»PDF als Plattform«

»In der Diskussion klingt es so, als wäre die Plattform der einzige Weg, elektronische Rechnungen zu versenden«, kritisiert Peter Körner, Senior Strategic Business Development Manager, Adobe. »Aber irgendwie hat es mit den Plattformen in den letzten Jahren so gar nicht geklappt.« Er könne verstehen, »dass in einer idealen Welt eine Plattform als Drehscheibe für Rechnungen ein gutes Ziel ist«. Aber bisherige Lösungen seien meist zu komplex und nicht praxistauglich.

»Manche Rechnungssteller schicken ein TIFF mit abgesetzter Signatur, andere machen noch ein ZIP-Archiv aus den benötigten Dokumenten, der eine hat eine rechtlich zweifelhafte Signatur verwendet und der andere verwendet gar keine.«

Körner schlägt als Lösung dieser Probleme ein einheitliches Format für die Datenübertragung vor, das – natürlich – aus dem Haus Adobe kommt. »Unser derzeitiger Fokus liegt im Anheben des Niveaus von PDF auf das Niveau der Gesetzeskonformität und Revisionssicherheit. Unsere Aufgabe ist es, das Format auf die Qualität zu bringen, die für die Rechnungsbearbeitung benötigt wird.« Der Manager möchte alle genannten Probleme »durch eine geschicktere Nutzung der PDFUmgebung lösen. Denn aus meiner Sicht ist das PDF eine Art Provider, eine Art Plattform. Das PDF ist so leistungsfähig, dass es viele Dinge abdecken kann, die auch eine Plattform abdecken kann.«

Während Adobe selber noch um die Anerkennung und die Qualitätssicherung von PDF kämpft, nutzen andere Unternehmen PDF bereits als ein Argument für die elektronische Rechnungsstellung. Karl-Josef Arenz, Leiter Application Integration Center des SAP-Systemhauses Itelligence, sieht die Zusammenarbeit von Adobe und SAP als sehr wichtigen Schritt an, bei der Durchsetzung von elektronischen Rechnungen. »Man kann mit den neuen Technologien viel mehr erreichen, als bisher aus dem Bauch von SAP machbar war«, unterstreicht Arenz. Dies betreffe sowohl den Output, wie auch den Posteingang, was die Datenextraktion aus dem PDF einschließt. »Das brauchen wir beim Posteingang – die Möglichkeit aus dem Bild wieder Daten zu erzeugen. Und diese Daten zur Weiterverarbeitung zu nutzen.«

Die Anwender schauen nach Arenz’ Worten zunächst auf den Rechnungseingangsprozess mit den dazu notwendigen Schritten. Dazu gehöre Archiv, Eingangs- Workflow und der gesamte Genehmigungsprozess. Doch beim Thema Rechnung fordern die Kunden den Systemintegrator »von beiden Seiten«, auch beim Rechnungsausgang. »Aus unserer Erfahrung ist es so, dass die Ideen für diese Projekte auf Kundenseite bei den SAP-Verantwortlichen entstehen. Sie sagen, wir haben jetzt unsere SAP rund und fangen mal an, die peripheren Prozesse schön zu machen.«