Das niedrigste Gebot gewinnt

Das niedrigste Gebot gewinnt (Fortsetzung)

Informationen für Lieferanten
Die rund 2000 angemeldeten Lieferanten erfahren durch einen täglich automatisch verschickten Newsletter von neuen, für sie interessanten Ausschreibungen und Auktionen. Nur wer sich und sein Leistungsspektrum vollständig im Firmenprofil darstellt und den differenzierten Kategorien zuordnet, wird bei einer Lieferantenrecherche gefunden. »Jeder der Anbieter, im Fall Lufthansa IT-Dienstleister, hat die Chance, ein Angebot abzugeben«, erklärt Manfred Tu-bach, Vorstand des Fairpartners-Betreibers Skill Portal, das Vorgehen.
Um möglichst nur IT-Dienstleister anzusprechen, die genau ihren Anforderungen entsprachen, gingen die Lufthanseaten bei der Bedarfsbeschreibung ins Detail.
Der RFP zeigte: Einer der fünf Anbieter lag mit seinem Preis um zwanzig Prozent unter den Angeboten der anderen. Unklar war nun, ob auf diesem niedrigen Niveau überhaupt noch Wettbewerb herrschen würde. »Um das herauszufinden, luden wir zu einer verdeckten Angebotsabgabe (Sealed-Bid)«, beschreibt Schott-Wüllenweber das weitere Vorgehen. Würden dabei die zwei niedrigsten Gebote um weniger als fünf Prozent differieren, wäre die Wettbewerbsbedingung für eine Reverse Auction erfüllt. Eine halbe Stunde hatten die Lieferanten Zeit, ihr verdecktes Angebot über das Portal abzugeben. Bei mehreren Angeboten eines Lieferanten galt das zuletzt eingereichte. Das Preisniveau sank und zwei Anbieter befanden sich am Ende tatsächlich innerhalb der festgelegten Fünf Prozent-Marke. »Damit war klar, es besteht Wettbewerb. Einer Reverse Auction stand nun nichts mehr im Wege«, sagt der LH-Leiter. Die Transparenz sollte dabei die Abgabe von günstigen Angeboten anheizen. Um gleiche Startbedingungen zu schaffen, informierte die Lufthansa die beteiligten Lieferanten vor Auktionsbeginn über die Funktionsweise des Beschaffungsportals und führte eine Testauktion durch. Damit nicht nur der Preis ausschlaggebend für die Vergabeentscheidung war, sondern auch weiche Faktoren wie ein erhöhtes Leistungsspektrum, unterschiedliche Lizenzbestandteile und ein bewährtes Vertrauensverhältnis einfließen konnten, nutzte die Lufthansa die Bewertungsmatrix von Fairpartner. Diese setzt qualitative Kriterien quantitativ in einen Bonus- oder Malus-Wert um. Die Punkte lassen sich an die Lieferanten vergeben. Wer über Plus- oder Minuspunkte verfügt, bleibt der Konkurrenz verborgen, nur der betroffene Lieferant kann seinen Punktestand sehen.
Nach dem Test definierten die Lufthansa-Einkäufer auf Basis der vorliegenden Angebote einen Startpreis sowie eine Mindestschrittweite für die Gebote in Euro. »Die Auktion sollte innerhalb von 30 Minuten vor sich gehen«, erinnert sich Schott-Wüllenweber. Für jedes Gebot wurde eine Mindestnachlaufzeit von fünf Minuten vereinbart. Wurde ein weiteres Angebot innerhalb der fünf Minuten eingereicht, verlängerte sich die Auktionszeit. Während der Auktion sahen die Anbieter lediglich das aktuell günstigste Angebot (Virtual Best Offer). Auf Grund dessen konnten sie ihre Entscheidung über die Abgabe eines weiteren Gebotes treffen.
Ihren individuellen Bonus oder Malus konnten sie in Gedanken aufschlagen, erkennbar war dies jedoch nicht. Durch die Vielzahl der Gebote, kam es zu 25 Minuten Nachspielzeit. Die Reverse Auction dauerte so insgesamt 55 Minuten. Direkt im Anschluss an die Auktion wird dann der Gewinner von dem Protalbetreiber automatisch per Mail benachrichtigt. Der Einkauf der Lufthansa war mit dem gebotenen Preis zufrieden. Der Kaufpreis lag insgesamt 30 Prozent unter dem der ersten Angbotsanfrage (RFP). Das  Instrument Reverse Auction hatte sich also bewährt und den Wettbewerb angekurbelt.    

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