Ein neues Zeitalter für Enterprise Search
Die Benutzer stehen im Mittelpunkt
Wissen und Informationen entstehen nicht zentral und werden heute auch nicht mehr zentral gespeichert oder verwaltet. Der Einsatz von Enterprise-Search-Lösungen macht das Suchen und Finden von Dokumenten im Intra- oder Internet einfacher und sehr komfortabel. Intelligente Indexierungsmechanismen erfassen unterschiedliche Dokumenten- und Inhaltstypen, bewerten sie und bereiten sie für Suchfunktionen auf.
Die Themen "Enterprise Search" und Wissens- oder Knowledge-Management sind zurzeit wieder en vogue. Der Grund dafür ist, dass neben den Lösungsanbietern nun auch viele Unternehmen den Bedarf erkannt haben und bereit sind, den Einstieg in entsprechende Lösungen einzuleiten. Hinzu kommt, dass die technische Entwicklung die Investitionskosten reduziert hat. Außerdem ist die Erkenntnis gereift, dass "Wissensmanagement" mehr ist als die Implementierung einer Software. Vielmehr gehört auf der Anwenderseite ein klarer Paradigmenwechsel in der Unternehmenskultur dazu. Mitarbeiter müssen lernen, dass die eingesetzte Lösung ein Werkzeug ist, das ihnen die tägliche Arbeit erleichtert.
Enterprise Search ist der erste Schritt hin zum richtigen Wissensmanagement und sensibilisiert Unternehmen, diesen Weg in Betracht zu ziehen und zu beschreiten. Darüber hinaus geht es nicht nur darum, Informationen schnell und einfach zu finden. Es gilt auch, Informationen automatisiert zu filtern, bevor sie dem Mitarbeiter zur Verfügung gestellt werden. Von Erfahrungen der Informationsbeschaffung als Verbraucher beeinflusst, erwarten Mitarbeiter eines Unternehmens heute, dass sie ihre benötigten Informationen schnell und unabhängig von Ort und Zeit finden. Auch die Relevanz der Informationen muss stimmen, um eine Überlastung mit unnötigen und ablenkenden Daten zu vermeiden. Mangelnden Nutzen aufgrund unzureichender Details akzeptiert niemand mehr.
Darüber hinaus müssen Informationen aber auch gut geschützt werden, um zu gewährleisten, dass sie nur autorisierten Benutzern zugänglich sind. So benötigt beispielsweise die für die Kundenbeziehungen verantwortliche Führungskraft eine ganz andere Ansicht derselben Daten als ein Kundenbetreuer. Entscheidend ist demnach, dass die richtige Person die richtige Menge Informationen im richtigen Format erhält. Eine Vertriebsleiterin beispielsweise, die auf eine Aufforderung zur Angebotsabgabe reagiert, muss möglicherweise auf Informationen auf ihrem Laptop, auf einer Informationsseite des Unternehmens und auf einigen Webseiten zugreifen. Ein Finanzmanager, der ein Budget prüft, wäre mehr an Daten aus Finanzsystemen, Dokumentablage und Teamseiten sowie an Informationen von Fachleuten interessiert. Eine Führungskraft, die ein Strategie-Briefing vorbereitet, könnte ihre Suche auf SAP oder ein anderes Transaktionssystem konzentrieren. Die richtige Lösung muss jedem dieser Anwender helfen, ohne dass er zu einem spezialisierten Suchexperten werden muss. Eine gute Lösung für die unternehmensweite Suche hat für die Benutzer, die sie verwenden, und für die Mitarbeiter, die für ihre Verwaltung und Sicherheit verantwortlich sind, gleichermaßen effizient und effektiv zu sein.
Bisher mussten sich die Unternehmen zwischen kostspieligen Speziallösungen, die eine umfassende Anpassung erforderten, und einfachen Einstiegslösungen entscheiden, die jedoch häufig nicht die erforderlichen Features und Sicherheitsfunktionen für die heutige Geschäftswelt bieten.
Fortgeschrittene Technik
Das ist heute aufgrund der wesentlich verbesserten Suchfunktionen anders. In standardisierten Lösungen wird die Suchfunktion als Teil einer integrierten Plattform bereitgestellt, bei der die Benutzer mit vertrauten Tools und Oberflächen verwertbare Ergebnisse erhalten. Ist die Suchfunktion in wichtige Geschäftsanwendungen integriert, können die Benutzer in durchsuchbaren Repositorys zur Verwaltung von Dokumenten, Webinhalten und Datensätzen sowie in Teamarbeitsbereichen und auf Portal-Sites nach Inhalten suchen.
