Doch wie gelangt das Unternehmen zum maßgeschneiderten CMS? Dazu ist eine strukturierte Vorgehensweise orientiert an einer langfristigen Strategie notwendig. Eine Informations- und Prozessarchitektur muss herausgebildet werden, die sich eines zentralen, tragfähigen Datenmodells bedient. Darin muss die gesamte Infrastruktur mit allen IT-Komponenten (Configuration-Items = CIs), Soft- wie Hardware, abgebildet werden, inklusive ihrer Attribute und Relationen untereinander.
Genau für diese Darstellung empfiehlt sich eine Baumstruktur, die unterschiedliche Ebenen unterscheidet. Spezielle Werkzeuge zur Visualisierung unterstützen bei der Darstellung und Entwicklung des Datenmodells. Auf der obersten Ebene sollten die IT-Services abgebildet werden, einschließlich ihrer Zuordnungen zu den jeweiligen Geschäftsprozessen. Auf den Ebenen darunter sollten die Daten zu den Applikationen, Infrastrukturdienste und, ganz unten, zu den technischen Komponenten und ihren Konfigurationen Platz finden. Ein solches Datenmodell bringt nicht nur klare Strukturen ins CMS. Es eröffnet später auch einen schnellen Überblick, inwieweit ein Komponentenausfall sich auf IT-Services und Geschäftsprozesse auswirkt und in welcher Höhe IT-Services auf Grund ihrer Zusammensetzung aus Applikationen, Infrastrukturdiensten und Komponenten gegenüber den Kostenstellen verrechnet werden sollten. Auf diese Weise werden die Managementprozesse in der IT wirksam unterstützt.