Barracuda Networks
Sieben Fehleinschätzungen bei der E-Mail-Archivierung
„Die meisten deutschen Unternehmen sind bei der E-Mail-Archivierung noch weit von einer rechtskonformen Lösung entfernt“, stellt Alexander Bayer, Datenschutzexperte und Rechtsanwalt bei der Kanzlei Wragge & Co in München, fest.
Unternehmen leiden unter der Intransparenz der Regeln: „Es gibt eine Vielzahl von Vorschriften, die auf E-Mail-Archivierung Anwendung finden, aber kein eigenes Gesetz.“ Gemeinsam mit Wieland Alge, EMEA-Chef des Storage-, Security- und Networking-Anbieters Barracuda Networks, räumt er mit den sieben gängigsten Fehleinschätzungen zum Thema E-Mail-Archivierung auf.
1. Jede Mail muss archiviert werden
Rechtsanwalt Alexander Bayer: „Alle Unternehmen - außer Kleingewerbetreibende - sind dazu verpflichtet, ihre Geschäftskorrespondenz aufzubewahren. E-Mail macht hierbei längst den Löwenanteil aus. Nicht als Geschäftsbriefe gelten zum Beispiel empfangene Werbeschreiben, Spam oder Newsletter. Die Aufbewahrungsfristen variieren zwischen sechs und zehn Jahren ab Ende des Kalenderjahres. Um die Archivierung möglichst einfach zu halten, sollten Unternehmen jegliche Geschäftskorrespondenz per Mail zehn Jahre zuverlässig aufbewahren und anschließend genauso zuverlässig löschen.“
- Sieben Fehleinschätzungen bei der E-Mail-Archivierung
- Jede Mail darf archiviert werden
- Das E-Mail-Archiv muss verschlüsselt sein
- Die Nutzung eines E-Mail-Archivsystems garantiert Rechtskonformität
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