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Beliebige Prozesse abbildbar
T-Systems hat das Self-Service-Portal im Rahmen des eigenen Dynamic-Workplaces-Konzepts umgesetzt. Erstmals können Kunden die technischen Möglichkeiten der Benutzerverwaltung nicht nur für reine IT-Services, sondern auch für sämtliche Geschäftsprozesse nutzen, die in einem Unternehmen nur denkbar sind. „Für den Fall, dass ein Mitarbeiter die Abteilung wechselt, kann ein Prozess hinterlegt werden, der bei den internen und externen Lieferanten alle dafür erforderlichen Maßnahmen anstößt“, erläutert Thomas Novotny. „Dies kann vom Umzug von Kostenstelle, Schreibtisch und Active-Directory bis hin zum Wunsch eines Kunden reichen, dass jeder Schreibtisch beim Umzug neu lackiert wird – dann ist es theoretisch möglich, über den Self-Service automatisch einen Maler zu beauftragen, der diese Aufgabe übernimmt.“
Damit dient das Self-Service-Portal als Kommunikationsschnittstelle, die andere Portale im Unternehmen sowie bei externen Zulieferern anspricht und mit diesen wechselseitig kommuniziert. Dies steigert den Hochautomatisierungsgrad, den IT-Arbeitsplätze aus der Cloud ohnehin bieten, weiter; gleichzeitig wächst die Transparenz für das Management. So leistet das Portal eine vollautomatisierte Dokumentation der Services, die ein Mitarbeiter je abgerufen hat – was gerade dann von großem Vorteil ist, wenn er das Unternehmen wieder verlässt.
Darüber hinaus können die Verantwortlichen über den Self-Service jederzeit Nachweis über die eingesetzten Lizenzen führen und das Lizenzmanagement wirksam steuern. Durch die Transparenz und direkte Kostenzuordnung ist es möglich, nicht mehr eingesetzte Lizenzen zu kündigen und bestehende Ressourcen effizient zu nutzen.
Deutliche Zeit- und Kosteneinsparungen
Kundenbeispiele zeigen, dass das Self-Service-Portal den Unternehmen deutliche Zeit- und Kosteneinsparungen beschert – ob bei der kompletten Neueinrichtung virtueller Arbeitsplätze oder der alltäglichen Benutzerverwaltung. „Wir waren total überrascht: Nach der Buchung dauert es nur fünf Minuten, bis ein Mitarbeiter Microsoft-Outlook und -Lync vollumfänglich nutzen kann“, nennt der IT-Verantwortliche eines internationalen Energiekonzerns als prägnantes Beispiel. „Indem die Administration an die Mitarbeiter delegiert und gleichzeitig automatisiert wird, ersparen wir den IT- und Fachabteilungen zahlreiche manuelle Arbeitsschritte.“
Von großem Vorteil ist die bi-direktionale Kommunikation zwischen Self-Service- und anderen Portalen auch für Unternehmen, die viel mit externen Fachkräften arbeiten, wie zum Beispiel in der Beraterbranche üblich. Sie profitieren davon, dass sie die temporären Mitarbeiter in kurzer Zeit in die Cloud-basierten Arbeitsplatzkonzepte integrieren und davon wieder abmelden können. Da das Self-Service-Portal in allen Sprachen verfügbar ist, bietet es sich zudem für international tätige Unternehmen an – zumal auch die Lizenzpreise, die weltweit stark differieren können, jeweils länderspezifisch dargestellt werden.
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