Die Zahlen unter Kontrolle (Fortsetzung)

Excel-Chaos
Früher gab es eine Planung auf Basis von Excel-Tabellen, die im Grunde aus vielen Insel-Lösungen bestand, die nicht vollständig aufeinander abgestimmt waren. Der Wartungsaufwand für die Daten und Mappen war hoch. Vorsysteme waren Diso (Branchensoftware für das Grafische Gewerbe) und Veda (Software für Finanzen, Lohn, Personal und Kostenrechnung). Dieser Zustand führte zur Einsicht, dass komplexere Planungen nicht wirklich abbildbar sind und ab einer gewissen Größe auch nicht mehr transparent waren. Das Unternehmen entschied sich nach sorgfältiger Evaluierung für Professional Planner Finance. Diese Controlling-Software des österreichischen Herstellers Winterheller musste auch Anforderungen hinsichtlich Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung, Liquiditätsplanung und Simulationsrechnungen erfüllen.
Zunächst wurde größter Wert darauf gelegt, dass die Schnittstellen der Vorsysteme Diso und Veda zugänglich ­waren. Die schnelle Übergabe der Ist-Daten in die Software Professional Planner sorgte dann bei den Beteiligten für Akzeptanz. Die Bilanz orientiert sich an der HGB-Struktur. Die Umlage der Aufwendungen und Kosten auf die einzelnen Kostenstellen wird weiter im Vorsystem durchgeführt. Die Excel-Planung jedoch wurde abgelöst und durch eine detaillierte und transparente Liquiditätsplanung ergänzt.

Monatliche Berichte
Die monatliche Berichterstattung ? die früher ebenfalls über Microsofts Tabellenkalkulationsprogramm Excel lief ? wird nun auch mit Professional Planner durchgeführt. Die Inhalte und Formate der unternehmensspezifischen Berichte wurden beibehalten. Damit ist für die Berichtsempfänger alles gleich geblieben ? außer dass die Qualität der Inhalte und die Sicherheit gestiegen sind. Der Zeitaufwand betrug einen Tag Schulung und fünf Tage Beratung.
Folgende Bereiche des Controllings werden nun abgedeckt: integrierte Planung von Ergebnissen und Finanzen, Umsatzplanung (detailliert bis zum einzelnen Auftrag), Ergebnisplanung (bis auf einzelne Konten in der Finanzbuchhaltung), Liquiditätsplanung und die Ermittlung des Zahlungsmittelbedarfs. Durch den Einsatz der neuen Controlling-Lösung hat sich die Planung verstetigt. Planungen und Anpassungen werden nicht nur zu bestimmten, vorher festgelegten Zeitpunkten im Jahr durchgeführt, sondern immer dann, wenn neue Daten übergeben werden und sich automatisch die Jahrestrends neu errechnen.