Neue Funktionen für die ­Voicemail

Besonders die Flexibilität beim regel­basierten Anrufmanagement überzeugte die Entscheider der Stadtverwaltung. Wer seinen Arbeitsplatz kurzfristig an einen anderen Schreibtisch verlegt, nimmt seine gewohnte Telefonumgebung mit. Nach der Anmeldung ist jeder Teilnehmer unter der üblichen Durchwahl zu erreichen. Jeder Mitarbeiter der Stadtverwaltung kann jetzt eine komfortable Voice-Mailbox nutzen. Sie ist in das Mailsystem der Stadt eingebunden. Sprachnachrichten lassen sich damit an beliebige Empfänger weiterleiten. Über den Mailserver landen sie als E-Mail im Postfach. Anwender können aus allen Applikationen heraus per Mausklick telefonieren. Für jedes Telefon sind individuelle Weiterleitungsregeln definierbar. Einfach ist zu sehen, wer innerhalb einer Anrufergruppe anwesend ist oder nicht. Eine Anruferliste erfasst nicht angenommene Gespräche. Die Anrufer werden zurückgerufen, sofern ihre Rufnummer übertragen wurde. In einem persönlichen und dem globalen Telefonbuch der Stadt lassen sich die Nummern speichern, so dass zudem bekannt ist, wer Kontakt aufnehmen will. Nicht angenommene Gespräche werden nach wenigen Sekunden wieder zur Zentrale zurückgeführt. Die Bürger erleben keine langen und vielfältigen Warteschleifen mehr. »Damit sind wir in punkto Bürgerfreundlichkeit weit vorne«, erklärt Wagner. Da die bestehenden Telefone bereits für eine IP-basierte-Anlage vorbereitet waren, erfolgte die Installation durch die bluvo AG innerhalb von anderthalb Tagen mit sechs Personen. Am aufwändigsten war dabei die Einrichtung der 260 Benutzer. Sie gewöhnten sich sehr schnell an die neue Software. »Die Akzeptanz liegt bei 100 Prozent«, sagt Rainer Lankes, Sachgebietsleiter IT-Service. Beim Lernen half eine vom IT-Team entwickelte kurze Anleitung auf Basis des Herstellerhandbuchs. Zudem erscheint in unregelmäßigen Abständen ein Informationsblatt, das weitere Funktionen erläutert. Bei Bedarf helfen die IT-Spezialisten der Stadt Nettetal und der Support von bluvo und Swyx. Lankes, der das System administriert, kann dessen Verwaltung mehr oder weniger »nebenbei« erledigen. Rufnummernänderungen zum Beispiel erfolgen zentral per Mausklick. Der IT-Spezialist erhielt im Oktober eine intensive Schulung, davor reichten eine kurze Einweisung und Lernen am System. Durch den Termin etwa vier Monate nach Inbetriebnahme konnte die Stadt konkret an Fragen arbeiten, die sie betreffen. So sind bei der Anrufweiterleitung erhebliche Erweiterungen geplant. Weiter denkt die Verwaltung an eine automatische Datenübernahme der Abrechnungsdaten über Privatgespräche in die Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware LOGA.

Dietmar Spehr ist freier Journalist in München