Barracuda Networks
Sieben Fehleinschätzungen bei der E-Mail-Archivierung
Fortsetzung des Artikels von Teil 1
Jede Mail darf archiviert werden
2. Jede Mail darf archiviert werden
Bayer: „Das ist der wunde Punkt. Zunächst: Manche Mails müssen gespeichert werden, einige dürfen gespeichert werden. Das Hauptproblem aber: Bestimmte Mails dürfen nicht gespeichert werden, nämlich private E-Mails von Mitarbeitern. Nach Gesetzeslage verwandeln sich Unternehmen, in denen die private E-Mail-Nutzung der Mitarbeiter auch nur geduldet ist, quasi in einen Anbieter von Telekommunikationsdiensten. Als solcher ist die Überwachung und Speicherung der E-Mail-Kommunikation grundsätzlich unzulässig, soweit hierzu keine explizite Einwilligung der Mitarbeiter vorliegt.“
3. Das Verbot privater Mails in Unternehmen ist juristisch ohne Alternativen
Wieland Alge, Barracuda Networks: „Es wird immer schwieriger, private und geschäftliche Nutzung von IT-Ressourcen zu trennen. Bei Social Media ignorieren viele Angestellte diese Grenze völlig. Auch private oder halbprivate E-Mail-Korrespondenz während der Arbeitszeit zu führen sind in Positionen, die eines starken persönlichen Netzwerks bedürfen, gängig. Ein Verbot erscheint juristisch bequem. Aber es ist nur dann die beste Lösung, wenn man bereit ist, auch seine besten Mitarbeiter für einen Verstoß abzumahnen. Stattdessen geht es darum sicherzustellen, dass private E-Mails nicht Teil der Archivierungsroutine werden. Es gibt viele Möglichkeiten: Einige Unternehmen verlangen einen Vermerk im Betreff, andere richten jedem Mitarbeiter eine zweite E-Mail-Adresse ein. Am Häufigsten anzutreffen ist die Regelung, den Gebrauch von sogenannten Freemail-Accounts zu erlauben, vielleicht je nach Rolle nur zu bestimmten Uhrzeiten. Eingehende private E-Mails müssen Mitarbeiter in einen Ordner verschieben, der dafür sorgt, dass die Mail dauerhaft gelöscht beziehungsweise nicht von der Sicherungs- oder Archivierungsroutine erfasst wird.“
- Sieben Fehleinschätzungen bei der E-Mail-Archivierung
- Jede Mail darf archiviert werden
- Das E-Mail-Archiv muss verschlüsselt sein
- Die Nutzung eines E-Mail-Archivsystems garantiert Rechtskonformität
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