Barracuda Networks
Sieben Fehleinschätzungen bei der E-Mail-Archivierung
Fortsetzung des Artikels von Teil 2
Das E-Mail-Archiv muss verschlüsselt sein
4. Das E-Mail-Archiv muss verschlüsselt sein
Bayer: „Erstaunlicherweise verlangt der Gesetzgeber keine Verschlüsselung. Er legt offensichtlich weit mehr Wert darauf, dass er im Fall des Falles selbst alle Daten im Originalzustand durchsuchbar und unverschlüsselt erhält. Die vielen Fälle von unbeabsichtigten Datenverlusten zeigen aber eindrucksvoll, dass es im Eigeninteresse der Unternehmen ist, ihre Daten zumindest verschlüsselt zu übertragen – auch um bei etwaigen Verlusten Entschädigungsklagen Dritter abzuwenden. Eine rechtskonforme technische Lösung sollte ermöglichen, die Daten in ihrer Gesamtheit sicher zu verwahren und im Bedarfsfall an den Berechtigten entschlüsselt zu übergeben.“
5. Bordmittel des E-Mail-Servers bieten alle nötigen Optionen
Alge: „Administratoren behelfen sich derzeit meist mit proprietären Archivdateien, beispielsweise PST-Dateien in Exchange-Umgebungen. Sie enthalten E-Mails, Kalendereinträge, Kontakte und Aufgaben. Unternehmen speichern sie häufig auf dem Endgerät des Anwenders, um die Datenmenge auf dem Mail-Server zu reduzieren. Compliance bieten sie nicht: Diese Dateien können in falsche Hände geraten und sind obendrein leicht zu manipulieren. Für den Administrator sind sie schwer zu verwalten, für den durchschnittlichen Anwender bieten sie keinen bequemen Zugang zu seinen älteren Nachrichten. Um geschäftliche E-Mails inklusive Anhänge - wie gesetzlich gefordert - fälschungssicher und untersuchbar zu speichern, ist nur eine serverseitige Lösung denkbar. Die eingehende Mail muss abgespeichert sein, bevor sie den Nutzer erreicht. Wenn man dazu jedoch den E-Mail-Server selbst nutzt, verliert er Leistung und geht irgendwann in die Knie. Ein dedizierter Server, eine Appliance oder ein Cloud Service verhindert dies.“
- Sieben Fehleinschätzungen bei der E-Mail-Archivierung
- Jede Mail darf archiviert werden
- Das E-Mail-Archiv muss verschlüsselt sein
- Die Nutzung eines E-Mail-Archivsystems garantiert Rechtskonformität
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