Mithilfe der Desktop-Suche sind die Benutzer in der Lage, nach Dokumenten, Programmen, Sofortnachrichten, E-Mails und anderen Informationen zu suchen, die auf ihrem lokalen Computer gespeichert sind. Die Integration der Desktop-Suche sowie ergänzende Module für die unternehmensweite Suche ermöglichen es, direkt über die Oberfläche für die Desktop-Suche eine Suchanfrage auch ins Intranet zu senden.
Solch eine Suchfunktion lässt sich in wichtige Geschäftsanwendungen integrieren und umfasst gewöhnlich auch ein Objektmodell und einen Abfragewebdienst für den programmgesteuerten Zugriff. Für die unternehmensweite Suche werden Sicherheitsberechtigungen berücksichtigt und keine Ergebnisse für Inhalte angezeigt, auf die der Benutzer nicht zugreifen darf. Diese Funktionalität, als "Einschränkung aus Sicherheitsgründen" bezeichnet, trägt dazu bei, den Datenschutz, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und den Schutz des geistigen Eigentums zu gewährleisten.
Fein abgestimmte Verwaltungsfunktionen, einschließlich einer Administrations-API, bieten die für IT-Profis entscheidende Flexibilität. Administratoren können mithilfe umfassender Überwachungs- und Analysefunktionen Informationen sammeln, um Suchvorgänge auf Basis der Benutzeraktivität zu optimieren. Unternehmen bekommen so eine Möglichkeit, die Relevanz der Ergebnisse durch die Definition von autorisierenden Seiten zu erhöhen, die in ihrem Intranet eine zentrale Rolle spielen – beispielsweise für die IT-, Rechts- sowie Vertriebs- und Marketingabteilung. Später können diese Seiten entsprechend dem Wandel und Wachstum eines Unternehmens geändert werden. Mit der Funktion "Beste Suchergebnisse" können Administratoren das System so konfigurieren, dass bestimmte Ergebnisse für festgelegte Stichwörter zurückgegeben werden. Dies ist besonders nützlich, wenn Benutzer nach nicht indexierten Inhalten suchen. Es ist auch möglich, bestimmten Eigenschaften verschiedene Gewichtungen zuzuweisen (beispielsweise "Title"), damit diese einen größeren Einfluss auf die Rangfolge haben. Ein weiterer Vorteil: Neueste Server ermöglichen es, die Ergebnisse mit der Stichwortabfragesyntax zu optimieren, die Ergebnislisten anhand relevanter Attribute zu filtern und zu sortieren, wichtige Abfragen zu speichern und RSS-Feeds oder E-Mail-Benachrichtigungen zu abonnieren.
Die Attribute können an persönliche Profile angepasst, manuell aktualisiert sowie automatisch mithilfe von Active-Directory- und LDAP-Verzeichnissen oder Transaktionssystemen aufgefüllt werden. Bei der Aktualisierung der Informationen in den unternehmenseigenen Verzeichnissen und Transaktionssystemen werden die Profile dynamisch auf den neuesten Stand gebracht und die Änderungen vom Suchmodul indiziert. Dadurch wird gewährleistet, dass Benutzern stets die neuesten Informationen zur Verfügung stehen.
Die Möglichkeiten zur Suche nach Personen und ihren Fähigkeiten wurden in heutigen Systemen ebenfalls erweitert. Die Ergebnisse lassen sich meist mit nur einem Mausklick optimieren. Die Benutzer können typischerweise mithilfe eines Menüs oder Befehls "Suche einschränken" die Ergebnisse auf eine bestimmte Abteilung oder Position eingrenzen. Sie können die Ergebnisse auch nach Relevanz oder sozialer Distanz sortieren. Dank der optimalen Abstimmung auf Anwendungen zur Echtzeitkommunikation können mithilfe von Sofortnachrichten, E-Mail, Voicemail und Besprechungsplanern umgehend geschäftliche Maßnahmen auf der Basis der Suchergebnisse eingeleitet werden.
Die Suchfunktion entwickelt sich in vielerlei Hinsicht zur neuen Schnittstelle zu den Informationen im Unternehmen. Das Ziel besteht darin, Innovationen bereitzustellen, die die Benutzer unterstützen und ihre Produktivität steigern. Gefragt sind Lösungen, bei denen die erwarteten Funktionen über eine Plattform bereitgestellt werden, die auf Unternehmensumgebungen zugeschnitten ist. Dann stehen bei der Suche die wertvollsten Ressourcen eines Unternehmens im Mittelpunkt – seine Mitarbeiter.
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