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IT-Arbeitsplatz aus dem Warenkorb

31. Oktober 2014, 11:13 Uhr | Danielle Schoof, Journalistin

IT-Arbeitsplätze aus der Cloud machen die Anwender unabhängig von festen Standorten und Arbeitszeiten. Mit innovativen Self-Service-Portalen lässt sich diese Autonomie weiter steigern: So brauchen die Mitarbeiter neue Anwendungen und Prozesse nicht mehr zeitraubend über die Fachabteilungen zu bestellen – sondern buchen diese per Mausklick in Eigenregie.

Cloud-basierten Arbeitsplatzkonzepten gehört die Zukunft. Zu diesem Ergebnis kommt die Studie „Future Workplace in Deutschland 2013“ von Pierre Audoin Consultants (PAC) unter IT-Verantwortlichen in Deutschland. Danach soll im Jahr 2015 jedes achte Unternehmen ganze Arbeitsplatzumgebungen aus dem Rechenzentrum beziehen. Damit verbunden ist das Ziel, die Kosten für Ausstattung und Betrieb der Arbeitsplätze zu reduzieren, die Flexibilität der Mitarbeiter zu steigern sowie neue Talente zu gewinnen und ans Unternehmen zu binden.

Arbeitsplatz ohne IT-Investitionen

Virtuelle Arbeitsplätze lösen diese Anforderungen gebündelt ein. Mitarbeiter greifen damit auch unterwegs, an verschiedenen Firmenstandorten oder im Home-Office per Laptop, Smartphone oder Tablet auf die benötigten Daten und Anwendungen zu: ob es sich um Microsoft-Office, SAP-Standardlösungen oder Collaboration-Tools handelt. Gerade die technikaffine junge Generation schätzt die Flexibilität, die Arbeitsplätze aus der Cloud bieten. Außerdem brauchen die Services nicht mehr zeitraubend gestartet werden, sondern stehen nach der Anmeldung sofort zur Verfügung. Unternehmen wiederum müssen nicht in eigene IT-Ressourcen investieren. Sie zahlen für jeden Arbeitsplatz nur eine monatliche Gebühr an den Provider, der Kostenvorteile durch Skaleneffekte und industrielle IT-Fertigungsprinzipien umsetzen kann.

Mit modernen Self-Service-Portalen werden die Vorteile virtueller Arbeitsplätze potenziert. Denn diese ermöglichen es Mitarbeitern, selbstständig neue Services zu buchen. Dies ist jedoch nicht auf Informationen und Applikationen beschränkt, sondern schließt ganze Geschäftsprozesse ein, wie Urlaubsanträge oder die Rechnungsstellung an die Kunden. Statt wie üblich diese Prozesse über die IT- und Fachabteilungen abzuwickeln, werden sie über das Self-Service-Portal vollständig automatisiert. Als Add-on lassen sich vorhandene Services, wie zum Beispiel die Bestellung von Büroartikeln, integrieren. Das spart viel Zeit und Geld – und eröffnet zukunftsweisenden Arbeitsplatzkonzepten eine weitere Dimension.

Onboarding neuer Mitarbeiter

„Dies beginnt schon beim Onboarding neuer Mitarbeiter“, unterstreicht Thomas Novotny, Senior Business Development Manager for Enterprise Architecture bei T-Systems. „So enthält jedes Self-Service-Portal – auch Benutzerverwaltung genannt – einen Servicekatalog, aus dem die benötigten Services bereits vor Eintritt des Mitarbeiters mit wenigen Mausklicks auf seinem Cloud-basierten Arbeitsplatz installiert werden können.“ Wie aus einem Warenkorb werden Arbeitsplätze zusammengestellt, die auf Basis rollenbasierter Ausstattungskombinationen ganz auf die Funktionen der neuen Kolleginnen und Kollegen zugeschnitten sind – ob sie nun in der Buchhaltung, im Marketing oder in der Personalabteilung arbeiten. Die Standardisierung erfolgt über kombinierbare Module – steht also der Individualität nicht im Wege, sondern unterstützt sie. Sie senkt aber zugleich deutlich den Zeitaufwand, bis die erforderlichen Services zur Verfügung stehen, von oft mehreren Wochen auf wenige Minuten. Darüber hinaus werden die IT- und Fachabteilungen von Routine-Aufgaben entlastet und können sich mehr auf strategische Fragen konzentrieren.

Auch in ihrem Berufsalltag nutzen die Mitarbeiter das Self-Service-Portal und binden neue Applikationen und Prozesse per Mausklick in den eigenen Arbeitsplatz ein. Rollenbasierte Berechtigungskonzepte stellen sicher, dass sie ihre Befugnisse dabei nicht überschreiten und binden für genehmigungspflichtige Vorgänge die Vorgesetzten oder Kostenstellen-Verantwortlichen via Workflow ein. Auch komplexe Bestellvorgänge können in der Benutzerverwaltung abgebildet werden. Sind für eine Leistungserbringung etwa mehrere Lieferanten erforderlich, koordiniert das Self-Service-Portal deren Zusammenspiel oder auch zeitliche Abfolgen. Ordert ein Mitarbeiter zum Beispiel ein neues Endgerät, kann über die Benutzerverwaltung ein Prozess angestoßen werden, der dieses Device automatisch mit dem gewünschten Betriebssystem betankt.