Sieben Prozesse

Enterprise-Content-Management-Systeme umfassen sieben Hauptprozesse: Erstellen, Speichern, Verteilen, Suchen, Archivieren, Analysieren und Verwalten. Die ersten sechs bilden umfangreiche Produktkategorien, während die Verwaltung die Grundlage für alles Übrige darstellt. Mit diesem prozessorientierten Framework ist leicht zu sehen, warum es sich bei ECM heute nicht mehr nur um Dokumentenmanagement-Software handelt, mit der wichtige Unterlagen einer Abteilung abgelegt werden. Stattdessen handelt es sich dabei mittlerweile um benutzerzentrierte Systeme, die Angestellten die Ausführung ihrer Aufgaben erleichtern, oder um Web-Content-Managementsysteme, die Webseiten für die Darstellung auf PDAs anpassen. Daneben gibt es unternehmensweite Suchsysteme, in denen die Ergebnisse nach Kategorien gegliedert werden, und elektronische Discovery-Systeme, die lediglich die jeweils relevanten Dokumente anzeigen und den Anwendern somit ein mühsames manuelles Durchforsten von Dokumentenbergen ersparen. Unternehmen, die sich einem benutzerzentrierten ECM-Ansatz in seiner ganzen Breite zuwenden, können dadurch neue Kunden gewinnen, ihre Profitabilität steigern und flexibler werden. Behäbigere Unternehmen hingegen, die die bisherige, an Silos orientierte Organisation beibehalten, werden sich in der heutigen, von Informationen überladenen Welt schwer tun. Die Implementierung benutzerzentrierter ECM-Systeme ist zwar nicht immer ganz einfach, aber meistens lohnt sich der Aufwand.

Guy Creese ist Senior Analyst bei dem Beratungs- und Marktforschungshaus Burton Group.