die Netzwerkdrucker benötigt, sucht hier vergeblich.
Mappen: das A und O für zufriedene Anwender
Das Bereitstellen der jeweils passenden Druckobjekte, ist eine zentrale Aufgabe der
Administration. Eine Voraussetzung für das Mappen der richtigen Drucker ist das Nutzen der
passenden Treiber. Dazu bietet Microsoft beim Einsatz eines Druck-Servers mit seinem
Point-and-Print eine Lösung. Alle Treiber sind zentral auf dem Druck-Server hinterlegt. Die
Maschine, die sich mit dem Server verbindet, lädt den passenden Treiber automatisch herunter und
installiert ihn.
Dieses praktische Verfahren kollidiert aber mit den Sicherheitsvorkehrungen von Microsoft,
sodass es ab Vista nicht mehr "Out of the Box" funktioniert. Besonders spürbar ist das bei x64 oder
beim Wechsel auf Windows 7. Selbst wenn man den Print-Server auf Windows 2003 und 32 Bit laufen
lässt, funktioniert es nur, wenn man dort den richtigen Treiber für Windows 7 bereitstellen kann.
So muss auch beim Wechsel des Client-Betriebssystems für alle Druckermodelle geprüft werden, ob es
passende Treiber gibt, selbst wenn sich auf dem Print-Server nichts geändert hat.
Viele Administratoren lösen das Mapping, indem sie den Benutzern die Drucker per Skript
zuweisen. Jedoch verursacht diese Vorgehensweise einen hohen Anpassungsaufwand, wenn neue Nutzer
oder Drucker eingerichtet werden müssen.
Alternativ ist es in kleinen Umgebungen möglich, dass sich Nutzer über die
Active-Directory-Suche ihren Drucker selbst heraussuchen. Dabei können sie angeben, welche
Bedingungen, wie Vierfarbdruck oder Duplex, der Drucker erfüllen muss. Voraussetzung hierfür ist,
dass die Kommentar- und Ortsfelder seitens der Administration richtig gepflegt sind. Zudem entsteht
ein nicht unerheblicher Schulungsaufwand, schon alleine, um die Suchmaske zu finden. Selbst
Optimisten sollten eine nicht unerhebliche Zahl von Fehlausdrucken und Helpdesk-Anrufen
einplanen.
Besser ist IPP (Internet Printing), wo die Nutzer die richtigen Drucker über eine Website
auswählen. Auch dafür ist eine strikte Rechteverwaltung und die Pflege der Kommentare
unverzichtbar. Und auch hier besteht eine enorme Gefahr von Bedienungsfehlern. Eine andere Lösung
ist ab Windows Server 2008 R2 erhältlich, denn hier kann man Drucker auch über Group Policies (GPO)
zuweisen. Dies erfordert jedoch eine Strukturierung der Organization Units (OU), die meist nicht
auf die Bedürfnisse des Druckens abgestimmt ist.
Eine komfortable Lösung soll eine Technik namens Autoconnect bieten, die Bestandteil der meisten
Thinprint-Lösungen ist. Anhand einer Matrix können lassen sich Drucker dabei sowohl nutzer- als
auch maschinenbasiert zuweisen. Sobald sich der Anwender ins Netzwerk einloggt, werden ihm
automatisch die richtigen Drucker in seiner Umgebung zur Verfügung gestellt. Die Lösung ist sowohl
für Client-Drucker im Server-based Computing einsetzbar wie auch für das Netzwerkdrucken in
unterschiedlichen Umgebungen.
Bereits ab 30 Nutzern ist es sinnvoll, einen zentralen Druck-Server einzuführen. Die Vorteile
liegen auf der Hand: Die Verwaltung und Aktualisierung der Systeme wird vereinfacht, und Störungen
im Druckprozess wirken sich nicht unmittelbar auf die Anwendungen aus. Terminal-Server oder
Host-Systeme laufen stabiler durch die Auslagerung des Druckprozesses. Auch Netzwerkdrucker, selbst
wenn sie mittlerweile meist mit einer Festplatte ausgestattet sind, sind keine Spool-Maschinen und
auch nicht geeignet, von vielen Seiten und den unterschiedlichsten Systemen gleichzeitig Aufträge
zu erhalten.
Doch auch bei Einführung eines zentrales Druck-Servers verschlingt die Installation der Treiber
immer noch eine Menge Zeit, müssen doch pro Druckermodell alle Druckertreiberversionen für die
unterschiedlichen Server- und Client-Betriebssysteme installiert und aktualisiert werden. Insofern
macht es sich ab einer bestimmten Unternehmensgröße bezahlt, sich nach zusätzlichen Lösungen
umzusehen, die die Administration erleichtern und den reibungslosen Ablauf gewährleisten.
Eine praktische Lösung ist der Einsatz eines virtuellen Druckertreibers. Bei dieser Lösung
werden die Originaltreiber der Hersteller allein zentral auf dem Druck-Server bereitgestellt. Auf
den Arbeitsplatzrechnern kommt nur ein virtuelle Druckertreiber zum Einsatz. Der V-Layer sorgt für
die Aufbereitung des Druckauftrags auf dem Server mit dem jeweils richtigen Druckertreiber. Zum
einen muss man sich nicht mehr um Druckertreiber auf den unzähligen Clients kümmern, zum anderen
lassen sich so auch alte Druckgeräte weiterverwenden, auch wenn man Nutzer-PCs beispielsweise auf
Windows7 updatet.
Die Zukunft: Drucken aus der Wolke
Eine noch völlig neue und momentan visionär klingende Möglichkeit, die Kosten rund um den
Themenkomplex Drucken zu senken, wird sicher das Cloud Printing bringen. Schauen sich immer mehr
Unternehmen nach Applikationen in der Cloud um, liegt es nahe, auch das Drucken in die Wolke zu
verlagern.
Was ist neu in Windows 7
Treiberisolation: Macht ein Treiber Probleme, stürzt oft der komplette Spooler ab. Nun können
problematische Drucker isoliert laufen und verursachen keinen Spooler-Absturz mehr.
In Windows 7 lassen sich nun Standarddruckerprofile anlegen, sodass ein Laptop-Benutzer einen
anderen Standarddrucker abhängig davon bekommt, ob er zu Hause ist oder in seinem Büro.
Das Befehlszeilenprogramm Printer Migrator ist abgelöst durch Printbrm.exe (Print Backup
Recovery Migration). Printbrm unterstützt auch moderne Treiber und 64Bit-Systeme.
Windows 2008 R2 bietet mehr Möglichkeiten zum Drucker-Mapping via Gruppenrichtlinien.
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